【東京都千代田区】就業規則専門の社労士事務所

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労務顧問契約の具体的なサービス内容のご紹介

「社労士の顧問ってなにをしてくれるの?」

何をしてくれるかわからないと頼む気になれない・・・。確かにそうですよね。

 

そんな社労士の顧問業務の内容がわからない方の為に、メイン業務となる

  • 労働保険、社会保険の手続き業務
  • 人事・労務相談
  • 給与計算

の3つのサービスをイメージしてもらえるよう以下にご紹介させて頂きます。

1、労働保険・社会保険に関する手続業務の代行サービス

  従業員が入った、辞めた、結婚した、子供が生まれた、引っ越した

  昇給で給与や役員報酬の金額を変更した

  仕事中に従業員がケガをした、仕事以外で病気で入院した

  出勤途中に従業員がケガをした、事故にあった・・・・などなど

従業員が増えてくると、日常的にこのようなことが起こり、保険に関わる手続き業務が発生します。
これらの業務を、面倒だと感じられていないでしょうか?

 

とりあえず問題は発生していなくとも、自社での手続きに何かしらの不安を感じていませんか?

保険手続きに関して私がお伝えしたいポイントは次の3つです。

  余計に無駄なコストがかかっていませんか?

社内の担当者(もしくはあなた)が行政窓口に行くための外出時間…その時間はもっと有効に使えるのでは・・・?

ここで少し、従業員の給料を考えてみます。

 

月給25万円の正社員であれば、時給に換算すると約1,500円。年金事務所やハローワークをはしごして1回外出すると往復で2,3時間不在となり軽く半日は潰れます。

 

さらに、これらの手続きは不慣れな人がやれば当然ながらミスも増えます。そして、当然ミスをすればやり直しを行い、また再度外出して提出する羽目になり、1件の手続きを処理する時間が倍増するリスクもあります。


その時間があれば、事業を行う上で、より優先度の高い業務をやった方がいいのではないでしょうか?

  実は知らないうちに損をしていませんか?

知っていればもらえるものを知らない人が多いのです!

毎年のように法律の改正が行われ、新しい制度ができる影響で社会保険労務士が関わる届出書類の数は全部合わせると300~400にも上ると言われています。(もちろんほとんど発生しないレアな書類もあります)

 

小さな会社の事務員さんが手続き業務を担当する場合、通常は本やネットで勉強しながら実際の仕事を通してゆっくりと覚えてゆきますから、正直な話、自社で発生しない手続きについては経験が積めないことになります。

つまり、やったことのない手続きは全く知らないことになります。例えば、下記のような事態が発生した場合、御社では手続きに関してどんなことを考えられますか?

 

  病気で入院する社員が発生した

  • 入院で仕事を休む場合には給料はどうすれば?こんな場合に備えて、社会保険から「傷病手当金」と呼ばれる保険給付がなされます。

  • 医療費の自己負担額が一定の限度額を超えるとそれ以上は支払う必要がない「高額療養費」という制度があります。事前に窓口で給付をうけるかも選択可能です。
    ※実はこの高額療養費は社員の健康保険上の扶養家族も対象となります。よって、社員本人だけではなく、「社長、実は私の子供が入院したのですが・・・」という相談があった場合でも活用することができます。

 

もう一つ、例をあげてみましょう。

 

  社員が朝、出勤する途中にケガをした

  • この場合、労災保険の適用が可能ですので医療費はタダになります。これを健康保険で診療を受けてしまうと間違った処理であるばかりか、本人にも3割の医療費負担が発生してしまいます。

  • ケガの程度によっては、仕事を休む場合もありますが、その場合にも労災保険より休業補償の給付をうけることができます。休むのはしょうがないけど、欠勤だから給料は日割りだからね、という処理だけで済ませていたら従業員が可哀そうです。

 

これらは全て、知っていたらもらえるものです。逆にいうと知らずに請求しないと何ももらえません。

私が顧問先の経営者に、社労士と顧問契約していることを福利厚生の一環として従業員にアピールしてください、とお伝えしています。

 

きちんと知っている人が対応することで、従業員としてもしっかりとした補償を受けることができ、経営者としても、従業員に安心感を与えることができるというメリットがあります。
※当事務所では希望があれば、会社を定期訪問した際に従業員向けに保険給付の内容に関してのミニセミナーを実施することも可能であり、非常に好評を得ています。

  この手続き、本当にこれで合っているの?という不安を抱えていませんか?

発生頻度の少ないレアな手続きは社内で経験を積んだベテラン事務員でも難しいものです。手探りで調べ手続きしてはみたものの・・・ホントにこれであっているのだろうか、という不安がないでしょうか?

 

何よりも、最近は頻繁に法律が改正されています。1年前は正しかったことが正しくない場合も多々あります。

 

手続きの中でも間違いやすいのが毎年の労働保険料と社会保険料の申告に関わる手続きです。

労働保険料については、前年度1年間の給与を集計し、社会保険料の洗い替えについては申告する年の4月~6月の給与を集計すればよいのですが、この集計作業がクセモノなのです。

専門的な知識がないとなかなか正確な金額をはじき出すことが難しく、間違った手続きをしてしまう恐れがあります。

 

例えば、ある会社がサイドビジネスで本業とは全く違う事業を始めたとします。

労災保険は事業の種類ごとに保険料率が設定されています。一定の条件を満たせば一括して計算することも可能ですが、基本的には場所毎に計算をすることになります。

 

墨田区で製造業をやっていた会社が、今度新しく江東区で介護事業を始めたとすると、この2つの事業それぞれに関係する従業員で区分し、保険料を算出する必要があります。

 

これを全てミックスして計算してしまうと、申告し納付する保険料が多すぎたり(これも知らないうちに損をしていることになります)、少なかったりしてしまいます(過少申告で間違っていることになります)。

 

保険料も税金と同じように、1円たりともミスのないように正確な金額を算出する必要があります。


このように、自社で保険の手続き業務を行う場合には、リスクや不安といったマイナス面があると考えられます。

公的保険のプロである社会保険労務士に手続き業務を依頼することで、これらのリスクや不安は解消され、あなたは次の3つのメリットを手にします。

 

  プロに任せる「大きな安心感」

モレやミスのない適正な処理を行います。また、必要に応じ手続きの意味や流れ、今後発生すること等をわかりやすく丁寧にご説明致します。

 

  本業に専念できる「貴重な時間」

手続きは早く、正確であることが第一です。二度手間や無駄を省き、手続きに必要な最新の情報を管理することで迅速な処理を行います。

 

  会社と従業員のお互いが損をしない「メリットのある提案」

会社や従業員にとって少しでもメリットのある手続きを常に意識し、積極的な提案をさせて頂きます。法改正や最新制度にも確実に対応できるよう専門知識の研鑽は怠りません。

 

私がお客様からよく頂く言葉として、

「何でもお任せできるからすごく楽になった」
「いざというときすぐに相談できるから安心だ」

というものがあります。

 

フットワークのよい社労士に安心して任せて、人材と時間を本来の事業に集中させませんか??

あなたにはもっと他にやるべきことがあるはずです。

2、人事・労務相談、対面ミーティングサービス

「これでやっとぐっすり眠れます・・・」

これは、社員とのトラブルが解決したときに、不意にある会社の社長から言われた言葉です。

 

労務トラブルはある日突然、表面化します。

まさか、あの社員があんなことを言ってくるなんて・・・

  円満に辞めたと思っていた社員から、突然残業代の請求書が届いた。

  営業成績が悪かった社員をリストラしたら、不当解雇で訴えられた。

  パートタイマーから、予定外の退職金を要求された。

  契約社員との契約更新でトラブルになってしまった。

 

このような社員との労務トラブルは、中小企業の経営者にとって実に大きな悩みの種です。

しかし、「労働基準法」を始めとした法律はよくわからず、どんな対策をしてもいいのかわからない。結果、十分なリスク対策が為されて居ないのが現実です。

 

私は社労士業務の中でもリスク対策が最も得意です。病気と同じで労務トラブルも発生しないように予防の段階できちんと対策をたてることが大切です。

【 アドバイス事例・その1 】 ~ 人員整理(リストラ)での円満な対応方法

「先生、ある事業部門から撤退しようと思うのですが・・・」

顧問先からの相談により、詳しく話を伺うと事業戦略上の問題により、ある分野からの撤退を決定しその関係で撤退部門の所属社員を在籍させることが事実上不可能となった、ということ。

中小企業では、ギリギリの人件費で経営している会社も多く、大企業のような配置転換がままならないのも現実です。

 

人員整理(リストラ)で私が重要視することは、会社と従業員の関係性はどんな状態か?社員の保障をどこまでしてあげるのか?ということです。

やむを得ない理由だとしても、社員からしてみれば不安でいっぱいです。このようなケースでは、

  退職後に失業給付はいつ頃、いくらぐらいもらえるのか?

  健康保険は退職後どうすれば一番メリットがあるのか?

  有給休暇や退職金はどうなるのか?

といった保障の部分を会社の考えに基づき、明らかにしてあげます。

 

加えて、書面でのサポートも万全に行い、会社がしっかりと誠実な対応をすることで社員側も安心感を感じ、円満な解決となりました。

退職は大きく分けて1、社員からの自己都合退職、2、会社からの勧奨退職、そして③解雇と3つに大きく分けることができ、それぞれ適切な対応法や条件があります。

 

今の日本の法律では、なかなか解雇することが難しいという現実があります。

この現実を踏まえた上で、個別にどんな対応をとるべきかをアドバイスすることになります。

【 アドバイス事例・その2 】 ~ 会社のルールを守らない問題社員の対応方法

「先生、ちょっと聞いて下さいよ・・・」

 

ある顧問先から問題社員についての相談。その会社は社員数20名程度で社長自身がほとんどの管理を行っている状態でした。

聞いてみると、ある一人の社員だけが作業効率を故意に落とし、周りの社員に非常に悪い影響を与えているとのこと。欠勤や遅刻などはなく、ルール通りにきちんと出勤しているのでその部分は問題なし。

 

こういった場合には、やはり就業規則の登場です。

既に作成済であった為、就業規則の服務規律(会社が守って欲しいルール)に照らし合わせ、どんな行為がルール違反であり、どういう状況に改善して欲しいかを明確に示す必要があります。

 

処分を考えるのは、注意や指導を実施してからです。

このケースでは、指導後にほどなく、改善も見られないまま取引先への対応で会社に実損害が発生してしまい処分を検討することになりました。

ここでも、就業規則の懲戒処分に沿った対応をすることが大切であり、会社がきちんとステップを踏んだ対応をしたこともあり、結果として本人は自己都合で退職をすることになりました。
一貫して就業規則というルールに基づいた対応をすることで、問題の解決が図れた事例と言えます。

【 アドバイス事例・その3 】 ~ 労働時間と残業代の管理方法

個人事業主が初めて社員を雇用することになった。1ヶ月44時間まで勤務できる特例事業場であったことと、ある程度は残業を見込んで給与額を設定したい、との事業主の考えを受けて変形労働時間と定額残業制のプランを提案。

 

この事業所では、給与計算も含めて丸ごとでサポートしていたので、カレンダーの作り方や勤怠管理の書式提供、月次の連絡方法までを詳しく打合せし、非常にスムーズかつ事業主が納得のいく制度となりました。

 

労務管理において労働時間の管理はキモとなる部分です。色んな制約条件があるものの、うまく活用すればメリットのある制度もたくさんありますが、これは顧問先に合わせたベストの方法が提案できた事例と言えます。

 

社労士の顧問契約のメリットは迅速な手続きにもありますが、私はやはりこの「相談・指導」業務こそが顧問先にとって一番お役に立てるサービスだと思っています。

 

経営者が従業員のことで何か相談したいと思ったとき・・・

 

確かに、労働基準監督署や、年金事務所などの行政機関に電話すれば、無料で相談にのってもらえます。しかし、当然行政の立場から教科書通りの答えしか教えてくれません。彼らには彼らの立場があります。

 

また、専門書やインターネットで検索すれば、今はかなりの情報収集ができる時代になりましたが、結局のところ、「じゃあウチの会社はどうすれば一番いいの?」ということはどこにも書かれていません。

 

顧問社労士として、私は経営者の身近な相談相手になります。それが「経営者に安心感を与える」ことに繋がると信じています。

私の力では解決できないことは、ビジネスパートナーでもある他士業の先生をご紹介させて頂きます。

 

専門家に依頼することで、必要以上にトラブルを心配するストレスもなくなります。

あなたは、売上・利益を上げる経営戦略にたっぷり時間を使えばいいのです。


具体的に・・・顧問先からはこんな相談を受けています。

こんなお困りごとがあったら、ぜひご相談ください。

 

  求人内容と契約内容は違っても大丈夫?

  身元保証人は必要なの?誓約書はとるべき?

  うちの会社のオリジナル労働契約書と誓約書を作って欲しい!

  試用期間だから解雇してもいい?

  外国人雇うことになったのだけど、どうすればいい?

  社員と請負(業務委託)だと何が違うの?

  ダラダラ残業をなんとか減らしたいんだけど!

  正確な残業代の計算方法がわからない・・・

  社員を定着させる為には何から手をつけたらいい?

  賞与はこれからは公平な成果給にしたい!

  遅刻や欠勤があるとシフトが大変!皆勤手当をつくりたい!

  退職金ってやっぱりあった方がいいの?積立ってどうすればいいの?

  会社都合で退職者がでると会社に何かデメリットはあるの?

  急に来なくなった社員が発生!どう対応すればいいの?

  ライバル会社に転職するみたい。情報漏洩が心配・・・

  海外勤務する社員の保険はどうなるの?

  通勤途中での交通事故は労災?自賠責?どっち?

3、給与計算代行サービス

正確に、早く、きめ細やかに。

それが給与計算を依頼されるお客様が求める欲求です。

あなたの会社では、以下の項目で該当するものはありませんか?

 

  給与計算自体はソフトがあるからできるけど・・・知識もないから明細を見た社員から
       質問されても答えられないよ・・・。合っているのかちょっと、いや、かなり心配。

  社会保険料とか雇用保険料、それに所得税と控除するものはしょっちゅう法律が変る
       から、正直なところ全部正確かどうか・・・自信ない。

  残業代は一応ちゃんと払ってるよ。単価の計算式?うーん。これもソフトに設定されて
       勝手に計算されるからさぁ、よくわかんない・・・。

  給与計算を経理スタッフに任せれば楽だと思うんだけど・・・やっぱり他の社員の
       給与額を知られたくないんだよね・・・。

  毎月バタバタしてチェックするのが面倒で、とにかく手間がかかっている・・・。

 

給与計算自体は専用のソフトがやってくれます。しかし、そのソフトをきちんと使いこなせているかといえばどうでしょうか??

ソフトの機能はどんどん進化しているのに対し、使い手側の能力が追い付いていないことが多々あります。

 

正確な給与計算を行う為には、労働法の知識が必要ですし、頻繁な法改正にも対応していかなければならないので、小さな会社にとっては、面倒な業務の一つとなります。

 

社労士は給与の支給項目である割増賃金の計算から、控除項目である様々な保険料計算が専門ですので、給与計算は社労士にとっての知識を活かす分野なのです。

 

また、給与計算を請け負うことで、その会社の変化にもタイムリーに気付き、様々な提案をすることが可能になります。

 

給与計算をご依頼された場合は、以下のような流れとなります。

 

  まず効率よく作業が進むよう、事前に作業の流れをお打ち合わせいたします。
        締日と支給日からそれぞれいつまでに連絡票を頂き、資料を届けるのか?
        お互いの業務スケジュールもしっかりと設定させて頂きます。

  毎月の勤怠データをどのように管理して、連絡を頂くかを決定し、必要に応じて
        給与連絡票を作成致します。

  テスト導入として、支給済のデータを用いて給与ソフトの設定を行い、明細書や
        一覧表の記載方法確認して頂きます。役員や社員、またはパートの合計がしりたい
        等の区分も必要に応じて設定致します。

  設定スケジュールの通り、計算を実施後、原則として給与帳票類は印刷の上、
        持参もしくは郵送にてお届けいたします。

顧問先の要望に応じてプラン内容の変更が可能です。

上記1~3のサービスを軸とし、お客様のご要望に応じたプランを検討いたします。

継続的にサービスを依頼し、管理業務をアウトソーシングしたい、相談相手が欲しい、といったことでお悩みの方はぜひ一度ご相談ください。

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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社長!そろそろ口約束の労働契約はやめましょう

出版:労働調査会

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改訂版「労務リスク・トラブル」いざのときの対処法Q&A

出版:セルバ出版

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