就業規則の変更・改定

  • いまある就業規則がわかりずらい
  • いまある就業規則が実態と違っている
  • 就業規則を変えたいけどどう変えればいいかわからない
  • 古い就業規則を今の法律にあった内容にしたい
  • 社員のモチベーションがあがる給与体系に変えたい

こんなお悩みありませんか?

東京都千代田区にある弊所は、JR総武線の水道橋駅を最寄駅とする事務所で、就業規則の作成、変更、改定を中心にした労務の仕組み作りを最も得意・専門分野としています。

今まで数多くの中小企業の就業規則の変更・改定をサポートさせて頂き、作って終わりではなく、現場でうまく運用できる規則をご提案いたします。

就業規則の変更、改定でまず理解するべき3つのこと

就業規則、社内のルール、と一口に言っても、就業時間から給料、手当の賃金に関することや、福利厚生、研修、健康管理など多岐にわたります。

就業規則を新たに作成した(古い規則を抜本的に大改定した)経営者は、「やっとウチにも就業規則できちんとしたルールができた!」と一安心します。

しかし、社内のルールというのは会社の成長、事業環境や人員構成の変化など様々な理由でしばしば改定の必要がでてくるのが現実です。


こういった時に、どうやってスムーズに規則・条件を変えていくのか?

これは経営者にとって大事な仕事の一つです。


就業規則・労働条件を変える時に抑えるべきポイントとして次の3点があげられます。

この3点は法律上の要件となりますので、まずはこの点を理解したうえで進める必要があります。

 

1、就業規則・労働条件はいつでも労使の交渉・合意があれば変えることが可能

2、就業規則・労働条件を変える場合は社員代表の意見を聞く必要がある

3、就業規則・労働条件を悪化させる場合は個別の同意が必要

 

上記を逆に読むと、労働者の同意がなければ、就業規則を悪く変えることはできない、というが原則になります。

就業規則の変更、改定の3つのパターン

次に、就業規則・労働条件を変更するパターンを考えます。

変更のパターンとしては次の3つが考えられます。

 

これを上記の法律の要件と照らし合わせると要点はそれぞれ以下となります。

 

1、社員にとって条件が良くなるパターン

→条件が良くなるので、この場合は社員代表の意見を聞くだけでOKとなります。まず揉めることもありません。

新しいルールを社内周知すればそれだけで効力が発生します。


2、社員にとって条件は変わらない。または、条件が悪化してるかどうか微妙、明確な判断がつかないパターン

→実は就業規則・労働条件の変更、改定では大半がこのパターンです。

就業規則や労働条件の変更は、その変更が「合理的である」と認められた場合にのみ、労働者の同意がなくても、その変更の効力が生まれるようになっており、同意がない変更は極めて有効性の範囲が狭いといえます。

この合理性の判断は、最終的には裁判所での判断となりますので、判断がつなかい場合は極力社員一人一人から同意を得ることが重要となります。

 

3、社員にとって条件が悪くなるパターン

→景気や業績が悪くなったり、過去の条件が良すぎた為に、給与水準を下げる、諸手当を無くす、退職金の額を減らすといった誰がみても明らかに条件を悪化させるパターンです。


条件を悪化させるため、社内周知→社員代表の意見を聞くだけではその就業規則には効力がなく、社員より個別の同意を得る必要があります。

同意を得る方法は一覧表で社員それぞれから同意確認のサイン・押印をもらう方法や契約書をきっちり個別に締結する方法もあります。

 

言うまでもありませんが、このパターンでは同意を得て法律上の問題がなくても、労働条件を悪化させたことでの、社員の「心」に対するダメージが発生し、優秀な社員の離職に繋がるリスクはあります。

そういう意味では、法律上の要件に加え、経営陣と社員との人間関係も重要なポイントといえます。

就業規則の変更、改定の流れ

就業規則の変更、改定を実際にご依頼された場合の基本的な流れをご案内致します。

要望事項、ゴールイメージ共有のためのヒアリング

まずは、就業規則を変更・改定する趣旨、目的をお聞きし、どういった内容にしたいのかゴールイメージを共有させて頂きます。

ここでのポイントは3点あります。

  1. なぜ、就業規則を変えよう!と思ったのか?
  2. なぜ、プロに頼もうと思ったのか?
  3. なぜ、今のタイミングで変えようと思ったのか?

お客様の要望、目的、会社の現状把握をじっくりとさせて頂きます。

現状の就業規則のチェック

現状ある就業規則や賃金規程の内容を法律上の義務の観点と法律上の義務ではないけれども、あった方がいい、変えた方がいいと考えられる観点に分けて、チェックしていき、コメント付きでご案内いたします。

改定案の作成、適宜改良

現状の就業規則をチェックした資料をもとに、改定の方向性をすり合わせ、改定案のドラフトを作成いたします。

その後、作成した改定案をもとに、打合せにて条文の意図をご説明し、その上で、細かい改良、追加、修正をしていきます。

選択肢があり経営者が判断に迷う部分については宿題とし、適宜保留箇所はありつつも先に進めていくことになります。

※なお、一旦決定した方針であっても、就業規則を完成させ監督署へ届け出を行うまでであればスケジュールの都合がつけば変更・改良は何度でも可能です。

賃金規程改定の場合は、給与額変動シミュレーション

給与体系を変える、新たな諸手当を作る、今まであった手当をなくす、といった実際の給与額に変更が発生する場合は、制度の改訂前後での各社員での給与額の変動シミュレーションを実施します。

このシミュレーションで問題があれば、戻って規程の修正・改良をすることを繰り返します。

就業規則の概要確定後、社員へ規則の提示・説明

変更後の就業規則の概要が固まり経営側としてはOKとなれば、次は社員への具体的な規則の内容説明へと移ります。就業規則の効力は、社員へ説明し、「周知」をしないと発生しない為、この「説明」は非常に重要なポイントとなります。

個別の労働契約書または同意書の作成

就業規則は労働条件を悪くする場合は、社員の個別の同意がなければ効力が発生しません。

よって、給与体系を変える、諸手当をリニューアルする、固定残業代制度を導入する、といった場合は、新しい条件での労働契約書を個別に締結することになります。

社員過半数代表者の選出、意見書の回収~届出

社員からの同意も得られたら、あとは労働基準監督署への届出業務があります。

この届け出には社員の過半数代表者から意見書を回収し、一緒に添付し届け出することが必要です。

この際、社員の過半数代表者の選出については、記録をとっておきます。

就業規則の変更のスケジュールは「何を」、「どのぐらい」変えたいのか、また、変える内容を社内で協議し、社員から合意を得る時間によって、大幅にスケジュールが変わってきます。

実績値としては、簡単な変更であれば1ヵ月で済む場合もあれば、1年以上かけてじっくりと進める場合もあります。

弊所の就業規則変更・改定サービスの特徴

弊所に就業規則の変更・改定サービスの特徴をご案内いたします。

 

1、中小企業に特化した現場で使える就業規則の提案と運用サポート

弊所代表の志戸岡はこれまでに、社員数1名から数百名までの中小企業の50社以上の就業規則の作成をしてきた実績があります。

中でも、社員数20~30名規模の会社において、経営者自身との対話を通して、経営者の目指す組織化・仕組化のサポートをするのを最も得意としています。

実は、就業規則で最も起こりがちな落とし穴とは作成する内容ではなく、その作成した規程を現場が運用できないことにあります。(ひな形をよく理解しないまま、そのまま導入し、いつしかお蔵入りするのもこのパターンです)

よって、弊所では、運用できないものはそもそも作らない。現場で使えるものを作る。そして、作ったものをどう運用するかという点に力を入れて徹底的にサポートします。

 

2、会社の制度・ルール変更に伴う合意形成の場づくりのサポート

このポイントは、社労士としての実務経験を積む中で志戸岡自身が重要性を認識し、徐々にサポート力をあげてきた部分になります。

就業規則を作成しても、うまくいかないパターンの一つが、経営者自身はその内容に満足しているのにも関わらず、社員の心は離れていってしまう状態です。

つまり、組織として合意形成がうまくできていない状態です。

こうなると、法律としては何ら問題がありませんが、組織が活性化しない、モチベーション・生産性が低い、会社の方針に反発する社員がでてくる、結果、良好な職場環境、業績向上に繋がりません。

第三者として、社員の立場も考えながら、合意形成のアプローチの仕方、法的な手続き・手順を丁寧にサポートいたします。

また、ご要望に応じ、社員説明会への同席・講師、社内検討会議での司会としてのファシリテーターとしての役目をすることも可能です。

 

特に、今ある就業規則を変更する場合は2のポイントが非常に重要になります。

就業規則の変更、改定の料金のご案内

就業規則の変更・改定サービスについては、何をどこまで変えたいのかによって、料金も大きく変わります。

詳しくは、初回相談にてご依頼の内容をお聞きした上でお見積書をご提示させて頂きますが、以下に今までの事例をご紹介させて頂きます。

 

<軽微変更の場合>

  • 新たに出張旅費規程を作る(一部新規規程の追加)・・・20,000円
  • 就業規則の条文を一つだけ変える・・・30,000円

 

<大きな改良の場合>

  • 抜本的に給与体系の変更・・・通常の新規作成と同じ料金。250,000円~

安心の就業規則キャンセル保証制度

ここまで弊所の就業規則の変更・改定サービスをご案内させて頂きましたが、良さそう!と思っても、実際に良いのかは頼んでみるまでわかりません。

「本当にここに頼むのがベストか?」という不安があるはずです。

実際に私が逆の立場であればその不安は想像できますので、初めて利用するお客様の不安は十分わかります。

そのため、弊所では少しでもこの不安を少なくするために、そして、提供しているサービスのクオリティに自信があるからこそ、就業規則の変更・改定コンサルティングでは、ヒアリングに基づいて作成した初回の就業規則の改定案をPDFにて提示させて頂いた時点まで無償でキャンセルができるようにしています。もちろん、キャンセルの理由は一切問いません。

これにより、お客様がこんな目に合うことを無くします。

  • 打合せでえらく上から目線で指導され、なんだかこの人からアドバイスをもらいたくないなあ・・・と思いつつ、いやいや作るはめになってしまう
  • 実際のサービスが始まって、やりとりのレスポンス、スピードが遅く、ちょっとストレスになってしまう
  • 作成された規則がどこかのひな形を適当に作ったようなもので、自社に合っていないと感じられる程度のものを提供されゲンナリしてしまう
  • ホームページにはいいことばかり書いてあったけど、実際のサービスは大したことないなあ・・・と期待を裏切られてしまう

千代田区水道橋の弊事務所にて就業規則の無料相談実施中

就業規則の変更でお悩みの方に向けて、千代田区水道橋の事務所へ来所頂ければ、就業規則の変更の無料相談を実施しております。

その際、現在ある規則を持参頂ければ、具体的な回答をご案内させていただくことができます。ぜひ、ご相談下さい。

〒101-0061 東京都千代田区三崎町2-15-4 奥山ビル6階

・JR総武線 水道橋駅より 徒歩2分

・半蔵門線 神保町駅より 徒歩8分

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就業規則のご相談

就業規則の変更・改定についてメールでの相談・お問い合わせをご希望の方は、下記フォームより情報を送信ください。24時間承っておりますが、返信にお時間を頂戴する場合がございますので、お急ぎの方はお電話にてご相談ください。

(例:山田商事株式会社)

(例:山田太郎)

(例:03-1234-5678)

(例:sample@yamadahp.jp)

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

お問合せ

まずは電話または問合せフォームにてお問合せください。この段階では一切費用は頂きません。

対面相談(来所)

お問い合わせに対する回答を踏まえ、対面相談を希望される方は弊所へ来所頂き、直接お話を伺います。この段階も一切費用は頂きません。

ご契約

ご依頼内容に応じて見積を提示致しますので、サービス内容にご納得いただけたら、契約となり、この段階から報酬が発生致します。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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 著書の紹介

社長!そろそろ口約束の労働契約はやめましょう

出版:労働調査会

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改訂版「労務リスク・トラブル」いざのときの対処法Q&A

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