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労務トラブルの発生パターンと対応策
- 社員に溜まった不満が爆発した場合にはどのような状況になるのか？
経営者の方は、こういった部分が一番知りたい部分だと思います。
このページでは、中小企業の労務トラブルの発生パターンから対応法、予防策などについてご説明致します。
１、社員が労働基準監督署へ駆け込み調査が発生
この監督署のケースの場合、会社に不満を持っている社員がまだ在籍していることが想定されます。
社員から監督署へ密告が為されると、内容にもよりますが高い確率で労働基準監督署による会社への調査が行なわれ、労働基準監督官と言われる専門家の目による厳しいチェックがなされます。
そして、当然法律に違反している部分に対して是正勧告と呼ばれる行政指導がなされます。
この是正勧告に応じない場合には業務停止命令や工場の操業停止命令、ひどい場合には書類送検といった厳しい処置がとられる恐れがあります。
このため、税務署と同じく労働基準監督署は会社にとっては非常に怖い存在になります。
役所のチェックポイントは厳しさの程度はありますが、ある程度見られる部分というのは決まっています。
監督署の調査では、監督官とのやりとり・対応も重要であり、管理体制に不備があると思われれば思われるほど厳しい追及をうけることになります。
調査の結果、指摘を受けた事項については、是正や改善を実施した上で報告をする必要がありますが、会社の状況や実態に合わせて意味のある改善施策を実施することが重要です。
なお、監督署の調査については以下の記事でより詳しく説明しております。
強制執行権をもつ労働基準監督署の立ち入り調査と是正勧告と呼ばれる行政指導についてご説明いたします。
２、弁護士等の専門家より会社へ請求書が届く
こちらは退職した社員とのトラブルでよく起こるパターンです。
弁護士に限らず、国家資格をもつ専門家は試験制度が変わったことも伴い、労働者のサポートをする専門家が以前に比べかなり増えています。
例えばサービス残業で未払い賃金がある場合、本人がいきなり裁判を起こすことはあまり考えられません。
一般的には、専門家に頼んで会社宛に内容証明郵便にて請求書を送ることから始まります。
まれに、労働者本人の行動によりいきなり裁判所から書面がくることもありますが、通常は会社に対して何らかの補償や賠償を求める場合は弁護士の力を借りて行っています。
法テラス制度なども徐々に認知され、インターネットを検索すれば、以前に比べ多くの弁護士が労働者のサポートを提供していることがわかります。
なお、このケースで請求書が届いた場合には交渉により和解するか、そのまま争って裁判になるか、という選択肢になります。
３、企業外労働組合（ユニオン）から団体交渉の要求が来る
３つ目は外部の労働組合との団体交渉というパターンです。
自分の会社にある自社の社員だけで構成される企業内単独労働組合は以前に比べはるかに減っていますが、反面、いつでも、誰でも、一人でも入れる外部の労働組合（ユニオン）があることが認知されてきています。
通常企業内の労働組合であれば、お互いの立場が分かっていますので、そこまで無茶なことは要求してきません。
しかしユニオンは外部団体であり、しがらみがない為、法律論での真っ向勝負となり、非常に労力を要します。
ユニオンとの争いは風評被害も懸念されますし、団体交渉により決着がつかなければ、裁判といった訴訟問題にまで発展することも想定されます。
なお、ユニオンに加入することや、ユニオンからの団体交渉を拒否することは労働組合法という法律で禁止されており、会社は誠実に対応する義務を負っています。
✔労働組合法 第７条（不当労働行為の禁止） ※一項と二項抜粋
使用者は、次の各号に掲げる行為をしてはならない。
一 労働者が労働組合の組合員であること、労働組合に加入し、若しくはこれを結成しようとしたこと若しくは労働組合の正当な行為をしたことの故をもつて、その労働者を解雇し、その他これに対して不利益な取扱いをすること又は労働者が労働組合に加入せず、若しくは労働組合から脱退することを雇用条件とすること。ただし、労働組合が特定の工場事業場に雇用される労働者の過半数を代表する場合において、その労働者がその労働組合の組合員であることを雇用条件とする労働協約を締結することを妨げるものではない。
二 使用者が雇用する労働者の代表者と団体交渉をすることを正当な理由がなくて拒むこと。
労務トラブル発生時にまずやるべきこと
上記の３つが労働者との労務トラブルが顕在化した時の代表的な発生パターンといえます。
労働者がどこに駆け込むのかは別にしても、どのパターンであっても本業以外のことで多大な労力をかけられることは言うまでもありません。
発生した労務トラブルへの対応は非常に慎重に対応する必要があります。
どのパターンであっても、労務トラブルが表面化した場合にまずやるべきことは次の２つです。
１、迅速な状況把握
当たり前ですが、今会社で何が起こっているのか？どんな原因があり、どんな結果が発生しているのかを関係者にヒアリングし、事実を時系列で迅速に把握することが必要です。
例えば、ハラスメントの相談や報告が社員から寄せられた場合には、相談を持ちかけてきた社員、相手方、そして第三者からそれぞれ聞き取り調査を実施し、その全てを記録として残しておきます。
また、並行して、該当の社員の直近の働き方や働きぶりについて勤怠記録を参照し、複合的に過重労働といった問題にも波及するかといった調査も必要になります。
この初動対応時に時間がかかる、社員からの声を放置すると状況は悪化します。
また、相手方の神経を逆なでするような悪い対応を会社がとってしまうと、起こった事実よりも対応の悪さからくる不信感で問題を大きくしてしまうため、注意が必要です。
２、会社の義務の範囲確認
１の状況把握と合わせ、絶対にやるべきことが法律上の会社の義務の範囲についての確認です。
これは、発生した労務トラブルの着地点を会社が見つける際の判断材料となります。
会社がやるべき義務をどこまでできていたのかによって、会社として毅然とした対応をとるか、相手の言い分をどこまで認めて改善していくのか、大きな方針の違いとなります。
わかりやすくいえば、会社としての対応が何ら問題のないホワイトなのか、解釈がわかれるグレーゾーンの問題なのか、完全に法令違反でありブラックなのかを起こったトラブルの要素を分解し、項目ごとにジャッジしていくことが必要になります。
例えば、ハラスメントを予防するために会社がやるべきことは法律で明示されています。
一方、発生した事案がハラスメントに該当するかどうかという解釈については非常にグレーな部分もたくさんあります。
個別の事案の内容や状況を精査したうえで、会社としてどんな主張をするかを決める必要があります。
この法的義務の把握・理解を間違えると、トラブルの火種は大きくなり、訴訟といった大火事になった場合でも会社が負ける確率が高くなります。
ありがちなのが、迅速に状況把握はできたものの、法的な義務を理解できないため結局のところ会社が悪いのかどうかがわからないという状況です。
よって、労務管理担当者が専門書等で法的な根拠を調べるのは大事なことですが、社会保険労務士や弁護士といった実際の労務トラブルに対応した経験が豊富な専門家に相談されることをお勧めします。
会社として労務相談ができる顧問契約をしている専門家がいれば真っ先に相談するべきですし、いない場合でもトラブルの発生を機に外部の専門家の力を借りることは一つの手となります。
加えて、労務トラブルの対応策を検討するうえでは、訴訟までいくことを覚悟するのか、訴訟までいくのは嫌だから交渉で和解で決着したいのか、会社側の妥協点はどの程度なのかといった会社側の方針をまず決めておくことも重要です。
労務トラブルを予防するための実務担当者の心得
労務トラブルは発生しないように予防することが一番です。
この労務トラブルを予防するための実務担当者の心得を３点ご紹介させて頂きます。
１、労務トラブルの予兆（サイン）に気づけるようになる
労務トラブルが表面化するまでのプロセスには、まず原因となる事実が発生します。
その事実をもとに社員の不満や疲労、精神的な苦痛が日々蓄積されていきます。
そして、限界点を超えて爆発するという段階があります。
よって、経営者や管理職の立場の人にはトラブルの予兆・サインにどれだけ気づけるかがカギとなります。
このトラブルの予兆の例として数値として見えるものとしては、社員の勤怠記録になります。
過重労働や過労死といった労務トラブルはもちろんのこと、うつ病をはじめとしたメンタルヘルスの問題にも社員の働き方は大きく関係しています。
逆にいえば、勤怠管理を徹底していない会社ではトラブルの予兆を見過ごすことにもつながるため、実態が把握できる適切な勤怠管理を行う必要があります。
また、数値では見えない予兆としては、社員の顔色や言動といったものがあげられます。
こちらはハラスメントに関連する予兆といえ、現場の管理職には部下が普段と違う、元気がないといったメンタルケアができるかが求められます。
２、丁寧な説明が最大の予防手段であると理解する
労務トラブルは起こらないことが一番であり、予防にこそ力を入れるべきです。
そして、この労務トラブルを予防する上で大事な点が事前の丁寧な説明です。
人間は誰しも、先に言えば「説明」、しかし後から聞くと「言い訳」と解釈します。
わかりやすい事例が求人や採用の場面です。最近は人手不足もあり、多くの会社で、実態よりもよく見せた求人内容を掲載するといったことがあります。
本当のことを言ってしまうと応募者が集まらない、内定者が逃げてしまう事情があるからです。
しかし、入社した後で、こんな条件聞いていない、という事態が発生してしまえば、それこそ労務トラブルの火種になってしまいます。
平成３０年１月１日からは、職業安定法が改正されました。
今まで以上に労働条件を応募者に具体的に明示することや、求人広告の内容から実際に契約する労働条件を変更する際の変更通知が重要となっています。
３、再現性のある仕組みを作る
労務トラブルを予防する心得の一つが事前の説明であることは既に述べた通りですが、この事前に説明することを口頭だけでやってはいけません。
法律上も入社時には労働条件の書面での明示が義務付けられているように、やはり労使双方に誤解がないように書面で条件を確認することは基本的なことではありますが重要です。
また、書面で条件を確認するのが大事なのは入社時点だけではありません。
給与制度や人事制度、就業規則を変えたときなどのタイミングで必要に応じて、口頭ではなく書面で説明し、同意を得ておくことが肝となります。
このように、どんなタイミング、どういった書式を用いて日々の労務管理を実行していくのかという再現性のある仕組みを作っていくことも重要です。
例えば、ハラスメントや人間関係のトラブルはたくさんの企業で課題であると考えているものの、実際に社員からハラスメントの疑いが告発された際に、どんな手順で、どういった書式を用い、対応していくかという業務フローができている企業はまだまだ少ないと言えます。
得てして、大企業と違い中小企業では、経理や総務の担当者が人事労務を兼任していることも多いのが実態です。
個人のコミュニケーション能力に頼り切って口頭で何とか乗り切ってしまう会社では、担当者が変わると過去の事例やノウハウが全く活用できずに現場が混乱するという事態になります。
再現性のある仕組みづくりでは、どんなことから手をつけていくべきかといえば、まずはやはり雇用契約書の作成と就業規則の整備をオススメ致します。
雇用契約書と就業規則の整備の重要性については以下の記事で解説しています。
労務管理のはじめの一歩となる雇用契約書を作成したい方のために、雇用契約書の作成意義、作成のポイントをご説明致します。
就業規則ってそもそも何？という初歩的な質問から、就業規則の具体的な作成のポイントなどについてご説明いたします。
労務トラブルの対応に強い社労士へ相談
ここまで、労務トラブルの発生パターンから対応策、予防策などについてご説明してきました。
弊所でよく受ける質問の一つに、「何から手をつけていいのかわからない」というものがあります。
コントリビュート社会保険労務士法人では、中小企業における労務トラブルに対応してきた経験が豊富です。
労務管理上の会社の弱点を見抜くことができ、まず何からやるべきかをステップにわけてご案内することができます。
また、労働問題に強い弁護士事務所とアライアンスを組んでおり、労務相談へ万全の体制をしいたサポートを提供しております。
- 既に発生してしまった労務トラブルの対応法を知りたい
- 労務トラブルが発生しないような予防策を打ちたい
- 役所から見られても大丈夫なぐらい会社の労務管理体制を強化したい
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