在宅勤務制度を導入したい方へ

在宅勤務を就業規則に導入する場合に知っておくべき3つのメリットと5つの課題

在宅勤務が新しい働き方の一つとして注目されはじめています。

出産や育児、そして、介護といった状況にある社員は、勤務時間で制約がかかり、通常の勤務体系では勤務を続けられないといった大きな問題があります。

在宅勤務は、この問題を解決する手段の一つとして検討する価値があるといえます。

とはいうものの、在宅勤務では文字通り在宅(自宅)で仕事をするため、労働時間をどう管理していけばいいか困ってしまい導入できずにいる・・・

また、会社で逐一仕事ぶりをみれないため、その人の仕事の評価をどうしたらいいか分からない、といった悩みを抱えている方もいらっしゃると思います。

ここでは、そういった在宅勤務に関する悩みをもつ方の為に就業規則に在宅勤務制度を規程する場合に知っておくべき事項についてご説明いたします。

目次

  • 在宅勤務の3つのメリット
  • 在宅勤務に関わる5つの課題・デメリット
  • 人事評価の方法も在宅勤務では検討課題
  • 在宅勤務の労働時間の管理方法
  • 在宅勤務のルールを就業規則で制度化するのがまた一苦労
  • 在宅勤務の導入バックアップサポート

在宅勤務の3つのメリット

在宅勤務には、以下の3つのメリットが考えられます。導入を検討するうえで、まずはこの点を確認しましょう。

 

■在宅勤務の3つのメリット

1、通勤に関する負荷がなくなることでの仕事の生産性、効率性の向上

まずこれです。都心の通勤ラッシュ時の満員電車は肉体的にも精神的にも本当にキツイです。出勤するまでにかなりの体力を消耗してしまいます。

空いているならまだ本を読むといったこともできますが、満員電車ではその往復の通勤時間が非常にもったいなく、非効率で生産性を下げる原因にもなっています。これが在宅勤務ではゼロになります。これだけでも、導入の価値は大いにあるといえます。

 

2、育児・介護等によるやむを得ない理由による優秀な人材の流出を防ぐ

昨今、育児や介護を事由とした離職が大きく叫ばれています。本人としてはできれば辞めたくない、会社としても、せっかく育てた人材を失いたくない。

在宅勤務を検討するきっかけになるのが、この優秀な人材が育児・介護になって必要に迫られた、というケースも多くあります。

また、今いる優秀な社員の囲い込みだけではなく、これからの時代は、多様な働き方を受け入れることが可能な企業・職場の方が採用マーケットでは応募者を集めやすくなることが予想されます。そういった点でも在宅勤務はメリットがあると言えます。

 

3、オフィスの省スペース化による賃料コストの軽減

事業が発展し、社員を増やすに伴いオフィスのスペースが必要になってきます。

また、オフィスのスペースだけではなく、デスク・パソコンといった仕事をするための什器備品も従来は一人増えるごとに一人分増設していく、というのが主流でした。

これが在宅勤務を導入し工夫することで、社員数は増えてもオフィスはコンパクトなままにし、固定費を圧縮することが可能になります。

在宅勤務に関わる5つの課題、デメリット

メリットがある一方で、在宅勤務には次の5つの課題があります。

■在宅勤務の5つの課題・デメリット

1、労働者の勤務時間帯と日常生活との線引きがあいまいで混在せざるを得ないこと

労務管理の基本は労働時間の管理です。この基本となる時間管理が在宅勤務の大きな課題となります。

在宅勤務の場合、自宅で仕事をするという性質上、仕事とプライベートが明確になっていません。細切れの時間をうまく活用し、仕事の途中に家事をやることもあるでしょう。

このような場合、家事をしている時間はもちろん労働時間ではないため、本来であれば給与(賃金)を支払う対象の時間ではありません。そして、2にも関係し、労働時間でなければ労災もおりないという時間帯がでてきます。

在宅勤務の場合、公私の線引きは非常にグレーになるため、万が一の事故の際には労働者に不利益になる可能性がゼロではありません。

労災が使えない場合は健康保険になること等、この部分は、自宅就業を始める前に対象者にしっかり説明する必要があります。

 

2、仕事をしている労働時間の算定が難しいこと

この労働時間管理の難しさは3の評価とも関係します。会社で一緒に仕事をする場合に比べ、上司・会社の目が行き届きませんので、ある成果物を生み出すのに、どれぐらいの時間をかけたのかという生産性が見えにくくなります。

また、残業時間のつけ方なども非常に難しく、生産性が低いタイプの人の場合、人件費だけが高騰し成果が全く生み出せないという状態も発生します。

よって、在宅勤務の効果、メリットを生み出せる対象者に限定してしまう要素にもなります。

時間管理のコツの一例としては、毎日の始業・終業時刻を記入した業務日報の提出を義務付けることや、自宅以外の場所(図書館や喫茶店など)では業務を行わないことをルール化することなどが考えられます。

 

3、明確な成果物があるもの以外は評価が難しいこと

在宅勤務の場合、時間で評価をするというよりも、仕事が見えない分、結果としての成果物でその人の仕事ぶりを評価することになります。

よって、明確な成果物を生み出さない職種の場合、1日働いたとしても何をしていたのか、何を生み出したのかわからないと、評価をすることが困難になります。

 

4、セキュリティ対策を含めたIT機器の取扱い、情報管理を徹底する必要があること

情報漏洩・セキュリティ対策としてまず第一に在宅で仕事をするために、重要な機密情報を自宅へ持ち帰る必要性が生じます。

また、その持ち出す情報の媒体は紙なのか?PCなのか?モバイル端末なのか?これらの媒体に応じた適切なセキュリティ対策を実施せずに、効率化だけを優先してしまうと、情報漏えいという最悪の事態を引き起こす要素にもなります。

また、仕事に利用する機器や、光熱費などの経費についてもルール化しておく必要があります。仕事で使用するPC等のモバイル端末を支給したとしても、自宅での光熱費は発生します。補助や手当の有無を含めどうするか考える必要があります。

 

5、そもそも在宅でできる仕事の範囲は限定されていること

上記のように課題も多い在宅勤務では、向いている職種や対象が限定されることになります。在宅勤務では主に以下のような仕事や社員が導入した場合に効果が見込めると言えます。

  • 外部の顧客対応が少ない自己完結性の高い仕事
  • 対面によるコミュニケーションが少ない仕事
  • 成果の評価を客観的に行いやすい仕事
  • ある程度、指示をうけずに自己の裁量で仕事を進められる立場の社員

人事評価の方法も在宅勤務では検討課題

経営側としては、この仕事をするには●●時間ぐらいかかるだろう、というアバウトな感覚的把握をしています。

例えば、**という提案書を作成するには●●時間ぐらいはかかるよなあ、という感じのものです。

よって、経営者が感覚的に把握している時間内で仕事をこなす人=会社からの評価が高い、となります。

逆に、労働時間はかかっているのに、仕事の進みが遅い、クオリティが低い人は当然評価が低くなります。(経営者のこの評価尺度は概ね当たっています)

しかし、この評価の尺度は、労働者からすると、非常にわかりにくいものです。

よって、こんなに頑張っているのに給料が低い、また、会社の人との接点が少ないことで自分は評価されていないと感じる評価に不満をもつ人が生まれてきます。

このように、仕事をしている姿が見えないという在宅勤務では社員の人事評価をどのようなモノサシで測るのか?という人事評価の面での課題もあります。

さらにいえば、人事評価と給与制度をどのようにリンクさせていくのかも重要なポイントとなります。

給与制度を検討する際の大切なポイントについては、以下の記事にてご説明しております。

在宅勤務の労働時間の管理方法

在宅勤務だから、こういう労働時間の管理方法をしなければいけない、というものではありません。

在宅勤務であっても、会社に出勤している場合と同じように労働時間を管理するのが基本ですが、状況によって以下のような様々な管理方法が考えられます。

  • 時間の算定が難しいということで1日何時間働いたとみなす、「みなし労働時間制」を利用することも可能です。
  • 出勤や退勤で会社に出かけるわけではないので、仕事を始める時間と終わる時間を任せるフレックスタイム制も考えられます。
  • 特殊な業務であれば、裁量労働制も考えられます。
  • 逆に、会社で働く人と同じように、朝から夕方の定時まで一緒に働き管理することも可能です。

会社の風土や、他の人とのコミュニケーションの取り方、仕事の進め方によってどんな管理方法がいいのかを検討していきます。

在宅勤務のルールを就業規則で制度化するのがまた一苦労

在宅勤務制度のイメージができてきたら、その内容を就業規則に明文化していきます。

就業規則の本体の中に規定してもいいですし、本体とは別の「在宅勤務規程」を作成してもいいです。

さて、この明文化・ルール化の作業ですが、こういう風な制度にしたい、というイメージがあっても、それを具体的なフレーズに落とし込むのは慣れていないと難しいといえます。

一口に在宅勤務といっても、次のようにいろいろな制度設計が考えられます。

  • 育児や介護など特殊事情を抱えている人に利用者を限定する在宅勤務制度
  • 会社全体として在宅勤務を導入する制度
  • 月に1日、週に1日など、試験的に在宅勤務を導入する制度
  • 職種を限定して在宅勤務を導入する制度

ネットを探せば、どこかにそれらしいサンプルが落ちている可能性はありますが、もう少しここをこういう風に改良したい!というアレンジをするのがまた難しいともいえます。

あまり考えたくありませんが、サンプルを流用してあまり内容をチェックしないでいると、会社の意図しない条文が一つ紛れ込んでいるだけで、トラブルが起こる可能性もあります。

在宅勤務の導入をバックアップしサポートいたします

弊所代表の志戸岡はこれまでに、社員数1名から数百名までの中小企業の50社以上の就業規則の作成をしてきた実績があります。

在宅勤務制度も、会社の実態に合わせてうまくアレンジし、クライアントでの運用実績があります。

在宅勤務で大きな課題の一つとなる労働時間管理についても、時間管理の方法に合わせたツールやシステムをご案内致します。

あるクライアントの一例では、エクセルで作成したオリジナルの勤怠集計シートを作成し、管理の手間を省くと同時に、時間管理を適切に行うようなフォローをさせて頂きました。

また、在宅勤務では顔を合わせる機会が少ないという特性上、メンバー間のコミュニケーションが希薄になることもあります。

こういった課題を克服するために、チャットワークやスカイプなどのコミュニケーション・連絡ツールもご紹介し、運用のフォローも実施しています。

加えて、経営者では細かい部分まで分からない法律上の注意点や在宅勤務制度で社員が理解しておかなければいけない点をきちんと伝える必要もあります。

この社員への周知・伝達という業務については、社員説明会を開催することで、ルールを浸透させるサポートも実施しております。

 

弊所が感じる傾向としては、在宅勤務の導入を検討する企業の特徴の一つとして、ITツールを駆使して効率的に業務を進めたいと考える経営者の意向がある、ということがあげられます。

そして、そういった企業では、社労士や税理士をはじめとした外部パートナーに対しても、ある程度ITに強く、スピーディーに対応してくれる人を求めている気がします。

 

そういった観点から見ても、志戸岡はメールはもちろん、チャットワーク、LINE、スカイプなどのツールをお客様のご要望に合わせて使いこなしており安心です。

在宅勤務制度をうまく運用するのは、こういったITツール、クラウドシステムを使いこなすことがカギになります。

今まで使ってこなかったけど、在宅勤務をはじめるタイミングで、ITツールにもチャレンジしたい、という方のフォローもお任せください。

社会保険労務士 志戸岡豊のプロフィールはこちら

在宅勤務を含めた就業規則作成にかかる費用と作成までの納期

在宅勤務を就業規則に導入する場合は、就業規則コンサルティングに申し込み頂くことでサービスを提供いたします。

就業規則コンサルティングはライトプラン、スタンダードプラン、フルサポートプランの3つの基本プランがあります。

  • ライトプラン     250,000円
  • スタンダードプラン  350,000円
  • フルサポートプラン  450,000円

各プランは原則として3ヶ月間を1セットとします。 

就業規則を作成しようと考えた経緯や問題を抽出し、各企業に最適なマネジメント手法を検討し、形にしていくこの業務の成果をだす期間として「3ヶ月」が最適と考えています。

就業規則のサービスの詳細は以下のページをご参照いただくとともに、もし上記でご説明した在宅勤務制度についてよくわからないことや、自社で導入できるのか判断に迷われる方がいらっしゃいましたら、まずは一度お電話にてご相談ください。

経営者様や、人事担当者様からのご相談は、無料にて承っております。

また、御要望があれば、電話だけではなく、弊所へお越し頂ければ対面での相談も初回は無料にてご対応させて頂きます。

就業規則のご相談

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

お問合せ

まずは電話または問合せフォームにてお問合せください。この段階では一切費用は頂きません。

対面相談(来所)

お問い合わせに対する回答を踏まえ、対面相談を希望される方は弊所へ来所頂き、直接お話を伺います。この段階も一切費用は頂きません。

ご契約

ご依頼内容に応じて見積を提示致しますので、サービス内容にご納得いただけたら、契約となり、この段階から報酬が発生致します。

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東京都千代田区の志戸岡社会保険労務士事務所のホームページにお越しいただき、ありがとうございます。弊所は就業規則の作成・改定を専門とする社労士事務所です。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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社長!そろそろ口約束の労働契約はやめましょう

出版:労働調査会

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改訂版「労務リスク・トラブル」いざのときの対処法Q&A

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