就業規則の作成手順

  • 就業規則の作成手順がしりたい
  • どこまでやってくれるのかイメージがつかない
  • 就業規則の作成の全体概要が知りたい

就業規則の作成を検討していて、こんなお悩みありませんか?

東京都千代田区にある志戸岡社会保険労務士事務所は、JR総武線の水道橋駅を最寄駅とする事務所で、就業規則の作成を専門とする社労士事務所です。

ここでは、弊所での就業規則作成の手順についてご説明いたします。

就業規則の作成手順

就業規則作成コンサルティングを実際にご依頼された場合の就業規則の作成から納品までの基本的な流れをご案内致します。

※選択されるプランによってサービス内容・流れも変化致します。以下はスタンダードプランでの流れとなります。

※対面ミーティングの頻度は原則として毎月1回となります。

要望事項、ゴールイメージ共有のためのヒアリング

まずは、全体的なお客様の要望をお聞きし、ゴールイメージを共有させて頂きます。

合わせて、就業規則完成までのスケジュール表を作成いたします。

既に就業規則があり、全体をリニューアルする場合には、既存規則のレビューをこの時点で実施します。

※既存規則のレビューについては、ワードデータにて提供頂ければ、ワードの校閲機能を利用し、ポイントごとにどんなリスクがあるのか?また、任意規定ではあるもののあった方がいいと思われる規程などについてコメントをつけてご案内致します。

その後、新しい就業規則のドラフトを作成するためのポイントについてさらにヒアリングを実施いたします。

就業規則ドラフト(原案)作成

ヒアリングした内容に基づき、就業規則のドラフト(原案)を1~2週間で作成し、PDFにてご案内致します。

ドラフトでは、法的義務のある規程と法的には義務がないもののあった方がいい任意規程とに分けてポイントごとにコメントをつけてご案内いたします。

なお、このドラフトの提示時点まで「無償キャンセル保証」がついております。

ミーティングにより原案の改良、修正の繰り返し

作成した就業規則のドラフトをもとに、打合せにて各条文・規程の意図をご説明し、その上で、細かい改良、追加、修正をしていきます。

選択肢があり経営者が判断に迷う部分については宿題とし、適宜保留箇所はありつつも先に進めていくことになります。

※なお、一旦決定した方針であっても、就業規則を完成させ監督署へ届け出を行うまでであればスケジュールの都合がつけば変更・改良は何度でも可能です。

※打ち合わせの際に、就業規則だけではなくお客様の会社が抱える全般的な労務リスクについてもヒアリング・分析していき、タイミングをみてレポートとしてご提示致します。

賃金規程他、諸規程の作成・検討

就業規則の本則が完成したら、次に賃金規程他、諸規則の作成に入ります。

スタンダードプランでは以下の規程作成がサービス範囲に含まれております。

  • 賃金規程
  • 育児介護休業規程
  • 契約社員、パートタイマーなどの社員区分別の規則

この部分はオプションでの諸規則を追加するかどうかで若干ボリュームも変わってきます。なお、オプションとしてよくご依頼があるのは以下のような規程です。

  • 出張旅費規程
  • 慶弔見舞金規程
  • 役員規程

給与体系や諸手当を改定・整備する場合は、給与改定シミュレーション

給与体系を変える、新たな諸手当を作るといった場合は、制度の改訂前後での各社員での給与額の変動シミュレーションを実施します。

今まで口頭のみで実施していた「固定残業代制度」をきっちりと明確に制度化するような場合もこのシミュレーションが必要になります。

現状の制度Aから新制度Bに移行した場合に、社員各人の給与支給額にどのような変化があるのかをシミュレーションしていきます。

このシミュレーションで問題があれば、戻って規程の修正・改良をすることを繰り返します。

就業規則の概要確定後、社員へ規則の提示・説明

就業規則の概要が固まり経営側として内容がこれでOK!となれば、次は社員への具体的な規則の内容説明へと移ります。

就業規則の効力は、社員へ説明し、「周知」をしないと発生しない為、この「説明」は非常に重要なポイントとなります。

説明・社内周知については通常はお客様側での作業となります。

なお、オプションとなりますが社内説明会を開催し、弊所にて説明会の講師を実施することも可能です。

この段階での説明は、ほぼ完成した規則をきちんとした文書で社員へ案内する段階となります。

社員過半数代表者の選出、意見書の回収

社員へ就業規則案を提示した後に、問題があれば社員側の意向についてどう対応するのか再度経営陣にて協議をし、適宜修正や改良をします。

※社員から反対意見がでたとしても、その意見を受け入れるかどうかは経営側の判断となります。

その後、社員側との協議が完了し、内容に問題がなければ社員の過半数代表者から意見書を回収します。

この際、多くの会社は社員の過半数代表者がそもそも定められていませんので、ここできちんと社員代表者の選出記録をとっておきます。

個別の労働契約書または同意書の作成

就業規則は条件を悪くする場合は、社員の同意がなければ効力が発生しません。

よって、給与体系を大幅に変えるといった場合は、新しい条件での労働契約書を個別に締結することになります。

また、個々人の条件ではなく、全体の就業条件が変わる場合などは同意書で進める場合もあります。

就業規則の製本~監督署への届け出後、納品

ここまでで、就業規則の効力は発生していますが、10人以上の会社は就業規則を監督署へ届け出る義務があります。

よって、完成した就業規則を最後に監督署へ届け出て、監督署の受付までを済ませたものをお客様へ納品させて頂くこととなります。(合わせてデータでも納品いたします)

上記のスケジュールを概ね3ヶ月で進めていくことになります。(きりよく、サポートの終了日を毎月末日としますので、契約開始日によっては3ヶ月超となることもあります)

なお、オプションメニューの追加内容によっては、その分サービスの提供期間、納期が長くなることになります。

初回面談は千代田区水道橋の弊事務所にお気軽にお越し下さい。

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