個人情報保護方針

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

 

志戸岡社会保険労務士事務所は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の特定個人情報等及び当事務所の従業員その他従業者の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む本基本方針を定めます。

 

1 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について

当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等(事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等)の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

 

2 安全管理措置について

当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

 

3 関係法令・ガイドライン等の遵守について

当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

 

4 特定個人情報等に関する問合せ窓口

本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

 

本方針は、全従業員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。

また、従業員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

 

制定日:平成27年10月 1日

最終改定日:平成29年 4月 1日

志戸岡社会保険労務士事務所 代表 志戸岡 豊

当事務所特定個人情報お問合せ窓口

特定個人情報管理責任者 志戸岡 豊

電話:03-6264-8320

10:00~19:00


 

個人情報の取り扱いについて

 

(個人情報の利用目的)

1、契約先クライアントに関わる個人情報
・当事務所各業務に係る諸手続きおよび連絡、協力、交渉、契約履行等のため

2、お問い合わせされた皆様に関する個人情報
・当社各業務に関するお問い合わせ対応のため

3、従業員に関する個人情報の利用目的
・人事管理等のため

4、採用募集者に関する個人情報の利用目的
・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

 

(特定個人情報の事務の範囲および利用目的)

当事務所が、当事務所の従業員又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とします。


1、当事務所の従業員に係る個人番号関係事務
 ①雇用保険届出事務※
 ②健康保険・厚生年金保険届出事務※
 ③労働者災害補償保険法に基づく事務
 ④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

 

2、第三者(従業員の被扶養者を含む。)に係る個人番号関係事務
 ①報酬・料金等の支払調書作成事務
 ②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
 ③国民年金第3号被保険者届出事務
 ④不動産の使用料等の支払調書作成事務
 ⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

 

3、委託契約に基づく個人番号関係事務
 ①雇用保険届出事務※
 ②健康保険・厚生年金保届出事務※
 ③労働者災害補償保険法に基づく事務
 ④賃金計算事務等

 

4、上記1~3に付随して行う事務(特定個人情報取扱事務を含む。)

※1.①②、3.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

 


 

個人情報の開示等の手続について

 

当事務所は、本人から当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、以下に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応じるものと致します。

ただし、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由(根拠とした個人情報保護法の条文及び判断の基準となる事実)を説明することと致します。
① 本人又は第三者の生命、身体及び財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
② 当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
③ 他の法令に違反することとなる場合

 

1、保有個人情報の開示請求処理手順

本人又はその代理人(未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。)から当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、次の手順で応じることと致します。

 

① 受付時に次に掲げる事項を確認

a 所定の様式の書面(請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの)による請求であること。

b 予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること。
c 代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。
d なお、郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。

 

② 開示の可否の決定

特定個人情報管理責任者は、次に掲げる全てについて、検討の上、開示の可否を決定する。
a 請求された個人情報が物理的に存在するか否か。
b 前号に相当するものが、「保有個人情報」に該当するか否か。
c 不開示事由に該当するか否か。

 

③ 不開示の場合の対応

a 前項に基づき保有個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。

 

④ 請求者に対する通知時期

a 開示請求に対する回答(不開示の場合の通知も含む。)は書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知する。

 

2、開示請求の申出先

開示請求は当事務所「特定個人情報お問合せ窓口」にお問合せの上、当社が保有するご自身の個人情報の、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出して頂くものとします。

 

3、本人確認 

開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させて頂くことがあります。

 

4、開示請求に関わる手数料

開示請求(「利用目的の通知」「開示対象個人情報の開示」の請求)にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収致します。なお、これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡させて頂きます。

 

5、個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について

個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、当社「特定個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

お問合せ

まずは電話または問合せフォームにてお問合せください。この段階では一切費用は頂きません。

対面相談(来所)

お問い合わせに対する回答を踏まえ、対面相談を希望される方は弊所へ来所頂き、直接お話を伺います。この段階も一切費用は頂きません。

ご契約

ご依頼内容に応じて見積を提示致しますので、サービス内容にご納得いただけたら、契約となり、この段階から報酬が発生致します。

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東京都千代田区の志戸岡社会保険労務士事務所のホームページにお越しいただき、ありがとうございます。弊所は就業規則の作成・改定を専門とする社労士事務所です。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

志戸岡事務所について

JR水道橋駅より徒歩2分です。

千代田区三崎町2-15-4
奥山ビル6階

詳細は事務所案内をご覧ください。

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