就業規則の意見書の4つのポイント

  • 就業規則は作成すればそれで完了?
  • 社員に周知すればそれでいい?
  • 意見書ってなに?
  • 社員の代表者って誰を選ぶの?

はじめて就業規則を作成する場合は、就業規則の作成手続きの流れ自体がわからない方も多いかと思います。

就業規則の作成や変更にあたっては、社員の過半数代表者の方から意見を聴いたその「意見書」を作成し、その意見書を添付して労働基準監督署に提出することが必要です。

※就業規則の労働基準監督署への届出については、10人以上の会社が義務

実は、この意見書の作成についてはかなりの会社がおざなり、形式的になっています。

このページでは、就業規則の意見書とその意見書を書いてもらう社員の代表者に関して、4つのポイントについてご説明いたします。

目次

  1. 管理監督者の人は社員代表者にはなれない
  2. 社員の過半数の代表者であることを明確にする
  3. 社員の過半数代表者は事業所ごとに選出する
  4. 意見書に反対意見を書かれてしまった場合はどうなるか?

1、管理監督者の人は社員代表者にはなれない

社員の過半数代表者から意見を聴くのが「意見書」なのですが、その前提となる社員の代表者の選出方法で多くの会社が間違っていることがしばしばあります。

その一つが、この管理監督者が社員代表者になってしまっている、という間違いです。

社員の代表者になれる人には、労働基準法第41条第2号に規定する管理監督者でないこと、という要件があります。
※管理監督者とは、一般的には部長、工場長など、労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある人を指します。一概に会社の管理職=管理監督者ではなく、時間外・休日労働に関する残業代の支払い対象者になっているか?というのが一つの判断要素になります。

 

例えば、部長職で残業代を支給していない管理職の人が社員代表者になっているケースです。このような状況は、絶対にやめるべきです。

なぜかというと、管理上の整合性があわないからです。

「管理監督者だからこの人には残業代は出していない」という要素と「管理監督者は社員代表者にはなれないのに社員代表者になっている」という矛盾が生じてしまい、その人の管理監督者性自体にも疑いの目を持たれてしまいます。

 

労働基準監督署を始めとした行政調査では、怪しい部分があればあるほど調査の目は厳しくなる傾向があります。

管理監督者の線引きは非常にグレーな部分ですが、少なくとも会社の主張する管理の方法では整合性をもたせておく必要があります。

2、社員の過半数の代表者であることを明確にする

次に、選出手続きに関する間違いです。

社員の過半数代表者の選出手続きは、投票や挙手、話し合いなど方法にて、労働者の過半数がその人の選任を支持していることが明確になっている必要があります。

しかし、中小企業の実態としては社長が勝手に指名した総務や管理部の担当者にサインをさせたりしています。

これでは、その人が社員の過半数から信任を得ている代表者とはなりませんので、ダメです。

また、民主的に選出している場合であっても、この社員代表者の選出プロセスについてのエビデンスといなる書類やログを残している会社はほとんどありません。

何をどう残すのかは、選出方法により違ってきますが、その人が過半数の社員から信任を得ている、という記録は残しておくべきです。例えば、こんな方法が考えられます。

 

・例1:全員にメールで社員代表の選出を依頼する案内を出し、社員代表にふさわしい人を各自選んでメールで集計担当者に返信してもらう

・例2:会議で話しあって決めた場合は、紙で社員代表者選出の確認書を作成し、社員全員から署名捺印をもらっていく。

※なお、就業規則と同様に、時間外・休日労働に関わる協定届(いわゆる36協定届)においても社員代表者から署名捺印をもらう必要がありますが、上記のように、適切な手続きを経て選出された労働者代表者でない場合、そもそも届出をした36協定自体が無効となる為、注意が必要です。

3、社員の過半数代表者は事業所ごとに選出する必要がある

社員の代表者の選出及び意見書の回収は、事業所単位で必要となります。

よって、会社に支店、営業所、工場等があれば、原則としてはそれぞれの支店、営業所、工場等ごとに社員代表者を決めて、意見書を回収する必要があります。

ただし、例外として、出張所など規模が小さく管理者もおらず、組織上独立性がないと認められる場合には、直近上位の組織に含めることができます。

4、意見書に反対意見を書かれてしまった場合はどうなるか

就業規則の意見書において、反対意見を書かれたとしても就業規則の作成・届出という一連の手続きにおいては、特に問題ありません。

社員代表から就業規則に対して反対の意見が出た場合でも、それを意見書に記載してもらい、労働基準監督署に提出すれば、普通に受理されます。

しかし、経営側としてはその反対意見の内容についてはしっかりと吟味する必要はあるでしょう。

社員のモチベーションや定着率、離職といったものにもかかわってくるためです。

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