SNSの社内規程・利用規程を作りたい方へ

では実際に、就業規則でSNSの利用マナー、SNS利用規程を作成する際のポイントについてみていきます。

１、会社から貸与するPCやモバイルツールに対するモニタリングについて規定しておく

これはＳＮＳだけではなく、メールなどにも通じることですが、仕事中にプライベートなインターネットの閲覧、投稿やメールの送受信をする人が増えてきています。

例えば、スマートフォンやタブレット端末などのモバイルツールを会社が社員に貸与していたとします。

外回りの業務時間中にこれらの社用端末を利用してニュースサイトを閲覧する、ぐらいであれば問題ありませんが、株の取引きをやっていた、転職活動サイトとのやりとりをしていた、といった場合はどうでしょうか？

当然ながら、職務専念義務違反となります。

そのため、抑止力を高めるうえでも、会社は仕事で使うパソコンやタブレット端末の利用状況をモニタリングする権限があることを定めておきましょう。

※ただし、個人所有のスマートフォンをそのまま仕事に使う場合には、プライバシーの侵害の問題もあるためモニタリングすることは難しいと言えます。

ここでは、あくまでも会社が社員に貸与するパソコン、タブレット端末、と理解しておきましょう。

２、具体的にSNSにどんな内容をアップするのがダメなのかそのダメな内容を提示する

ＳＮＳで問題となる投稿は主に以下のようなものです。

1. 差別
2. 信用失墜
3. 誹謗中傷、批判
4. プライバシーの侵害
5. 名誉毀損
6. 社内機密

これらの事項に対して、どんなことはＯＫでどんなことがＮＧなのかを具体的に提示しておかないと、ルールを作っても結局何がダメなのかよくわからないことになります。

この具体的な内容については、規定とは別にマニュアルを作るという方法も考えられます。

３、ルール違反者は懲戒処分の対象となることを明記しておく

これは、そのルールに違反したら懲戒処分の対象になりますよ、ということを明確にすることです。

４、ルールを作成後は、ルールを周知徹底させる

結局、これが一番大事なポイントになります。きちんと規程を作ってもそのルールが徹底されなければトラブル防止につながりません。

• 会議などで過去のトラブル事例を検証する
• 自社のヒヤリ、ハット事例を紹介する
• しつこく朝礼などでメッセージを発信する
• モニタリングの実施事例を公表する

いろいろと考えられますが、とにかくルールに目を向けさせて、意識をさせることに尽きます。

以下の記事では就業規則の社内周知の方法・ポイントについて解説しておりますので合わせてご覧下さい。

最後に、残念なことに何度注意しても、ルールを守らない問題社員に対する懲戒処分について解説いたします。

程度の差はありますが、会社の意にそぐわない行動を起こす社員は発生します。

そんな時に会社が社員に懲戒処分をする場合には、以下の要件を全て満たす必要があります。

１、根拠規定があること

これは先にＳＮＳ利用規程を規定する上でのポイントにも書かせて頂いた点です。

懲戒の理由となる項目が明記されている必要があります。逆に、懲戒のルールがそもそも定められていなければ懲戒処分をすることはできません。

２、懲戒事由に該当する事実があること

これは、社員の実際の行動が１で明確にした懲戒事由に該当した事実が存在し、処分を行うことに対して客観的にみた合理性があるということです。疑わしいけれども証拠がない場合などは微妙なところです。

３、懲戒処分の内容の程度に相当性があること

これは懲戒処分の該当する行動と、その処分の内容にバランスがとれているか、ということです。

ＳＮＳでの機密漏えい事案を考えると、漏えいしたことで実際に企業がどの程度の悪影響や風評被害、経済的損失を受けたかといった点を考慮し、処分内容を考えることになります。

ここまでSNS利用に関するルールを作成する上でのポイントについてご説明してきました。

SNSの社内規定の整備についてアドバイスが欲しい方はぜひ一度ご相談下さい。

これはもう会社によります。

具体的な基準やルールを作成して社内のみんなにそのルールを守って欲しいのであれば、やはりルールはあった方がいいです。

逆に、SNSに限らず、ある分野については社員の自由に任せてOK、というのであればルールは必要ありません。

ただ、昔と違い、社会の価値観が変わってきており、多様性が叫ばれる時代です。

経営者や上司の考える常識と新しく入社してくる新入社員の常識や価値観はかなり違うというのは、当たり前かと思います。

そうでなければ、飲食店で店舗が閉鎖に追い込まれるようなひどい内容の動画をアップしたり、自分自身が逮捕されるような動画をSNSにアップする人はいないはずです。

一人一人が異なる常識や価値観を持っているからこそ、ここは守って欲しい、というルールがあれば具体的に定めておくことをお勧めします。

そのため、この定めた方がいいルールは業種や業界によってかなり変わってくるでしょう。

本当はこんな細かいことまで定めたくない・・・。

こんなこと、言わなくてもわかるでしょ・・・。

そういった気持ちもわかります。あとは程度の問題です。

色々な面で社内のルールを明確にしたい、とお悩みの企業様は一度ご相談下さい。