就業規則の5つの基礎知識と不利益変更の注意点

  • そもそも就業規則とは何なのか?
  • 就業規則を作成する意義や意味は?
  • 就業規則が作成しないと会社はどんなリスクがあるのか?
  • 法律上、どんな会社に作成することが求められているのか?
  • 就業規則の作成のコツ、ポイントはどんなことか?

就業規則を作成する必要性を感じても、このような疑問を持たれる方もいらっしゃいます。

このページでは、就業規則ってそもそも何?という根本的な質問から、作成の基本ルール、就業規則の作成のポイントや注意点など就業規則の基礎知識についてご説明いたします。

目次

【就業規則の基礎知識】

  • そもそも就業規則とは何なのか?
  • 就業規則を作成する意義・意味
  • 新しく就業規則を作成する場合の基本ルール
  • 就業規則がない会社が抱えているリスク
  • 就業規則の届出と効力に関する注意点

就業規則の不利益変更に関わる注意点】

  • 就業規則の変更による給与カット、賃下げの可否について
  • 労働条件や待遇をやむを得ず不利益変更する場合の対応法

そもそも就業規則とは何なのか?

就業規則とは、一言でいえば、「職場のルールブック」です。

もう少し詳しく言えば、働くにあたってのその職場のマナーやルールの部分(服務規律)と働いた場合にもらえるお給料などの待遇を定めたルールの部分(労働条件)に分かれます。

よって、就業規則がない会社は、ルールが明文化されておらず、社長の頭の中にだけあるような会社になります。

昨日決めたことがあっさりと翌日変わっている。中小企業ではよくあることです。

しかし、仕事の進め方などの指示ならともかく、給料(お金)をはじめとした働く条件がころころと変わっては働く社員にとっては非常に身分保障が不安定で生活が働きにくくなります。

ルールや約束事を明確にすることで、あなたの会社が抱えるリスクを減らせます。

そして、同時に職場で働く人が仕事をしやすい環境を整えることで、強いチームの土台を作ることができます。

就業規則を作成する意義・意味

就業規則を作成し、きちんと活用することで次のような価値が生まれます。

  • 就業規則があることで、会社の公式なルールを明示することが可能になり、万が一社員と労務トラブルが起こった際にも会社を守ることができます。
  • 就業規則を活用し職場環境を整備することで、社員が守るべきルールが明文化され、モラルアップが図れます。
  • 就業規則で懲戒規定を整備することで、問題社員が発生したときには適切に懲戒処分を実施することが可能になります。
  • きちんとした就業規則があることで、社員に適切な労務管理を実施している会社であることをアピールでき、社員へ安心感を与えることができます。
  • 就業規則を作成する過程で、経営者が気づいていなかった会社の課題が見える化し、今後やるべき人事の課題が明確になります。
  • 雇用保険に関わる各種助成金を狙うことができるようになり、収益の改善にも役立ちます。

新しく就業規則を作成する場合の基本ルール

就業規則を新しく作成する場合には、何でも自由に決められるのでしょうか?

これは、次の2つの条件をクリアした上で、会社が自由に決めることができます。

  1. 法律で決まっている最低基準を下回る内容のルールは作れない。
  2. 会社として明文化されていないものの、既に決まっている部分は今の待遇を保証する必要がある。

2については例えば、給与の支給については、金額やルールなど就業規則がなくても決まっています。実態として既に会社にある部分は同意がなければ変更することができません。

一方、新しく就業規則を作成しようと思って、制度化を考える「休職制度」、「懲戒制度」といったことについては内容を一から検討し決めていくことができます。

就業規則がない会社が抱えているリスク

もし、あなたの会社に就業規則がなければ、実は知らないうちに様々なリスクを抱えていることになっています。

  • 就業規則を作成するなんて面倒!
  • 無くても別に大丈夫でしょ?

このように考えている中小企業経営者はまだまだたくさんいらっしゃいます。 

就業規則のない会社では、経営者の知らない間にリスクが抱え、労働者とトラブルになったときには会社を守れなくなります。

「うちの会社は大丈夫。そんなことはない」

「社員との人間関係はいいから就業規則なんか必要ない」

本当にそう言いきれるでしょうか?

いま、国に寄せられる労働相談の件数は1年間で100万件を超えていることをご存知でしょうか?

  • サービス残業で訴えられたら、過去2年間分が請求されることになります。
  • 良くも悪くも、弁護士の先生方は残業代の請求を積極的にPRしています。
  • 長時間労働による過労死、うつなどの問題も年々大きくなっています。
  • セクハラ、パワハラ、マタハラなどハラスメント対策も急務といえます。
  • 職場環境が悪い会社には、いい人材が来なくなってきてしまいます。

毎年のように変わるすべての法律を守れているという自信がありますか?

あなたが何も知らずに寝ている間に、社員は自分の会社のおかしな部分があれば、会社には聞かずにネットで調べているのです。

そして、最初はやる気があった社員も自分の会社が「ブラック企業なんじゃないのか?」という不信感が芽生えてしまい、少しずつ、少しずつ会社への忠誠心を無くし、モチベーションを低下させていくようになります。

目に見えてこない、この会社と従業員との間にある不信感による人間関係の悪化もある意味で大きなリスクになってしまいます。

これらのリスクを減らし、トラブルを予防する第一歩が、きちんとした就業規則を作成することになります。

また、就業規則の意義の部分でも触れましたが、就業規則を作成することは会社の公式なルールを明文化することです。

就業規則があるからこそ、第三者に対し「うちの会社のルールはこうなっています」と明示することが可能になり、会社と社員双方の権利と義務を明確にすることができます。

逆にいえば、万が一社員と労務トラブルが起こった際に就業規則がなければ、会社を守ることができません。これは企業経営上、非常に大きなリスクといえます。

就業規則の届出と効力に関する注意点

就業規則は、労働基準法では常時使用する労働者が10人以上である場合、作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。

この就業規則ですが、よくある失敗事例として、次の2つがあります。

  • 作成はしたけれども社長しか内容を知らない(社員へ周知していない)
  • 作成して周知もしたけど監督署へ届け出をしていない

就業規則作成は通常次のステップを経て最終的には会社を管轄する監督行政庁である「労働基準監督署」へ提出します。

では、この各ステップでの要件を欠く就業規則の法的な効果、有効性はどうなるのでしょうか?

<就業規則作成の3ステップ>

1、会社側が就業規則を作成する

2、作成した就業規則を労働者へ周知し、書面にて意見を聴取する

3、2で聴取した意見書を添付し行政(労働基準監督署)へ届出を行う

 

(1)労働者への周知手続きを怠っていた場合

作成した就業規則の労働者への「周知」方法は以下の方法によることとされています。

1)常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること

2)書面を労働者に交付すること

3)磁気テープ、磁気ディスク、その他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を確認できる機器を設置すること

このような方法による周知を怠っていた場合、例えば会社が勝手に就業規則を作成し、労働者はその存在すら知らず、作成後も社長以外は見られないような状態の場合、そもそも就業規則に効力は発生し得ないことになります。

つまり、形式だけ整えても意味がありません。一番マズいパターンになります。

 

(2)労働者が反対の意見を提出してきた場合

労働者へ周知し意見書に反対意見を記入してきた場合には、原則として意見書が添付されていれば労働基準監督署としては受理してくれます。就業規則の効力自体には影響がありません。

原則として、とあるのはその就業規則の変更が、例えば賃金体系の大幅なダウンや退職金制度の廃止など不利益変更に該当する場合には労働者の同意がなければ効力がなくなります

 

(3)行政への届け出を怠っていた場合

就業規則の作成はしたものの、労働基準監督署への届け出を怠っていた場合には、労働基準法違反としての罰則は適用されるものの、民事上の労働者に対する就業規則の有効性がなくなるものではありません。

 

上記のとおり、実は届出をしていないことよりも、社員へきちんと周知をしていないことの方が大きな問題になります。

なお、就業規則の届出と就業規則の周知についてはそれぞれ以下の記事で詳しくご説明しています。

就業規則の届出をする前に知っておくべき就業規則の届出の手順と5つの注意点について解説します。

就業規則を社員に周知徹底し、浸透させて運用していくための法的な要件、ポイントについてご説明します。

就業規則の不利益変更に関わる注意点

就業規則の変更による給与カット、賃下げの可否について

賃金(給料)は基本的には一度昇給したものは下げることはありませんが、業績の悪化などで下げざるを得ないときもあります。

このような明らかに社員が不利益をうける会社のルールの変更を労働条件の「不利益変更」といい、通常の就業規則作成の場合とちがい、対応には一層の慎重さが求められます。

 

そもそも、一旦決めた社員の給与を下げることができるのでしょうか?

社員の働く条件(労働条件)、とりわけ賃金や退職金等の重要な条件を不利益に変更する場合には会社は労働者の同意が必要とされています。

 

  • 社長「会社の業績が急激に悪くなった・・・。みんな今は会社を守る為に、給料20%カットすることを了承してほしい」
  • △社員「わかりました・・・。会社が潰れるよりはましですよね・・・。」

 
このように、きちんと社員と同意の上であれば給料を下げることは法律的には可能です。

ただし、業績が悪化した場合には、今一度立ち止まって考えるべきことがあります。

それは給料カットによりみんなで痛みを分け合うべきなのか、リストラによって一部の社員に痛みを強いるのか、という選択です。

リストラと賃下げはどちらが正解かはありません。

経営者の考え、今後の会社の方針、業界の展望といった色々な要素を考え、苦しい時期を乗り越え、攻勢に転じる為にはどの方法がベストなのかを選択する必要があります。

 

なお、同意もなく一方的に下げてしまえば、それ自体が無効となってしまい、遡って賃金を支払う義務が発生します。

 
例外的に、“給料を下げなければ会社がつぶれてしまう”というぐらい誰からみても仕方がない(給料を下げる理由が合理的と言える)時は同意がなくてもOKな場合もあります。

しかしこれはレアケースです。

争いになってしまえば、OKかどうかというのは裁判でしかわかりません。

よって、中小企業の現場においては、会社の状況を理解してもらい社員の「同意」を得ることが現実的な対応法となります。

労働条件や待遇をやむを得ず不利益変更する場合の対応法

就業規則を作成したり、変更したりする場合には、通常は社員の過半数代表者からの意見を聞くことが労働基準法にて定められています。

就業規則を作成するうえで、社員の待遇をよくする場合は意見を聴くだけで何ら問題ありません。

しかし、この「意見を聞く」という作業は必要条件ではありますが、賃金をカットする、退職金の支給率を下げる等のような明らかな労働条件の悪化させる場合には意見を聞くだけでは当然不十分であり、この場合には“同意(合意)を得る”必要がでてきます。

これは法律上において労働基準法ではなく、労働契約法において以下のように明確に定められています。

 

『使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。』

 

よって、同意を得ていない労働条件の悪化は、訴訟を含めたトラブルのリスクを会社側が抱えることになります。

もし仮に、一方的に変えた条件が法的に認められない場合は、元の条件での支払いが当然義務付けられてしまいます。

そのため、会社として絶対にやるべきことは同意を得て、それを記録に残しておくことになります。

弊所ではこの同意の部分は「同意書」ではなく、新しい労働条件を明示した新しい「労働契約書」を結びなおすことをお勧めしています。

時間をかけて就業規則を作成し、監督署へ届出まではしたものの、この同意をとることをおろそかにしてしまい、社員から後で規則が変更したことに同意していない、と言われトラブルになるケースもあります。

記録がなければ会社・社員がともに“言った、言わない、という問題がはじまり事態の収拾がつかなくなってしまいます。

そのため、リスクを減らすためにも就業規則と労働契約書は一体のセットとして考える必要があります。

以上を踏まえ、就業規則の不利益変更の際には、以下の手順を経ることが重要となります。

1、説明会の開催などで社員へ変更内容、変更の必要性を十分に説明する

2、社員と個別の労働契約書を作成し締結する

 

ちなみに、ここで個別に労働契約書を締結する中で、大半の社員とは同意できたけど一部の社員からは同意できていない場合はどうなるのか?という疑問が生じます。

結局のところ、この場合でも“合理的”であるかどうかで○か×かが決まるのですが、その合理性の判断基準の一つが他の労働者の同意を得られているか?ということになります。

 

面倒ではありますが、大きな労働条件変更の際には必ず労働契約書を整備することをお勧め致します。

なお、条件悪化を伴う就業規則の大幅な改定は取扱を間違えると、大きなトラブルを引き起こす要因にもなります。

程度の問題はありますが、慎重に進める必要があることを十分理解してください。

就業規則を社会保険労務士に相談

ここまで、就業規則のそもそもの意味から、就業規則を作成する意義、そして実際に作成する時のポイントなどを解説してきました。

就業規則は、単に会社のルールを決めるだけのものではなく、その会社の文化やカラーを落とし込み、そしてその方向性や未来を社員へ伝えるための重要なツールになります。

しかし実際に作成すようとすると、各種規程を自社の内容や実態に合わせるのが難しかったり、就業規則の作成に割く時間がつくれない、結果としてついつい後回しになってしまうという会社様も多いのではないでしょうか?

  • 就業規則の作成を社会保険労務士のサポートを受けながら作成したいという方
  • もっと詳しく話を聞いてみたい方
  • うちの今の状況ではどのように進めていくのがベストなのか相談に乗って欲しい方

このようなお悩みがある方は、ぜひ一度ご相談下さい。

なお、もっと就業規則について知りたい、勉強したいという方は以下に就業規則のノウハウを解説しておりますのでご参考としてください。

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