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テレワーク、在宅勤務規程を作成したい方へ
※このページは2020年5月06日に更新されています。
コロナウイルス感染症予防や行政機関からの営業自粛要請の影響で、企業のテレワークが急激に浸透しています。
もともと、東京オリンピック期間に向けてテレワークを検討していた企業もありますが、今回のコロナウイルスの一件で早まった感があります。
もともと、テレワークは、出産や育児、介護といった状況にある社員など、勤務時間で制約がかかり、通常の勤務体系では勤務を続けられないといった特殊な事情を抱える社員に対して、雇用を継続するための手段として考えられていました。
ところが、今回のコロナウイルスの影響で、通勤・出社すること自体を自粛し、自宅で仕事をすることが企業規模や業種を問わず求められることになりました。
飲食業や小売業、製造業といったいわゆる現場仕事は、テレワークができない代表的な業種ですが、オフィスワーカーであっても、クラウドやデータではなく紙と印鑑に頼る企業は自宅でのテレワークが難しいといった現実が見えてきています。
とはいえ、時代は急激に変わってきています。
できない、といって仕事を止めていては前に進めません。このページでは、何とかして試行錯誤しながらもテレワークに挑戦する企業様のために、テレワーク規程の作成の仕方やポイントなどについて解説していきます。
目次
- テレワーク、在宅勤務の３つのメリット
- テレワーク、在宅勤務に関わる５つの課題・デメリット
- 人事評価の方法も在宅勤務では検討課題
- 労働時間の管理方法
- 就業規則、テレワーク規程の作成
- テレワーク規程の内容について
- テレワークに関する助成金のご紹介
- 在宅勤務、在宅ワーク制度の導入バックアップサポート
テレワーク、在宅勤務の３つのメリット
在宅勤務には、以下の３つのメリットが考えられます。導入を検討するうえで、まずはこの点を確認しましょう。
■在宅勤務の３つのメリット
１、通勤に関する負荷がなくなることでの仕事の生産性、効率性の向上
在宅勤務のまず第一のメリットが通勤負荷軽減です。都心の通勤ラッシュ時の満員電車は肉体的にも精神的にも本当にキツイです。出勤するまでにかなりの体力を消耗してしまいます。
空いているならまだ本を読むといったこともできますが、満員電車ではその往復の通勤時間が非常にもったいなく、非効率で生産性を下げる原因にもなっています。これが在宅勤務ではゼロになります。これだけでも、導入の価値は大いにあるといえます。
２、育児・介護等によるやむを得ない理由による優秀な人材の流出を防ぐ
昨今、育児や介護を事由とした離職が大きく叫ばれています。本人としてはできれば辞めたくない、会社としても、せっかく育てた人材を失いたくない。
在宅勤務を検討するきっかけになるのが、この優秀な人材が育児・介護になって必要に迫られた、というケースも多くあります。
また、今いる優秀な社員の囲い込みだけではなく、これからの時代は、多様な働き方を受け入れることが可能な企業・職場の方が採用マーケットでは応募者を集めやすくなることが予想されます。そういった点でも在宅勤務はメリットがあると言えます。
３、オフィスの省スペース化による賃料コストの軽減
事業が発展し、社員を増やすに伴いオフィスのスペースが必要になってきます。
また、オフィスのスペースだけではなく、デスク・パソコンといった仕事をするための什器備品も従来は一人増えるごとに一人分増設していく、というのが主流でした。
これが在宅勤務を導入し工夫することで、社員数は増えてもオフィスはコンパクトなままにし、固定費を圧縮することが可能になります。
テレワーク、在宅勤務に関わる５つの課題、デメリット
メリットがある一方で、在宅勤務には次の５つの課題があります。
■在宅勤務の５つの課題・デメリット
１、労働者の勤務時間帯と日常生活との線引きがあいまいで混在せざるを得ないこと
労務管理の基本は労働時間の管理です。この基本となる時間管理が在宅勤務の大きな課題となります。
在宅勤務の場合、自宅で仕事をするという性質上、仕事とプライベートが明確になっていません。細切れの時間をうまく活用し、仕事の途中に家事をやることもあるでしょう。
このような場合、家事をしている時間はもちろん労働時間ではないため、本来であれば給与（賃金）を支払う対象の時間ではありません。そして、２にも関係し、労働時間でなければ労災もおりないという時間帯がでてきます。
在宅勤務の場合、公私の線引きは非常にグレーになるため、万が一の事故の際には労働者に不利益になる可能性がゼロではありません。
労災が使えない場合は健康保険になること等、この部分は、自宅就業を始める前に対象者にしっかり説明する必要があります。
２、仕事をしている労働時間の算定が難しいこと
この労働時間管理の難しさは３の評価とも関係します。会社で一緒に仕事をする場合に比べ、上司・会社の目が行き届きませんので、ある成果物を生み出すのに、どれぐらいの時間をかけたのかという生産性が見えにくくなります。
また、残業時間のつけ方なども非常に難しく、生産性が低いタイプの人の場合、人件費だけが高騰し成果が全く生み出せないという状態も発生します。
よって、在宅勤務の効果、メリットを生み出せる対象者に限定してしまう要素にもなります。
時間管理のコツの一例としては、毎日の始業・終業時刻を記入した業務日報の提出を義務付けることや、自宅以外の場所（図書館や喫茶店など）では業務を行わないことをルール化することなどが考えられます。
３、明確な成果物があるもの以外は評価が難しいこと
在宅勤務の場合、時間で評価をするというよりも、仕事が見えない分、結果としての成果物でその人の仕事ぶりを評価することになります。
よって、明確な成果物を生み出さない職種の場合、１日働いたとしても何をしていたのか、何を生み出したのかわからないと、評価をすることが困難になります。
４、セキュリティ対策を含めたＩＴ機器の取扱い、情報管理を徹底する必要があること
情報漏洩・セキュリティ対策としてまず第一に在宅で仕事をするために、重要な機密情報を自宅へ持ち帰る必要性が生じます。
また、その持ち出す情報の媒体は紙なのか？ＰＣなのか？モバイル端末なのか？これらの媒体に応じた適切なセキュリティ対策を実施せずに、効率化だけを優先してしまうと、情報漏えいという最悪の事態を引き起こす要素にもなります。
また、仕事に利用する機器や、光熱費などの経費についてもルール化しておく必要があります。仕事で使用するＰＣ等のモバイル端末を支給したとしても、自宅での光熱費は発生します。補助や手当の有無を含めどうするか考える必要があります。
５、そもそも在宅でできる仕事の範囲は限定されていること
上記のように課題も多い在宅勤務では、向いている職種や対象が限定されることになります。在宅勤務では主に以下のような仕事や社員が導入した場合に効果が見込めると言えます。
- 外部の顧客対応が少ない自己完結性の高い仕事
- 対面によるコミュニケーションが少ない仕事
- 成果の評価を客観的に行いやすい仕事
- ある程度、指示をうけずに自己の裁量で仕事を進められる立場の社員
人事評価の方法も在宅勤務では検討課題
経営側としては、この仕事をするには●●時間ぐらいかかるだろう、というアバウトな感覚的把握をしています。
例えば、＊＊という提案書を作成するには●●時間ぐらいはかかるよなあ、という感じのものです。
よって、経営者が感覚的に把握している時間内で仕事をこなす人＝会社からの評価が高い、となります。
逆に、労働時間はかかっているのに、仕事の進みが遅い、クオリティが低い人は当然評価が低くなります。（経営者のこの評価尺度は概ね当たっています）
しかし、この評価の尺度は、労働者からすると、非常にわかりにくいものです。
よって、こんなに頑張っているのに給料が低い、また、会社の人との接点が少ないことで自分は評価されていないと感じる評価に不満をもつ人が生まれてきます。
このように、仕事をしている姿が見えないという在宅勤務では社員の人事評価をどのようなモノサシで測るのか？という人事評価の面での課題もあります。
さらにいえば、人事評価と給与制度をどのようにリンクさせていくのかも重要なポイントとなります。
給与制度を検討する際の大切なポイントについては、以下の記事にてご説明しております。
給与制度、賃金規程の改定・整備をするにあたり大切な５つのポイントをご説明致します。
労働時間の管理方法
在宅勤務だから、こういう労働時間の管理方法をしなければいけない、というものではありません。
在宅勤務であっても、会社に出勤している場合と同じように労働時間を管理するのが基本ですが、状況によって以下のような様々な管理方法が考えられます。
- 時間の算定が難しいということで１日何時間働いたとみなす、「みなし労働時間制」を利用することも可能です。
- 出勤や退勤で会社に出かけるわけではないので、仕事を始める時間と終わる時間を任せるフレックスタイム制も考えられます。
- 特殊な業務であれば、裁量労働制も考えられます。
- 逆に、会社で働く人と同じように、朝から夕方の定時まで一緒に働き管理することも可能です。
会社の風土や、他の人とのコミュニケーションの取り方、仕事の進め方によってどんな管理方法がいいのかを検討していきます。
就業規則、テレワーク規程の作成
在宅勤務制度のイメージができたら、その内容を就業規則に明文化していきます。
就業規則の本体の中に規定してもいいですし、本体とは別の「在宅勤務規程」を作成してもいいです。
さて、この明文化・ルール化の作業ですが、こういう風な制度にしたい、というイメージがあっても、それを具体的なフレーズに落とし込むのは慣れていないと難しいといえます。
一口に在宅勤務といっても、次のようにいろいろな制度設計が考えられます。
- 育児や介護など特殊事情を抱えている人に利用者を限定する在宅勤務制度
- 会社全体として在宅勤務を導入する制度
- 月に１日、週に１日など、試験的に在宅勤務を導入する制度
- 職種を限定して在宅勤務を導入する制度
ネットを探せば、サンプルはありますが、もう少しここをこういう風に改良したい！というアレンジをするのがまた難しいともいえます。
あまり考えたくありませんが、サンプルを流用してあまり内容をチェックしないでいると、会社の意図しない条文が一つ紛れ込んでいるだけで、トラブルが起こる可能性もあります。
テレワーク規程の内容について
サンプルを利用して作成するにしても、一から考えるにしても、テレワーク規程の内容でどういったことに注意した方がいいかについて、具体的な項目を以下にご紹介いたします。
（テレワークの定義）
テレワークの種類は大きく分けて自宅で行う在宅勤務型、会社のオフィスとは別の場所（シェアオフィスなど）で行うサテライトオフィス型、そしてカフェなど場所を特定しないモバイルワーク型の３つがあります。会社で考えるテレワークをどう位置づけるのかをまず明確にし、定義を作った方がいいです。
（テレワークの適用事由）
どんな時にテレワークを実施するのか、その適用事由を会社で検討し明確にしておくことをお勧めします。例えば、自然災害発生時に出勤することが困難な場合や今回のコロナウイルスといった感染症発生時に感染症予防のため出勤を自粛する場合が考えられます。
（テレワークの対象者）
テレワークを実施する場合の対象者をどうするかを決めます。部署によってはテレワークができないのであれば、その内容も記載しておくべきです。
（テレワークの期間）
テレワークの対象者に対し、いつからいつまでテレワーク期間を実施するのか、また、その期間はどのように決めるかといった期間の決定方法も決めておきます。
（テレワーク時の服務規律）
テレワーク勤務者であっても会社の就業規則を守るのは当然ですが、オフィスで仕事をするのと違い、従来の就業規則では想定されないことも多々あります。情報漏洩や個人情報保護、守秘義務の観点から社員に守って欲しいルールを改めて考えテレワーク時の遵守事項を明確にしておきます。
また、必要によっては、テレワーク規程に加え、個人別に守秘義務に関して誓約書（ＮＤＡ）を作成し締結するといったことも考えられます。
（テレワーク時の労働時間）
テレワーク時の労働時間について、どのようい取り扱うのかのルールを作ります。労働時間の算定ができる場合と算定がし難い場合のどちらについても規定化しておく方が望ましいといえます。
（休憩時間や休日）
この部分は従来ある就業規則と同じであれば、就業規則の内容に準じることを明確にしておきます。
（時間外及び休日労働、欠勤などの手続き等）
テレワーク勤務者が時間外労働、休日労働及び深夜労働をする場合はどんな手続き、手順で時間外労働を実施するのかのルールを作ります。
（業務の開始及び終了の報告）
テレワーク勤務者について、勤務の開始及び終了についてどういった方法で勤怠を報告してもらうかを決めておきます。
また、業務報告書の提出といったことも合わせて必要に応じ検討します。
（テレワーク時の連絡体制）
テレワーク時における緊急連絡体制をどうするかを検討します。
（通勤手当）
テレワーク勤務者の通勤手当をどうするかを検討します。賃金規程に定められた方法とは違う取扱いになることが想定されるため、ここは細かな点まで決めることをお勧めします。
（その他費用の負担）
テレワークに伴って発生する通信費を始めとした諸経費の取扱いについてルールを決めます。
（情報通信機器・ソフトウェア等の貸与等）
テレワーク勤務者が業務に必要とするパソコン、プリンタ等の情報通信機器についてのルールを決めます。
（災害補償・安全衛生）
テレワーク勤務者も仕事中に生じた事故であれば労災保険の適用対象となり得ます。安全衛生に関する点も意識付けを行う意味でも規定しておきます。
このように、ざっと見ただけでも、多くのことを検討し明確にしていく必要があります。
自社ではよくわからないという方はぜひご相談下さい。
テレワークに関する助成金のご紹介
テレワークを導入する際に、活用できる助成金もあります。参考までにご紹介いたします。
※なお、弊所では助成金・補助金の申請業務は実施しておりません。
※助成金については社会保険労務士、ＩＴ導入補助金についてはＩＴベンダーさんにご相談下さい。
今般のコロナウイルス感染症対策のために急遽立案された助成金です。
上記のコロナウイルス対策ではなく、従来からあるコースの助成金です。申請期間や方法などが違います。
上記の助成金と違い、管轄が厚生労働省ではなく経済産業省となる補助金です。申請のルートも、ＩＴ機器を提供するＩＴベンダーが中心となり、ＩＴベンダーさんのサポートを受けながら申請する特徴があります。
業務委託も一つの手段として検討
在宅勤務の一つの形態として、業務委託契約という手段もあります。
業務委託契約は雇用契約とは違い、雇用者ではなく相手を一つの取引先・個人事業主とみなすため、取扱いが大きく変わってきます。
会社で社会保険や雇用保険に加入することもありませんし、労働基準法の適用外にもなります。
働く方からすると、今まで雇用契約であった社員をいきなり業務委託に切り替えることは考えにくいですが、次のようなケースでは弊所でも実際にサポートした実績があります。
- 何らかの理由で退職することになった社員に対し、在宅ワークの業務委託契約で引き続き仕事を手伝ってもらう
- 新しい業務をすることになり、そのための社員を募集を検討する際に、雇用契約ではなく在宅ワークの業務委託契約で仕事をしてもらう
なお、当然業務委託の場合には、雇用契約書ではなく「業務委託契約書」を整備して締結する必要があります。
実態としては労働者なのに、形式上のみ業務委託として扱うとトラブルの原因にもなりますので注意が必要です。
弊所では、雇用契約と業務委託契約の線引きにも注意した業務委託契約書の作成サポートも可能です。
在宅勤務、在宅ワークの導入をバックアップしサポートいたします
弊所代表の志戸岡はこれまでに、社員数１名から数百名までの中小企業の５０社以上の就業規則の作成をしてきた実績があります。
在宅勤務制度も、会社の実態に合わせてうまくアレンジし、クライアントでの運用実績があります。
在宅勤務で大きな課題の一つとなる労働時間管理についても、時間管理の方法に合わせたツールやシステムをご案内致します。
あるクライアントの一例では、エクセルで作成したオリジナルの勤怠集計シートを作成し、管理の手間を省くと同時に、時間管理を適切に行うようなフォローをさせて頂きました。
また、在宅勤務では顔を合わせる機会が少ないという特性上、メンバー間のコミュニケーションが希薄になることもあります。
こういった課題を克服するために、チャットワークやスカイプなどのコミュニケーション・連絡ツールもご紹介し、運用のフォローも実施しています。
加えて、経営者では細かい部分まで分からない法律上の注意点や在宅勤務制度で社員が理解しておかなければいけない点をきちんと伝える必要もあります。
この社員への周知・伝達という業務については、社員説明会を開催することで、ルールを浸透させるサポートも実施しております。
弊所が感じる傾向としては、在宅勤務の導入を検討する企業の特徴の一つとして、ＩＴツールを駆使して効率的に業務を進めたいと考える経営者の意向がある、ということがあげられます。
そして、そういった企業では、社労士や税理士をはじめとした外部パートナーに対しても、ある程度ＩＴに強く、スピーディーに対応してくれる人を求めている気がします。
そういった観点から見ても、志戸岡はメールはもちろん、チャットワーク、ＬＩＮE、スカイプなどのツールをお客様のご要望に合わせて使いこなしており安心です。
在宅勤務制度をうまく運用するのは、こういったＩＴツール、クラウドシステムを使いこなすことがカギになります。
今まで使ってこなかったけど、在宅勤務をはじめるタイミングで、ＩＴツールにもチャレンジしたい、という方のフォローもお任せください。
社会保険労務士 志戸岡豊のプロフィールはこちら
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