就業規則のよくある失敗事例・間違い

  • 専門家に頼んで就業規則にお金をかけるなんて意味がない
  • 就業規則はひな形で十分
  • テンプレートに会社名だけ入れれば問題ないでしょ?
  • 専門書を買ってみたけど内容が難しいからそのままひな形を利用
  • いろんなサイトのコンテンツをコピペして作ったから大丈夫!
  • 助成金のためにとりあえず作ってもらった就業規則がある

こんなことを考えている、もしくは、実際にそういった対応で自社の就業規則を間に合わせている中小企業も多いと思います。

このページでは、就業規則専門の社会保険労務士事務所である弊所が、就業規則の変更、改定の相談をうける際に内容をチェックしたときに発見するよくある間違い・失敗例についてご説明いたします。

目次

【就業規則の内容に関する失敗事例・間違い】

  1. 社員区分の定義がなく、適用範囲もあいまい
  2. 規定がないのに固定残業代制度を利用している
  3. 残業代の計算方法が間違っている
  4. 管理職の取扱い、特に賃金・残業代がおかしい

【就業規則の内容以外での失敗事例・間違い】

  1. 就業規則を社員に周知していない
  2. 不利益変更なのに社員から同意をとった証明がない
  3. 就業規則と労働契約書の整合性がない
  4. 就業規則を届出していない

就業規則の内容に関する失敗事例・間違い

1、社員区分の定義がなく、適用範囲も曖昧

一番多い間違いがまずこれです。大抵1ページ目をみればすぐにわかります。

働き方が多様化した現在、会社には、正社員以外にも、様々な形態で働く社員が存在します。

一般的によく見かける形態・区分としては、次のようなものがあります。

  • 正社員
  • 契約社員
  • パートタイマー
  • アルバイト
  • 再雇用社員
  • 嘱託社員

この他にも、最近では、準社員や短時間正社員といった区分を作りたいといったご相談もあります。

これらの社員区分の定義は、法律で定めがあるわけではなく、会社として「定義」を決めていく必要があり、その定義に従い、就業規則の適用範囲を決めていくことが求められます。

しかし、専門家に依頼されて作成したものではない就業規則では(中には、社会保険労務士に頼んだ就業規則でさえも)これらの社員区分の定義と規則の適用範囲があいまいな状態になっています。

こうなると、会社は正社員だけの条件と思って規程したルールが、アルバイトやパート、契約社員にまで適用される恐れがあります。

社員区分がたくさんあるのに、就業規則は1種類しかないという会社は内容を確認する必要があります。

弊所が今まで見てきた中には、外注さんとして扱うべき業務委託契約者についての就業規則があったりと、契約形態と就業規則の取扱いがめちゃくちゃになっている会社もありました。

就業規則の作成対象者がわからないという方は以下の記事も参考にしてください。

2、規定がないのに固定残業代制度を利用している

固定残業代制度を利用する会社が最近になって非常に増えてきたことで、比例して増えてきている事例です。

固定残業代制度は、うまく活用できれば、会社によっては非常に理にかなった給与制度にもなります。

しかし、多くの会社が残業代を減らせるということだけに目が行き、法令遵守・コンプライアンスという観点が抜け落ち、法的に問題のある運用をしています。

その最たる事例が、そもそも就業規則・賃金規程にそのルールの記載・規定がないのに、運用していたり、口約束だけで実施しているパターンです。

このようなパターンでは、固定残業代制度自体が否認され、未払い残業代が増えるという極めて危険な状態にもなりますので注意する必要があります。

なお、固定残業代制度について詳しく知りたい方は以下記事を参照してください。

3、残業代の計算方法が間違っている

この残業代の計算間違いも非常に多くみかける間違いです。

就業規則の内容がそもそも間違っている場合もあれば、就業規則の内容は法的に問題がないのに、実際の給与計算では就業規則に書かれた規定通りになっていないという場合もあります。

具体的な間違いのポイントとしては以下があげられます。

  • 残業単価を出す際の諸手当を含む、含まないの間違い
  • 残業単価を出す際の所定労働時間の算出方法の間違い
  • 年間休日、休日・休暇の規定との整合性の間違い
  • 割増賃金率の間違い(所定外残業と法定外残業の違いなど)
  • 住宅手当、家族手当の規定の仕方

会社としては、きちんと守っている「つもり」だったのに、理解不足や規定の不備により未払い残業代の額が知らず知らずのうちに積みあがってしまっている・・・。そんな場合もあります。

残業代や給与の問題は就業規則の中でも特に重要な部分といえ、この部分での間違いはトラブルの温床となるばかりでなく、社員からの不信感にも繋がってしまいます。

残業代や残業時間が多くて困っている、という方は以下の記事も参考となります。

4、管理職の取扱い、特に賃金・残業代がおかしい

こちらも残業代にかかわる間違いです。

労働基準法上に規定される「管理監督者」と認められれば時間外・休日労働に関わる残業代の対象外となります。

これを何とか利用しようと、経営側が苦心するわけですが、多くの場合、認められません。具体的には次のような事例があります。

  • 低額の役職手当のみを支給して役職者を全員残業代の対象から外している
  • 管理職=年俸制=残業代は払わなくていい、という間違った運用
  • 管理職といいつつ、他の社員と待遇差がほとんどない
  • 仮に管理監督者であっても、深夜割増が支給されていない間違い

役職手当の事例では、役職者を全員管理監督者とみなして残業代の対象外としているようなケースも実際にあります。こういった場合に役職手当の支給額を見ると、1万円~2万円という非常に低い金額になっている規則もあります。

もちろん、金額の大小だけで管理監督者かどうかが決定されるわけではありませんが、管理監督者としてふさわしい待遇が為されているかは重要な要素の一つとなります。

管理職の待遇を含め、給与制度を変えたいとお考えの方は、以下の記事もぜひご参考としてください。

就業規則の内容以外での失敗事例・間違い

1、就業規則を社員に周知していない

就業規則をはじめとした会社のルールは作っただけでは意味がありません。法律上も、社員に周知されていない就業規則は効力が発生しないものと解釈されます。

たまに、作成した就業規則をじっくりみられたくない、という経営者の方もおられますが、社員に見せない規則など意味がありません。

また、逆に、大事なものだからとカギ付きの金庫の奥深くに閉じ込めて、社員はおろか社長でさえもほとんど見ない・・・というパターンもあります。

就業規則を「作る」ことだけが目的になってはいけません。

当たり前ですが、就業規則で規定したそのルールを伝達し、社員全員に浸透し、意識が高まり、結果としてみんながそのルールを守るモラルの高い組織になることが一つのゴールになります。

就業規則の周知については、以下の記事をご参考になります。

2、不利益変更なのに社員から同意をとった証明がない

就業規則や給与規定をはじめとした社員の労働条件は会社が勝手に条件を悪化させることはで法律上できないようになっています。(労働契約法第9条)

 


(就業規則による労働契約の内容の変更)
第九条 使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。ただし、次条の場合は、この限りでない。


 

よって、同意を得ていない労働条件の悪化は、訴訟を含めたトラブルのリスクを会社側が抱えることになります。

もし仮に、一方的に変えた条件が法的に認められない場合は、元の条件での支払いが当然義務付けられてしまいます。

この同意をとる、ということは万が一に備えて、客観的な物証となる書類を残しておくことを意味します。

つまり、社員に説明して、特に反論がなかったから「同意していると会社は推測している」といった場合や、「社員から口頭で同意したという返事をもらった」、という場合は極めてリスクがあると言えます。

そのため、会社として絶対にやるべきことは同意を得た記録に残しておくことになります。

3、就業規則と労働契約書の整合性がない

就業規則と労働契約書はセットと考える必要があります。

大まかなルールを就業規則で規定し、細かい条件を一人一人の労働契約書にて契約する、というのが大まかな流れになります。

よって、両者の内容は全て整合性がとれている必要があります。

ひな形を利用して作成した場合や、過去に社労士に依頼して作成してもらった就業規則を経営者が自分で変更したりする場合は、就業規則と労働契約書との整合性がとれなくなり、あべこべになっているケースが多々あります。

 

また、就業規則には「労働契約書」に定める、という規定がとあっても実際には労働契約書が存在しなかったり、労働契約書だけ改良して就業規則は古いままになっているケースもあります。

就業規則と労働契約書の関係性にともなうリスクについては、以下の記事にてご説明しています。

4、就業規則を届出していない

労働基準法の規定によれば、常時10人以上の労働者を使用する会社(事業場)は、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届出をする必要があります。

就業規則を届出する義務があるにもかかわらず、作成もしていない、または作成しても届出していない場合は労働基準法違反となります。

この就業規則の作成義務に違反した場合や、届出義務に違反した場合は、30万円以下の罰金という罰則が定められています。

いきなり罰金が科されてしまうことは稀だと思いますが、労働基準監督署などの調査があった場合には、確実に行政指導・是正勧告の対象となってしまいます。

就業規則は作成したら、きちんと届出をしておきましょう。

届出について詳しく知りたい方は以下の記事にてご説明しております。

就業規則専門の社労士が初回無料相談に対応いたします。

ここまで、就業規則でよくみかける失敗事例、間違いについてお話してきました。

もし、どこかの項目にあなたの会社の就業規則が該当している場合は、やっかいな問題やトラブルが起こる可能性が高くなります。

これだけインターネットの情報が増えてくると、ひな形やテンプレートといったものは簡単に手に入ります。

そんなこともあり、弊所にご相談を頂く場合でも、ひな形を利用して作ってはみたけれども、会社の実態とは全く違った就業規則になっている、ということもみられます。

就業規則は企業の労務管理上、極めて重要なものでありますが、頻繁に起こる法律改正に対応した最新の規定を作成し、社員に適切に周知し、労働基準監督署への届け出までを実行するという作業を、中小企業の経営者ご自身もしくは人事担当者が行うのは、正直にいって相当ハードルが高いと思います。

なお、弊所代表の志戸岡は10年以上に渡りこの仕事をしておりますので、どのような流れで進めていくべきか、また、どんな部分で対策・予防をしておかなければ後々大きなトラブルになるというノウハウを持っています。

就業規則の作成・変更でお悩みの方、一度自社の就業規則を見てほしいという方は、よろしければご相談ください。

千代田区水道橋の弊所まで来所頂ければ、初回無料相談会を実施しております。

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

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お問い合わせに対する回答を踏まえ、対面相談を希望される方は弊所へ来所頂き、直接お話を伺います。この段階も一切費用は頂きません。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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