就業規則の届出前に知っておくべき手順と5つの注意点

  • 就業規則を作成したのはいいが、届出の方法がよくわからない
  • 就業規則は作成したら必ず届出する必要があるのか?
  • 就業規則とは別に作成した規程も届出する必要があるの?
  • 就業規則を届出するときの添付書類は?何かいるの?

就業規則の届出に関してこういった疑問やお悩みなどを持たれている方もいらっしゃるかと思います。

労働基準法の規定によれば、常時10人以上の労働者を使用する会社(事業場)は、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届出をする必要があります。

この就業規則の届出をする前に知っておくべき就業規則の届出の手順と5つの注意点について解説します。

目次

  • 就業規則の届出の手順
  • 届出に関する5つの注意点
    1.就業規則の作成・届出義務のある会社とは?
    2.賃金規程などの別規程の届出の義務は?
    3.就業規則の届出の際に必要な書類
    4.複数の事業所、支店、店舗がある場合の届出方法
    5.就業規則を作成・届出していない場合のリスク

就業規則の届出の手順

就業規則の届出は次のステップに分けることができます。

就業規則の届出に関する5つの注意点

1就業規則の作成・届出義務のある会社とは?

就業規則の作成・届出義務は労働基準法上に定められており、その対象は「常時10人以上の労働者を使用する使用者」となっています。

この10人のカウントは、原則的に会社全体ではなく、事業場単位でみることとなっているため、複数の店舗で事業を実施している場合、それぞれの事業場で10人未満、例えば8名と7名の2店舗がある場合は、法律上の就業規則の作成・届出の義務はないことになります。

就業規則の届出義務がある企業は、就業規則を作成し、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、ない場合には労働者の過半数を代表する者の意見を聴いた上で、その意見書を添付し、所轄の労働基準監督署へ届出を実施することになります。

なお、この就業規則の届出については、新たに就業規則を作成した時に限らず、就業規則を変更したときにも実施する必要があります。

2賃金規程などの別規程の届出の義務は?

就業規則は必ずしも、1つの規則に全ての規定・ルールを盛り込んで作成する必要はなく、通常は様々な別規程を作成することになります。

この場合、別に作った規程や規則は届出する義務があるのでしょうか?また、ある場合はどこまで届出する義務があるのでしょうか?

これは、作成した別規則や別規程が「就業規則」に該当すれば届出する義務があります。この就業規則に該当するかどうか?という点がわかりにくく難しいため、詳しく見ていきます。

まず、法律の条文では、以下のように定められています。

労働基準法 第89条(作成及び届出の義務)

常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

一 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

二 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

三 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

三の二 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

四 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項

五 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項

六 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項

七 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項

八 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項

九 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項

十 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

一から三については、就業規則に絶対に記載する必要がある絶対的記載事項とされており、わかりやすいです。給与規程・賃金規程、退職金規程は届出の必要があることがわかります。

五から九については、就業規則の本体に記載することも多い事項ではありますが、災害補償や安全衛生に関する別規程を作成する場合は届出する必要があります。

一番わかりにくいのが最後の「当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをすえう場合」という十です。

具体的には、出張旅費規程や慶弔見舞金規程、育児介護休業規程といったものはすべての労働者に適用される、または労働者のすべてに適用される可能性があるもの解釈されるため、別規程を作成する場合は、これらも就業規則となり届出の必要があります。

3就業規則の届出の際に必要な書類

就業規則を労働基準監督署へ届出する場合、以下の3点をセットにして届出を行います。

1.就業規則(変更)届
届出をする際の就業規則の表紙となる書類です。実はこの就業規則届は決まった様式はなく任氏様式となっており、会社の名称、会社の所在地、会社代表者の職氏名などが記載されていれば特に書式は自由とされています。

厚生労働省や各労働局のホームページには、就業規則届のモデル書式がありますのでこちらを利用して届出するのが一番手っ取り早いと言えます。なお、就業規則を作成した場合は「就業規則届」ですが、変更の場合は、「就業規則変更届」となります。

 

2、意見書

就業規則を作成、または変更をするときには、労働者の過半数を代表する者の意見を聴くことが定められています。この意見書は、その労働者の代表者からの意見を聴取した証明となる書類となります。

1の就業規則届と同様、に決まった様式はありませんが、こちらも厚生労働省にモデル様式がありますので、書式を参考に労働者の代表者に就業規則に対する意見を書いてもらい、署名・捺印をもらいます。特に意見がない場合でも、「特に意見ありません」などと意見がないことを記入した意見書を添付します。

 

3、就業規則

就業規則の本体です。作成または変更した就業規則を添付します。先に述べた通り、育児休業規程や退職金規程など、就業規則とは別の規程がある場合は就業規則と合わせて届出をします。

変更の場合は、全てを届出をしなくても、変更になった部分を新旧対照表などにすれば、全文を添付しなくても構わない、というルールになっています。

届出の部数については、この1~3をセットにしたものを2セット用意し、労働基準監督署へ持っていきます。

すると、1セットは労働基準監督署に提出し、もう1セットは労働基準監督署で受付印を押されたものが返却されるので、こちらを会社で保管するようにします。

4複数の事業所、支店、店舗がある場合の届出方法

就業規則は原則として、その事業所ごとに届出をする必要があります。

よって、本社だけでなく、本社とは別に複数の事業所、支店、店舗などがある場合は、その事業所ごとに就業規則を作成し、それぞれの所在地を管轄する労働基準監督署に届出をする必要があります。

ただ、こういった複数の事業所がある会社の事務を簡素化するために、「就業規則の本社一括届出」と呼ばれる手続きの方法もあります。

これは、本社の就業規則と、その他の事業所、支店、店舗などの就業規則の内容が同じであれば、本社で一括して、本社を管轄する労働基準監督署へ届出することで、他の事業所の分の届出も済ませることができるという手続きの方法になります。この本社一括届出のポイントは以下となります。

 

●就業規則の本社一括届出のポイント

1、それぞれの事業所の数の就業規則を用意する。

本社と他の事業所、支店、店舗など、事業所の数の就業規則を用意します。ここで、実際には就業規則は、労働基準監督署長への提出用と会社控えが必要なため、事業所数×2の部数が必要になります。(例:5つの事業所がある場合は10部用意します)

 

2、本社、支店、店舗などそれぞれの事業所の労働者の過半数代表者の意見を聴き、その意見書を用意する。

 

3、本社の就業規則とその他の事業所の就業規則の内容が同じであるということを就業規則届に明記する。

例:本社の就業規則と**事業所、**店舗の就業規則の内容は全て同じです。

 

4、本社を含め、各事業所の名称、所在地、所轄労働基準監督署長名を記入した就業規則の届出事業所の一覧表を作成する。(様式は自由様式。会社で任意に作成。)

5就業規則を作成・届出していない場合のリスク

就業規則を届出する義務があるにもかかわらず、作成もしていない、または作成しても届出していない場合は労働基準法違反となります。

この就業規則の作成義務に違反した場合や、届出義務に違反した場合は、30万円以下の罰金という罰則が定められています。

また、就業規則がないと、個々の社員の労働条件がわからない、といったトラブルの温床につながることあります。

加えて、就業規則がなければ、減給や出勤停止といった懲戒処分はそもそもすることができません。つまり、マネジメント上のコントロールができないリスクも発生してきます。

 

じゃあ、法律の罰則は嫌だし、懲戒もやるかもしれないから、とりあえず、テンプレートで作って届出だけでもしておこう・・・と考える経営者の方もいらっしゃるかもしれません。

テンプレートを利用すること自体は私も悪くはないと思います。その内容が理解できていれば。

私の経験上、中小企業の経営者は、就業規則の作成を通して、はじめて真剣に自社の待遇、労働条件、人事制度といったものに向き合い、労働基準法をはじめとした法律の壁の高さ、コンプライアンスの細部を理解していきます。

この労働法の内容を理解し、経営者として知っておくべき知識を身に着けていくプロセスをすっ飛ばしてしまうのは非常にもったいないことでもあり、言い換えればリスクでもあります。

言葉を変えると、絵に描いた餅の理想論がいつの間にか「ウチの会社のルール」になってしまうことを意味します。

よって、テンプレートを利用して就業規則を作成する場合は、書かれていることは当然ながら全て理解しておく必要があります。

面倒な届出も含めて専門の社会保険労務士がサポート

ここまで、就業規則の届出の前に知っておくべき注意点についてご案内させて頂きました。

就業規則は作って終わりではなく、都度改定する必要があり、当然改定の度に届出も必要になってきます。

改定を重ねるごとに、最新の内容はどうなっているのか?前回と今回でどの条文とどの条文がどのように改定されてきたか?

こういった改定の履歴管理も重要になってきます。就業規則の作成、改定、届出を全て逐一経営者がご自身でやるというのもかなり面倒で手間がかかる業務になります。

なお、弊所代表の志戸岡は10年以上にわたり、この仕事をしております。就業規則の作成、改定サービスでは届出、運用面までを丁寧にサポートいたします。よろしければご相談ください。

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

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対面相談(来所)

お問い合わせに対する回答を踏まえ、対面相談を希望される方は弊所へ来所頂き、直接お話を伺います。この段階も一切費用は頂きません。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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