• 日常的にどうしても残業が一定時間発生してしまいなかなか改善できない
  • 固定額の残業代を含めて給与、月給を管理していきたい
  • 年俸、年収額で社員と評価のバランスを考えたい
  • 1分単位の毎月の残業計算が面倒で困っていて固定額で支払いたい
  • 今まで勤怠管理がアバウトだったが、きちんと管理していきたいが残業代が心配

このような残業代に関するお悩みありませんか?

多くの企業の悩みの一つとなっている残業代ですが、この残業代を毎月固定金額で支払っていくという手法が固定残業代(定額残業代など呼び名はいろいろあります)制度です。


この固定残業代制度は、ここ数年で導入する企業が増えてきており、認知度も高くなってきているように思います。

そして、導入企業が増加することに伴い、間違った設計・運用をしているケースも増えており、トラブルも比例して増えているようです。

世間では、この固定残業代制度を使っている企業はブラックなどという声もありますが、私から言わせれば、固定残業制度自体はブラックでもありません。

間違った使い方をするからブラック、もしくは黒にちかいグレーになるだけで制度そのものに罪はありません。

この固定残業代制度は適切に運用するためには、知識やスキルが必要となります。このページでは、固定残業代制度を法的に問題なく活用するためのポイントと注意点についてご説明いたします。

目次

【固定残業代制度のポイント】

  • 制度設計面でのポイント
  • 運用面でのポイント

【固定残業代を利用する上で理解しておくべきこと】

  • 間違った運用でのトラブル・訴訟が増加している事実
  • 固定残業代制度が否認される運用面での危険性、リスク
  • 労働時間管理の徹底こそが運用のカギ

固定残業代制度の制度設計面・運用面のポイント

制度設計面でのポイント

固定残業代制度を利用するには、まず就業規則、賃金規程において制度を規定する必要があります。

この制度を設計するうえでのポイントを以下にご紹介致します。

 

【 制度設計面でのポイント 】

1、固定残業の金額を明確に区分しておくこと

⇒いくらがその固定残業代なのかが基本給や他の手当と明確に区別しておく必要があります。

 

2、固定額で支払う金額が何時間分の残業なのか明確にしておくこと

⇒1の金額を分けるだけではなく、その分けた金額が何時間分の残業代であるのかをしっかりとした計算根拠をもとに明確にしておく必要があります。

 

3、設定時間は45時間以内にすること

⇒残業には健康面を考慮し、限度基準が設けられており、それが原則1ヶ月45時間です。(建設業など一部例外の業種は除く)時間外・休日労働届(36協定)もこの限度時間を基準に作成しますので、設定時間もこの45時間に収めておくことがベターです。

 

4、就業規則・労働契約書・給与明細に明記すること(10名未満の会社は就業規則は必須ではありません)

固定残業制度を導入するには就業規則にきちんと制度を規程し、そして、社員と個別に結ぶ労働契約書にも固定残業の項目を明記しておく必要があります。また、当然、毎月支給する給与明細書にも明記しておく必要があります。

 

5、手当の名称は一目で残業代とわかるものにしておくこと

⇒手当の名称については自由なのですが、やはり誤解を与えないように「定額残業手当」、「固定残業手当」、「みなし残業手当」といった一目で残業代とわかる名称にしておくことがベターです。

運用面でのポイント

次に、運用面でのポイントとなります。

 

【 運用面でのポイント 】

1、就業規則を変更する場合は個別に同意を得ておくこと

⇒新しく固定残業制度を導入する際に就業規則を変更する場合、大半が労働条件が悪化する不利益変更となります。よって社員それぞれから個別の同意を得ておく必要があります。

 

2、労働時間をしっかり把握・管理すること

固定残業代制度を導入したからといって、労働時間の管理をしなくていいわけではありません。

 

3、設定時間を超えた人には超過分の残業代を支払うこと

⇒おそらく、この部分が2の労働時間の把握と絡めて一番のネックでしょう。導入したのはいいけれども労働時間を把握していない。いくらオーバーしているのかわからない。といった状態です。

固定残業代制度を利用する上で理解しておくべきこと

間違った運用でのトラブル・訴訟が増加している事実

この固定残業代制度は、認知されるにしたがって、間違った解釈で適当な運用をしているせいで、訴訟など争いになるケースも比例して増えています。

最近の判例では以前に比べ制度の設計面だけではなく、運用面を厳格にチェックされ、OKかNGかが判断されるようになってきています。

実はこの固定残業代制度は制度を設計することはもちろんなのですが、知識がない人が運用することが非常に難解な制度であることはあまり認知されていません。

これは、労働時間管理と残業代の計算方法が非常に複雑で面倒であるためです。

結果として、面倒になり、次の運用面での二つのリスクを抱えている企業があります。

固定残業代制度が否認される運用面での危険性、リスク

1、制度だけ作って労働時間を管理していない

これはもう運用面として論外です。

固定残業制度を導入する場合、通常以上に時間管理を厳格にやる必要があります。

制度さえ規定すれば、あとは何もしなくていいわけはありません。

制度(規則)がしっかりしていても、きちんと制度を運用できていないと制度自体が死んでいると見なされ否認される事例がでてきています。

非常に危険です。

 

2、時間管理して記録はあるのに、不足の残業代を払っていない

上記に似ていますが、これも制度が正しく運用されていないパターンです。

恐らく、時間管理と計算をきちんとやるのが面倒だからやっていないと推測されます。

不足が生じた場合は支払うという制度のはずが、不足が生じても支払っていないのであればそれは当然問題です。

タイムカードなどの記録と残業代の支払い金額が一致していないようなケースも似たような状況でしょう。

それぞれの資料の整合性がなければいけません。

固定残業代制度の運用のカギは労働時間管理の徹底

固定残業代制度をうまく運用するためには何も、ものすごいスキルがいるわけではありません。

社員の労働時間しっかり記録・管理して、その実働時間に応じて支給するという極めて基本的な原則が大事ということです。

しかし、残念ながら、まだまだ労働時間をきちんと管理していない企業は中小企業ではたくさんあるというのが実感としてあります。

弊所でも、新規のクライアントの初回相談で、驚くことがあります。

就業規則は社労士の先生に頼んで作ってもらって、内容もしっかりしたものがあるにも関わらず、経営側・社員側ともにその内容を理解しておらず、まったく運用ができていないケースを何度も見てきました。

実行されない就業規則なんて作っても意味はありません。

それは実行に移されない事業計画書と同じぐらい意味はないでしょう。

労務管理は、まずは時間管理からはじまります。

まだやっていない会社は「今すぐに」始めてください。

残業代でお悩みや不安がある方は、ぜひ一度ご相談下さい

ここまで、固定残業代制度は設計・運用面でそれぞれポイントがあり、実際に運用してしく方が難しいということをお話してきました。

ルールや制度を作ったとしても、その制度を適切に運用するためには、労働法に関する豊富な知識と現場で培った経験値が必須条件となります。

 

これは、率直に言って経営者が一人でやるには簡単にできることではありません。

固定残業代制度の規定のサンプルはネットにもあまりないと言えますし、書籍を購入し、ひな形をそっくりそのまま真似て作ったとしても、まずきちんと運用することはできません。
 
勤怠管理を法的に問題なく実施し、残業代計算も正確に過不足なく実施するためには、知識が必要になります。

新しい制度を導入する際には、社員に説明するための資料を作り、これをもとに社員に説明し、納得を得るという作業が必要になります。

これだけの作業を中小企業では、経営者ご自身もしくは人事担当者が行うのは相当ハードルが高いと言えます。
 
注意点が非常に多い、この固定残業代制度を導入するには、この制度に詳しい経験豊富な専門家に依頼するのが一番です。

なお、弊所代表の志戸岡は10年以上に渡りこの仕事をしておりますので、どのような流れで進めていくべきか、また、その際にどのような資料を用意しどのような説明をすれば社員が納得しやすいのか、そのノウハウを持っています。

もちろん、制度の導入によって、社員各人の給与がどのように変化するのかといった賃金のシミュレーション資料も作成し、会社・社員双方が誤解を生じないようなサポートをします。
 
残業代でお悩みや不安がある方は、ぜひ一度ご相談ください。

 

当事務所では、経営者や人事担当者の方からのご相談は初回相談は無料にて承っております。お電話とメール、ご都合のよい方法でご連絡ください。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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