中小企業経営者が知っておきたい就業規則の作成の意義と5つの活用ポイント

  • そもそも就業規則とは何なのか?
  • 就業規則を作成する意義や意味は?
  • 就業規則が作成しないと会社はどんなリスクがあるのか?
  • 例えば、就業規則ではどんなことを決める必要があるのか?
  • 法律上、どんな会社に作成することが求められているのか?
  • 大企業と中小企業、個人事業では就業規則を作成する場合、どんな違いがあるのか?
  • 就業規則はとりあえず作成しておけばOKなのか?
  • 就業規則の作成のコツ、ポイントはどんなことか?
  • 就業規則を作成するうえで、どんなところが間違いやトラブルを生みやすいポイントか?
  • 就業規則を作成したあとの職場での活用方法は?

就業規則を作成する必要性を感じても、たくさんの疑問を持たれる方もいらっしゃいます。

そこで、このページでは、以下の目次の通り就業規則ってそもそも何?という初歩的な質問から、就業規則の具体的な作成のポイントなどについてご説明いたします。

目次

  • そもそも就業規則とは?わかりやすく言うと何なのか?
  • 就業規則を作成する意義や意味は?
  • 就業規則がない会社が抱えているリスクとは?
  • 就業規則作成に関わる5つのポイント
  • 適用範囲を決めて社員の種類ごとに作成するのが鉄則
  • 就業規則の変更による給与カット、賃下げの可否について
  • 労働条件や待遇をやむを得ず不利益変更する場合の対応法
  • 就業規則の実際の規定例と活用方法
    1)問題社員に対する懲戒処分の実施、対応について
    2)有期契約社員からのキャリアアップ規定によるミスマッチ防止
    3)転勤、出向、転籍などの人事異動規定と実際の運用の注意点
    4)社員の健康診断、健康管理に関する規定ポイント
    5)ハラスメント規定の作成ポイントと実務上の注意点
    6)定年後の再雇用社員の規定のポイント
  • 就業規則の届出と効力に関する注意点
  • 就業規則を活用して業績が向上した実例の紹介

そもそも就業規則とは?わかりやすく言うと何なのか?

就業規則とは、一言でいえば、「職場のルールブック」です。

もう少し詳しく言えば、働くにあたってのその職場のマナーやルールの部分(服務規律)と働いた場合にもらえるお給料などの待遇を定めたルールの部分(労働条件)に分かれます。

よって、就業規則がない会社は、ルールが明文化されておらず、社長の頭の中にだけあるような会社になります。

昨日決めたことがあっさりと翌日変わっている。中小企業ではよくあることです。

しかし、仕事の進め方などの指示ならともかく、給料(お金)をはじめとした働く条件がころころと変わっては働く社員にとっては非常に身分保障が不安定で生活が働きにくくなります。

ルールや約束事を明確にすることで、あなたの会社が抱えるリスクを減らせます。

そして、同時に職場で働く人が仕事をしやすい環境を整えることで、強いチームの土台を作ることができます。

就業規則を作成する意義や意味は?

就業規則を作成し、きちんと活用することで次のような価値が生まれます。

  • 就業規則を活用することで、問題社員に余分なコストや手間を払う必要がなくなり、あなたは大きな安心感が得られます。
  • 就業規則があることで、あなたの会社で働く人に大きな安心感を与えることができます。
  • 就業規則で職場環境を整備することで、あなたは新規顧客をどうやって増やすか?既存客の満足度を如何に上げるか?といった本来やるべき営業やマーケティングに集中することができます。
  • 就業規則を作成する過程で、あなたが気づいていない会社の問題点や課題が見える化し、今後の課題が明確になります。
  • 就業規則を作成することで、これからあなたの会社を、あなた自身がどういう会社にするかを考えるきっかけになり、方向性を打ち出すことができます。
  • 社員側から見ても、自分の会社は規模が小さくても、きちんとしたルールがある、という信用・信頼に繋がります。

就業規則がない会社が抱えているリスクとは?

もし、あなたの会社に就業規則がなければ、実は知らないうちに様々なリスクを抱えていることになっています。

  • 就業規則を作成するなんて面倒!
  • 無くても別に大丈夫でしょ?

このように考えている中小企業経営者はまだまだたくさんいらっしゃいます。 

もし、あなたの会社に就業規則がなければ、あなたの会社はカギのついていない家のような無防備な状態となっています。

経営者である、あなたの知らない間にそのリスクは大きくなり、事態は日に日に悪化していくことになります。

「うちの会社は大丈夫。そんなことはない。」

本当にそうでしょうか?

いま、国に寄せられる労働相談の件数は1年間で100万件を超えていることをご存知でしょうか?

  • サービス残業で訴えられたら、過去2年間分が請求されることになります。
  • 良くも悪くも、弁護士の先生方は残業代の請求を積極的にPRしています。
  • 長時間労働による過労死、うつなどの問題も年々大きくなっています。
  • セクハラ、パワハラ、マタハラなどハラスメント対策も急務といえます。
  • 職場環境が悪い会社には、いい人材が来なくなってきてしまいます。

サービス残業以外にも、社員とのトラブルの種は今の時代無数に存在しています。

毎年のように変わるすべての法律を守れているという自信がありますか?

あなたが何も知らずに寝ている間に、あなたの従業員は自分の会社のおかしな部分があれば、会社には聞かずにネットで調べているのです。

そして、最初はやる気があった社員も自分の会社が「ブラック企業なんじゃないのか?」という不信感が芽生えてしまい、少しずつ、少しずつ会社への忠誠心を無くし、モチベーションを低下させていくようになります。

目に見えてこない、この会社と従業員との間にある不信感による人間関係の悪化もある意味で大きなリスクになってしまいます。

これらのリスクを減らし、トラブルの種が芽をださないように予防する第一歩が、きちんとした就業規則を作成することになります。

 

このように、就業規則には法律上の義務だから作成する、という意味以外にも大きなメリットもあり、逆に、就業規則がなければ無用なリスクを抱えることにも繋がります。

次に、就業規則の作成に関わる5つのポイントについて見ていきます。

1、適用範囲を決めて社員の種類ごとに作成するのが鉄則

さて、具体的な作成のコツの一つになります。

労働基準法では、事業場(会社)に使用される者で賃金を支払われる者は役員を除いて全て「労働者」と規定されています。

就業規則の作成を検討する際には、個々の企業における社員の区分(正社員、準社員、パートタイマー、アルバイト、契約社員、嘱託社員など)をまず定義し、その就業規則をどの社員にまで適用させるかが重要となります。

なので、うちの会社は正社員しかいない!という場合は作成が非常に簡単で1種類ですみます。

逆に、飲食店や小売業などのように、パートさんもいれば契約社員もいる場合はそれだけ管理する区分が増えるため、就業規則の作成方法も複雑になっていきます。

よくありがちなパターンが、就業規則の適用範囲において「この規則は○○株式会社社員に適用する。」などのように社員形態に関して特段の指定がない場合があります。

この場合、パートだから・・・契約社員だから・・・この規則は適用外、とはならず当然ながら事業場における全ての労働者にその就業規則が適用されることになります。

全ての待遇が全部の社員で同じであればこれでもいいのですが、多くの場合は違っています。

そもそも、待遇が同じであれば、社員の区分を分ける必要がありませんよね。

 

もう一つ、よくある失敗事例として、「この規則は正社員に適用する。パートタイマー及び契約社員については別に定める規則を適用する」と明記されていながら実際にはパートタイマー規則や契約社員規則がない状態です。これも危険なパターンです。

この場合においても、パートタイマー用の就業規則を作成していない場合は、正社員用の就業規則がパートタイマーや契約社員にも適用されてしまうことになります。

上記のような場合、仮に賞与や退職金は正社員にのみ支給したいと思っていても、もしパートタイマーや契約社員から請求されてしまい争いになった場合には、会社が支払う必要が生じてしまいます。(支払う金額についてはまた別の問題となります)

賞与や退職金といった直接的なお金の面以外でも、慶弔見舞、休職期間、有給休暇や特別休暇の支給日数といった様々な条件を雇用区分によって差を設けたいと考えているのが現実です。

 

よって、就業規則を作成する場合は必ず自社の社員の区分や定義を明確にしていくことからはじまります。

そして、正社員用、パートタイマー用、契約社員用、嘱託社員用、とそれぞれの規則を作成していきます。

2、就業規則の変更による給与カット、賃下げの可否について

賃金(給料)は基本的には一度昇給したものは下げることはありません。

しかし、下げざるを得ないときもあります。

賃金カットの問題はできれば避けたい問題ですが、そうもいっていられない場合もあります。

このような明らかに社員が不利益をうける会社のルールの変更を「不利益変更」といい、通常の就業規則作成の場合とちがい、対応には一層の慎重さが求められます。

 

そもそも、一旦決めた社員の給与を下げることができるのでしょうか?

社員の働く条件(労働条件)、とりわけ賃金や退職金等の重要な条件を不利益に変更する場合には会社は労働者の同意が必要とされています。

 

  • 社長「会社の業績が急激に悪くなった・・・。みんな今は会社を守る為に、給料20%カットすることを了承してほしい」
  • △社員「わかりました・・・。会社が潰れるよりはましですよね・・・。」

 
このように、きちんと社員と同意の上であれば給料を下げることは法律的には可能です。

※この場合のモチベーションの低下は別にケアする必要があります。

 

ただ、業績が悪化した場合には、今一度立ち止まって考えるべきことがあります。

それは給料カットによりみんなで痛みを分け合うべきなのか、リストラによって一部の社員に痛みを強いるのか、という選択です。

リストラと賃下げはどちらが正解かはありません。

経営者の考え、会社のカラー、今後の会社の方針、業界の展望といった色々な要素を考え、苦しい時期を乗り越え、攻勢に転じる為にはどちらがベター、ベストなのか、という選択をする必要があります。

 

なお、同意もなく一方的に下げてしまえば、それ自体が無効となってしまい、遡って賃金を支払う義務が発生します。

 
例外的に、“給料を下げなければ会社がつぶれてしまう”というぐらい誰からみても仕方がない(給料を下げる理由が合理的と言える)時は同意がなくてもOKな場合もあります。

しかしこれはレアケースです。

争いになってしまえば、OKかどうかというのは裁判でしかわかりません。

よって、中小企業の現場においては、会社の状況を理解してもらい社員の「同意」を得ることが現実的な対応法となります。

3、労働条件や待遇をやむを得ず不利益変更する場合の対応法

就業規則を作成したり、変更したりする場合には、通常は社員の過半数代表者からの意見を聞くことが労働基準法にて定められています。

就業規則を作成するうえで、社員の待遇をよくする場合は意見を聴くだけで何ら問題ありません。

しかし、この「意見を聞く」という作業は必要条件ではありますが、賃金をカットする、退職金の支給率を下げる等のような明らかな労働条件の悪化させる場合には意見を聞くだけでは当然不十分であり、この場合には“同意(合意)を得る”必要がでてきます。

これは法律上において労働基準法ではなく、労働契約法において以下のように明確に定められています。

 

『使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。』

 

よって、同意を得ていない労働条件の悪化は、訴訟を含めたトラブルのリスクを会社側が抱えることになります。

もし仮に、一方的に変えた条件が法的に認められない場合は、元の条件での支払いが当然義務付けられてしまいます。

そのため、会社として絶対にやるべきことは同意を得て、それを記録に残しておくことになります。

弊所ではこの同意の部分は「同意書」ではなく、新しい労働条件を明示した新しい「労働契約書」を結びなおすことをお勧めしています。

時間をかけて就業規則を作成し、監督署へ届出まではしたものの、この同意をとることをおろそかにしてしまい、社員から後で規則が変更したことに同意していない、と言われトラブルになるケースもあります。

記録がなければ会社・社員がともに“言った、言わない、という問題がはじまり事態の収拾がつかなくなってしまいます。

そのため、リスクを減らすためにも就業規則と労働契約書は一体のセットとして考える必要があります。

以上を踏まえ、就業規則の不利益変更の際には、以下の手順を経ることが重要となります。

1、説明会の開催などで社員へ変更内容、変更の必要性を十分に説明する

2、社員と個別の労働契約書を作成し締結する

 

ちなみに、ここで個別に労働契約書を締結する中で、大半の社員とは同意できたけど一部の社員からは同意できていない場合はどうなるのか?という疑問が生じます。

結局のところ、この場合でも“合理的”であるかどうかで○か×かが決まるのですが、その合理性の判断基準の一つが他の労働者の同意を得られているか?ということになります。

 

面倒ではありますが、大きな労働条件変更の際には必ず労働契約書を整備することをお勧め致します。

なお、条件悪化を伴う就業規則の大幅な改定は取扱を間違えると、大きなトラブルを引き起こす要因にもなります。

程度の問題はありますが、慎重に進める必要があることを十分理解してください。

4、就業規則の実際の規定例と活用方法

1)問題社員に対する懲戒処分の実施、対応について

就業規則を作成する効果の一つとして、仮に会社の意にそごわない言動をする、いわゆる問題社員が発生したときに、きちんと懲戒処分ができることがあげられます。

会社(使用者)が労働者に懲戒処分を行うためには、その種類及び程度に関する事項を就業規則に定めなければならないと法律にてきちんと規定されています。

※従業員10名未満の場合で就業規則自体がない場合には、労働契約書に記載することでも問題ありません。

※民法上の定めである信義則(信義誠実の原則)により、記載がない場合においても認められることはありますが、懲戒処分を行うには原則として就業規則に記載されている事項に該当することが求められます。このことが大前提です。

 

さて、この懲戒処分については、法令及び公序良俗に反しない内容である限り使用者で自由に定めることができます。

例えば・・・

  • こういう服装はだめですよ
  • タバコを社内では吸わないでね
  • 副業は禁止にしますね
  • 顧客からの個人的な利益の受け取りはだめよ
  • 会社のパソコンでは変なサイトにアクセス禁止ですよ

など、いろんなことをその会社の業種や業態に応じて、決めていくことができます。

そして、その禁止行為を破った人に対しての懲罰として、一般的には譴責・減給・出勤停止・休職・降格・諭旨解雇・懲戒解雇などの懲戒処分の内容を決めていきます。

作成のポイントとしては、使用者は労働者がどのような行為を行った場合に、どのような懲戒処分を行うのかを想定して規則を定める必要があります。

ここで重要なのは、労働者が行った行為・行動と懲戒処分内容の程度の問題です。

これは裁判での量刑の重みと一緒で、軽度の違反で解雇などの重い処分は法的に認められない、というものです。

例えば、無断欠勤が2〜3日続いた労働者を解雇したい、と考えてもそれは難しくせいぜい減給や降格ぐらいとなります。

この、やった行為に対してどの程度の処分が妥当なのか?というのは非常にさじ加減が難しい部分ではありますが、これは作成の中身よりもむしろ運用していく上でのポイントになります。

 

ちなみに、社員が行った重大な違反行為で解雇が認められるようなレベルというのは、以下のような程度のものになります。

  • 極めて軽微なものを除き、事業場内における盗取横領、障害等の刑法犯に該当する行為のあった場合
  • 賭博、風紀素乱等により職場規律を乱し、他の労働者に悪影響を及ぼす場合
  • 雇入れの際の採用条件の要素となるような経歴を詐称した場合
  • 他の事業へ転職した場合
  • 原則として2週間以上正当な理由なく無断欠勤し、出勤の督促に応じない場合
  • 出勤不良又は出欠常ならず、数回にわたって注意を受けても改めない場合

 

いかがでしょうか?ここまでやればそりゃ解雇されても当然だろう!というぐらいかなりひどい行為になります。解雇するには相当の事由が必要になる、ということです。

現実的には、一回の行為でいきなり解雇というのは難しいため、軽微な問題行動が発生した時に、きちんと指導をし、それでも何度も直らない場合に会社が切る最後のカードが解雇になります。

このように、就業規則では、懲戒規定を明確に定めることで労働者・使用者ともにこれやったらダメですよ!というルールを相互認識し、結果的にモラルを高める働きも期待できます。

2)有期契約社員からのキャリアアップ規定によるミスマッチの防止

社員を採用する場合、会社側はミスマッチを防ぐために書類選考、筆記試験、面接、グループディスカッション等できる限りのチェックを行い、自社での適性を判断します。

しかし、実際に仕事をやらせてみるまでは過去どんな実績が職務経歴書に書かれていても未知数であることは事実です。

そのためのお試し期間が試用期間であり、この試用期間も期間やその際の待遇などについて就業規則に規定していきます。

さて、この試用期間での注意点ですが、能力や性格、人柄などが見込み違いであった場合、たとえ試用期間であっても、どんな場合でも解雇ができるわけではありません。

試用期間とは、通常の正社員よりも、“比較的広い範囲で解雇権が認められる”というだけです。非常にグレーになります。

企業としてはウチに合う人であれば、正社員として長く勤務してもらいたい。

でも、合うかどうかはやってみないとわからない。

そういった思惑があるからこそ、非正規社員の求人ばかりが目立ち、正社員求人が減っているという実態があります。

雇用保険に関わる助成金(例えば、キャリアアップ助成金など)も非正規社員からの正社員登用を後押ししている風潮もあります。

 

是非はともかく、いきなり正社員として雇用するのが怖い企業にとっては、まずはお試しで有期雇用で始める、というのは一つの手段といえます。

もちろん、この場合は有期契約社員としての就業規則を整備し、その規程の中に、正社員登用規程を盛り込むことを忘れてはいけません。

この作業をすることによって、非正規社員からのキャリアアップが明確な会社になり、助成金の受給も目指せることになります。

ただし、人がこれからますます不足する人材マーケットにおいて、契約社員という募集形態は「正社員」の募集よりも応募者にとってかなり見劣りし、募集の反応率自体が悪くなるという現実もあります。

どちらがいいのか正解はありません。あなたの会社にあった戦略、その戦略にマッチした規程を整備していく必要があります。

3)転勤、出向、転籍などの人事異動規定と実際の運用の注意点

配置転換、転勤や出向、転籍といった社員の人事異動に関する事項も就業規則では定めていきます。

人事異動の一種である転勤や出向、転籍はそれぞれ取扱い方法が違います。

転勤と出向は会社にまだ籍を残した状態での異動となります。しかし、勤務地や職種の変更などは労働者にとっては大きな労働条件の変更となってしまいます。

そこで、命令として一方的に業務命令として下せるか?それとも同意が必要になるかがポイントになります。では、一つ一つ見ていきます。

1、転勤

転勤については、就業規則に転勤規定を設け、広く社員に周知されている場合には、会社は業務命令として一方的に転勤を命じることが可能です。

ただし、例外として次のケースでは同意がなければ認められないとされており、注意が必要です。

  1. 業務上の必要性が存在しない場合
  2. 業務上の必要性以外の他の不当な動機、目的をもってなされた場合
  3. 社員に対し、限度を超える著しい不利益を負わせる場合
  4. 労働契約において勤務場所を特定して採用された社員に対して実施する場合

 

2、出向

次に、出向ですが、出向も転勤同様就業規則(ない場合は労働契約書)に規定があれば業務命令として発令できるとされています。

しかし、出向は転勤よりも大きな条件変更であり、本人への影響も大きいため、トラブル防止の観点からは社員の同意を得ることが求められます。

 

3、転籍

最後に、転籍ですが規定として明記されていることがまず必須の前提条件となります。

※規定がなければそもそも転籍を実施することができず、解雇扱いとなってしまいます。

その上で、会社の籍を失う以上、労働者から個別の同意が必要になります。

このように、3つの取扱い注意レベルは以下となります。

  • 転勤 < 出向 < 転籍

なお、出向や転籍については、規定の作成はもちろんですが、むしろ事案が発生した時の社員への丁寧な説明、同意書や契約書を作成など規定作成以外でも注意が必要となります。

以下に、就業規則での規定例をご紹介いたします。

 

(配置転換・転勤・出向・転籍等)

 第○○条 会社は、業務上必要がある場合は、社員に対して職場もしくは職務の変更、転勤、出向、転籍及びその他人事上の異動を命じることがある。

2.前項の人事異動を命じられた者は、正当な理由なくこれを拒むことはできない。

3.第1項の人事異動を命じられた者は、指定された日までに赴任しなければならない

4.会社が業務の都合により社員を他の会社などへ出向を命じた場合の賃金その他の労働条件については、事案発生の都度協議のうえ定めるものとする。

5.他の会社への転籍については、社員に対して個別の同意を得たうえで実施する。転籍に際して、賃金その他の労働条件については、事案発生の都度協議の上、対象社員に対して書面にて明示するものとする。

6.本条の人事異動を命じられた者は、会社より支給された保管中の備品・書類その他すべての物品を返還するとともに、後任者に対し指定期日までに業務の引継ぎを終了し、所属長に引継ぎの完了報告をしなければならないものとする。

4)社員の健康診断、健康管理に関する規定作成のポイント

社員の健康診断を含めた健康管理についても就業規則で規程する必要があります。

さて、この健康診断ですが、果たしてどこまでが会社の義務なのでしょうか?

これには、会社の安全配慮義務というものが大きく関係してきます。

まず、安全配慮義務とは、簡単にいうと会社は労働者が働く環境に配慮し、安全に注意してくださいね!ということです。

この安全配慮の一環として、健康診断があり、原則入社時及び毎年一回(特殊業務従事者には半年に1回)の実施義務が労働安全衛生法によって会社に義務付けられています。

一方、労働者は、会社に良質な労働力を提供する義務があり、その労働の対価として賃金の支給をうけます。

このことから、労働者は健康診断の実施を拒否することは実質できないといえます。

しかし、労働者全員が聞き分けよく受診してくれるとも限りません。忙しい、予定が合わない等の理由で未受診者が発生することも考えられます。

例外的には、会社の実施する健康診断と同レベルの健康診断(具体的には安全衛生法にて規定された基準を満たすもの)を他の病院で受診し、その結果表を会社に提出すればOKという方法もあります。

しかし、自分の健康にそこまで高い意識を持っている人は率先して定期健康診断を利用するでしょう。

また、近年は個人情報保護法の関係で健康診断の結果が会社ではなく本人へ直接送付されるようになってきており、この点も管理上やっかいな問題です。

当然ながら、健康診断の実施はしたものの、その内容の実態把握が為されていなければ安全衛生管理・健康配慮は不十分となります。

もし仮に、何らかの事由により業務中に脳血管疾患等を原因とする過労死などの死亡事故が発生してしまった場合、過重労働が認められれば当然のことながら遺族から損害賠償を求められる可能性がでてきます。

その際には、『会社は適正に社員の健康管理を行っていた。』これを立証することが必要となります。

以上のことから、健康診断の規定については以下の内容を盛り込むことが重要となります。

  • 健康診断の受診は労働者にとっての義務であることを明記する。
  • 健康診断実施後の結果表の提出は労働者の健康管理上必要であるため義務化する。
  • 会社指定の健康診断以外を自己で受診する場合には結果表の提出を義務付ける。
  • 健康診断の受診拒否は業務命令違反であり、懲戒処分対象となることを明記する。

特に、自社が慢性的に長時間労働という問題を抱えている場合、社員の健康管理には特に気をつける必要があります。

給料を払いさえすれば、後は何もしなくていいわけではありません。

就業規則で規程を作ることはもちろん必要ですが、そこで定めたルールをきちんと運用し、健康を保つことが何よりも重要なポイントになります。

5)ハラスメント規定の作成ポイントと実務上の注意点

ハラスメントへの対策も企業には求められています。

昨今様々なハラスメントが騒がれていますが、やはり女性の労働力を活用する上で、職場におけるセクハラ対策は、これからの会社にとっては当然の義務となります。

法律上にも、男女雇用機会均等法により明確に事業主への対策義務が規定されています。

セクハラは、一般的には個人間での問題と認識されていますが、会社にも責任があります。

それは、その社員を使っている責任を問われるという使用者責任(民法715条)や、会社には職場環境の安全を確保する義務があるという安全配慮義務(労働契約法第5条)が根拠になっています。

もしハラスメント対策をまったくせずにセクハラの被害者に訴えられると、多額の損害賠償責任が問われる恐れがあります。

そのため、就業規則においてセクハラ規定の整備を行い、かつ、運用面においても対策を実施することが必要となります。

会社(事業主)のセクハラ対策義務のポイントは以下となります。

  • 事業主の方針を明確化し、管理監督者を含む社員にその方針を周知・啓発すること
  • 相談、苦情に応じ、適切に対応するために相談窓口を設置し、社員へ周知すること
  • セクハラ対策について社員研修を実施すること
  • 相談があった場合、事実関係を迅速かつ正確に確認し、適正に対処すること
  • 相談者や行為者等のプライバシーを保護し、相談したことや事実関係の確認協力等を理由として不利益な取扱いを行ってはならない旨を定め、社員に周知・啓発すること

 

以下に、一般的な就業規則でのセクハラ防止条項の規定例をご紹介いたします。

(セクシャルハラスメント対策)

第○○条 全ての社員は、職場の内外を問わず他の社員又は関係取引先社員に対し次に定めるセクシャルハラスメントに該当する行為をしてはならない。なお以下は、例示であってこれらに限定するものではない。

一、人格を傷つけかねない、あるいは品位をけがすような言葉遣いをすること
二、性的な関心の表現を業務遂行に混交させること
三、卑猥な写真・絵画類等を見ることの強要や配布・掲示等をすること
四、相手が返答に窮するような性的な冗談やからかい等をすること
五、執拗な誘い、性的な噂、性的な経験談を相手の意に反して話したり、聞いたりすること
六、性的関係の強要、不必要な身体への接触、強制猥褻行為等を行うこと
七、その他、相手方の望まない性的言動により、円滑な職務の遂行を妨げること

2.会社はセクシャルハラスメントが行われないように教育を行う。

3.会社はセクシャルハラスメントの防止及び苦情や相談に関する措置の一つとして、相談窓口を○○○部に設置する。

4.会社は社員が本条第1項各号の一に該当すると判断した場合、 その社員に対して警告を行い、尚、改善の見込みがない場合、第○○条の定めに従い懲戒処分を行う。

6)定年後の再雇用社員の規定作成のポイント

定年後の社員の処遇をどうするのかを決めることも就業規則の大きなポイントの一つとなります。

若い人だけで始めたベンチャー企業にはあまり関係ありませんが、社歴の長い企業ともなれば、古参社員の定年という出来事も発生します。

数年前までに、65歳未満の定年を定めている会社が継続雇用(再雇用)制度を導入している場合、その再雇用の対象者について従業員と協議し労使協定を作成していれば、一定の基準を設けて対象者を限定することが認められていました。

つまり、会社の基準に満たない社員は再雇用することが義務付けられているわけではありませんでした。

しかし、この限定基準を定める仕組みは現在は廃止され、これから新しく就業規則を作成する場合には原則として希望者全員を再雇用の対象とすることが必要になります。

背景には厚生年金の支給開始年齢の引き上げが関係しています。

この引き上げにより、給料もない、年金ももらえない、という無収入・無年金者を無くす為に、企業に対象者全員の再雇用が義務付けられるようになりました。

※ただし、例外として就業規則で定める解雇事由・退職事由に該当する人は対象外とすることはできるとされています。病気による長期休業者や相当程度に勤務態度の悪い者がこの項目に該当します。

 

また、現在は法改正の移行期間となっており、いきなり65歳までの希望者全員を再雇用が義務化されているわけではなく、段階的にその年齢が引き上げられている最中となっています。

 

この再雇用での課題は次の2つになります。

  1. 会社は再雇用を断ることができるのか?
  2. 再雇用する際の待遇、労働条件はどうするのか?

 

会社側が再雇用の拒否し、その拒否が解雇とみなされ解雇権の乱用と判断されてしまうと非常に大きな問題になります。

退職は撤回され、人の入れ替えもできなくなります。よって、よほどのことがない限り、会社側から一方的に再雇用を拒否することは難しくなってきているのが実態です。

また、労働条件についても、最近では契約社員と正社員との差別待遇が問題視されるようになってきています。

ことさらに定年後の再雇用だからといって給料を下げすぎるのも違法とみなされるリスクもあります。

この再雇用後の労働条件については、再雇用後の責任や業務内容、勤務時間にも大きく関わってくる部分であり、一概に何%までなら下げても問題ない、という基準はありません。

一つ一つの事例の中身を検証し、この案件であればこのぐらいが妥当だろう、というラインを見つけていく作業が必要になります。

なお、これらの細かな労働条件については、あえて就業規則には規程せずに、大まかなルールをまずは規定として定め、細かな条件については個別に交渉したうえで労働契約書にて規定していく、という方が一般的であるといえます。

5、就業規則の届出と効力に関する注意点

就業規則は、労働基準法では常時使用する労働者が10人以上である場合、作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。

この就業規則ですが、よくある失敗事例として、次の2つがあります。

  • 作成はしたけれども社長しか内容を知らない(社員へ周知していない)
  • 作成して周知もしたけど監督署へ届け出をしていない

就業規則作成は通常次のステップを経て最終的には会社を管轄する監督行政庁である「労働基準監督署」へ提出します。

では、この各ステップでの要件を欠く就業規則の法的な効果、有効性はどうなるのでしょうか?

<就業規則作成の3ステップ>

1、会社側が就業規則を作成する

2、作成した就業規則を労働者へ周知し、書面にて意見を聴取する

3、2で聴取した意見書を添付し行政(労働基準監督署)へ届出を行う

 

(1)労働者への周知手続きを怠っていた場合

作成した就業規則の労働者への「周知」方法は以下の方法によることとされています。

1)常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること

2)書面を労働者に交付すること

3)磁気テープ、磁気ディスク、その他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を確認できる機器を設置すること

このような方法による周知を怠っていた場合、例えば会社が勝手に就業規則を作成し、労働者はその存在すら知らず、作成後も社長以外は見られないような状態の場合、そもそも就業規則に効力は発生し得ないことになります。

つまり、形式だけ整えても意味がありません。一番マズいパターンになります。

 

(2)労働者が反対の意見を提出してきた場合

労働者へ周知し意見書に反対意見を記入してきた場合には、原則として意見書が添付されていれば労働基準監督署としては受理してくれます。就業規則の効力自体には影響がありません。

原則として、とあるのはその就業規則の変更が、例えば賃金体系の大幅なダウンや退職金制度の廃止など不利益変更に該当する場合には労働者の同意がなければ効力がなくなります

 

(3)行政への届け出を怠っていた場合

就業規則の作成はしたものの、労働基準監督署への届け出を怠っていた場合には、労働基準法違反としての罰則は適用されるものの、民事上の労働者に対する就業規則の有効性がなくなるものではありません。

 

上記のとおり、実は届出をしていないことよりも、社員へきちんと周知をしていないことの方が大きな問題になります。

就業規則作成を活用して業績が向上した実例の紹介

  • 就業規則を含めた人事・労務の体制整備は業績向上に繋がるのか?

これは弊所代表の志戸岡がこの仕事をしてから継続して取り組んでいるテーマでもあります。

ここで、弊所のクライアントであった実際の実例をご紹介します。まず、冒頭の問いに対しての答えは、「条件がそろえば、飛躍的な向上が見込める」という答えになります。

弊所が関与させて頂くタイミングでのお客様の状況としては、次のようなものでした。

競争の激化で業績も下降気味。経営陣と社員の見ている方向も同じとはいえず、また、労務管理状況も未整備であり、非常に大きなリスクを抱えていました。

 

そんな中、経営陣も本腰を入れて労務体制を構築する必要性を感じ、就業規則を含めた抜本的な社内体制の構築をするために、御依頼を受けました。

 

弊所でサポートさせて頂いたこととしては、基本となる労働時間の管理方法から、問題社員・ローパフォーマーに対する対応法、入社の際のマネジメント方法まで全般的に仕組みを作り、就業規則に落とし込みの作業までトータルでのサポートです。

その後、運用をしていく中で現場の声を吸い上げながらさらに微調整を図っていきました。

 

こういった改革を進めていく中で、その会社では以下のような変化が起こりました。

1、経営陣が社員に言いたいことを言えるようになった

中小企業の経営者は何かしら社員に対して、後ろめたさを感じていることがあります。

自分の会社がルールを守っていないことを経営者自身が気づいているのにできていないことです。(例えば、残業代、有給休暇、健康診断など。)

すると、「うちの会社はあのことを守れていないしなあ・・・」と心理的なブレーキが生じ、強気で行かなければいけない時に行けなくなります。

労務体制を整備することで、この心理的なハードルがなくなったようです。

 

2、社員の新陳代謝、血の入れ替えが発生した

1により経営者の言動に軸ができ、実行に移しだすと、ぬるま湯体質が好きな社員は、会社での居心地が悪くなり、居場所がなくなっていきます。

時代や事業環境が変われば、社員も変わらなければいけないのに、変わることができない人もいます。人は何よりも「変化すること」を恐れています。

よって、この変化に対応できない人は辞めていき、新しい血(人材)が入社し、社内のベクトルが徐々に一つの方向に調整されていきます。

 

3、社員のモラル(倫理観)もあがり、経営陣が描いた新しいビジョンに一丸で取り組み、結果として業績も向上した

ルール、マナーを守れるチームはやはり強くなります。

とも関連しますが、会社がきちんとルール(法律)を理解し守ることで、社員が会社を軽くみる(なめる)ことがなくなります。

そして、やると決めたことをやれるようになり、最終的な目的である業績・利益の向上に繋がっていったようです。

 

上記の通り、このクライアントでは素晴らしい成果がでました。

さて、ではこの事例の成功した要因は何だったのかといえば、上記の変化となった1や2が起こったことも成功要因といえます。

しかし、弊所代表の志戸岡が感じる最大の要因は、専門家に丸投げせず、あくまでも経営陣、社員ともに自分たちが変わろうという強力な意思があったことです。

弊所ができることはあくまでも、法律面でのサポートと、良い職場作りのためのきっかけ作りです。

社員といい関係性を構築することや、仕事のやり方・進め方を変えること、新しい事業の芽を育てることは会社の中の人にしかできません。

人事・労務面への対応は、速攻性のある特効薬というよりも、じわじわと効いてくる漢方薬のようなものです。

正直に言うと、全く同じ制度を導入しても、同じ成果には繋がらないのが人事・労務の世界です。しかし、条件がそろえば、確実に業績に繋がることを改めて感じさせてくれた事例です。

経験豊富な社会保険労務士に依頼するのも一つの手です。

ここまで、就業規則のそもそもの意味から、就業規則を作成する意義、そして実際に作成する時のポイントなどを解説してきました。

就業規則は、単に会社のルールを決めるだけのものではなく、その会社の文化やカラーを落とし込み、そしてその方向性や未来を社員へ伝えるための重要なツールになります。

しかし実際に作成すようとすると、各種規程を自社の内容や実態に合わせるのが難しかったり、就業規則の作成に割く時間がつくれない、結果としてついつい後回しになってしまうという会社様も多いのではないでしょうか?

以下では、就業規則の作成を社会保険労務士に依頼する場合の流れや注意点についてご説明いたします。

社会保険労務士に依頼した場合の作成の流れ

弊所に就業規則作成をご依頼された場合の基本的な流れをご紹介致します。

電話、問合せフォームでのお問合せ

まずはお電話、問合せフォームいずれかにて弊所へお問合せください。概要をお聞きした後に、初回面談の日程調整をさせて頂きます。(初回面談は弊事務所までお越し下さい)

お客様の要望、ゴールのご確認(ヒアリング)

就業規則を作る目的を伺い、作ることで、その目的にどう近づけるのかをお互いに共有します。同時に、ゴールへ向かうにあたっての課題も合わせてお伝えいたします。

契約締結、必要書類の御提供

サービス内容と報酬にご納得頂ければ、契約となり実際の業務をスタートします。この際、業務を進めるに当たって必要な書類を御提供頂くことになります。

就業規則のドラフト作成~料金のお振込

就業規則の作成に関しては、このドラフト(原案)の作成時点で料金を支払うこととなっています。なお、支払いのサイトは原案の提示日の翌月の月末までとさせて頂いております。

打合せにより原案の修正、改良

対面相談を通し、細かい部分を協議し、規程の修正・改良をすることを繰り返します。

社員へ説明、社員代表者の意見書を回収

概要が固まり次第、社員へ内容を説明し、社員の代表者より意見書を回収いたします。

就業規則の製本~監督署への届け出後、納品

最後に、就業規則を製本し、管轄の労働基準監督署へ届出を行い、受付をされたものをお客様へ納品させて頂きます。

上記のスケジュールを概ね3ヶ月で進めていくことになります。

ご依頼される場合の注意点

  • 就業規則作成に関しての3つの要素は、「コンプライアンス」、「人件費の財源」、「社員の満足度」です。これら3つの要素のベストバランスをお客様の要望をお聞きしながら社内制度を構築することになりますが、人件費の財源が全くないのに、コンプライアンスをクリアし、社員の満足度を高めたい、というのは無理な話です。どれも大切な要素ですが、会社として今の段階で特に何を重要視するのかを決めてプランを進めていくことになります。
  • 勤怠管理資料など就業規則を作成するには、会社の現状を適切に把握することが第一歩となります。よって、全く勤怠管理をしていない、というような会社の場合、そもそもまずは社員の方々がどのぐらい働いているのか、という分析からスタートする必要があります。
  • 弊所では、給与体系を変える場合の人件費の変動シミュレーションまでを標準サービスに組み入れています。給与体系を変える場合には、このシミュレーションで検討を重ねた上で実行に移さなければ、新しい制度が絵に描いた餅になってしまいます。就業規則を社会保険労務士へご依頼する場合は、規則を作るだけではなくどこまでサポートしてくれるのか、そのサービス内容の範囲をご確認のうえ、依頼することをお勧めいたします。

初回面談は千代田区水道橋の弊事務所にお気軽にお越し下さい。

〒101-0061 東京都千代田区三崎町2-15-4 奥山ビル6階

・JR総武線 水道橋駅より 徒歩2分

・半蔵門線 神保町駅より 徒歩8分

お問合せフォームはこちら

 

当事務所では、経営者や人事担当者の方からのご相談は初回相談は無料にて承っております。お電話とメール、ご都合のよい方法でご連絡ください。

また、御要望があれば、電話だけではなく、弊所へお越し頂ければ対面での相談も初回は無料にてご対応させて頂きます。

千代田区、文京区をはじめとした中小企業経営者の方からのご相談をお待ちしております。

就業規則のご相談

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

お問合せ

まずは電話または問合せフォームにてお問合せください。この段階では一切費用は頂きません。

対面相談(来所)

お問い合わせに対する回答を踏まえ、対面相談を希望される方は弊所へ来所頂き、直接お話を伺います。この段階も一切費用は頂きません。

ご契約

ご依頼内容に応じて見積を提示致しますので、サービス内容にご納得いただけたら、契約となり、この段階から報酬が発生致します。

お問合せはこちら

東京都千代田区の志戸岡社会保険労務士事務所のホームページにお越しいただき、ありがとうございます。弊所は就業規則の作成・改定を専門とする社労士事務所です。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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社長!そろそろ口約束の労働契約はやめましょう

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改訂版「労務リスク・トラブル」いざのときの対処法Q&A

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