クラウド勤怠システム導入をサポートします

クラウド勤怠システムを導入して勤怠管理を楽にしたい！事務処理を効率化したい！と思ってこのページを見ている方に、まず伝えたいことがあります。

それは、クラウド勤怠システムを導入し、法的に問題なく運用し、なおかつ事務処理の効率化が図られた！というゴールまでいくのは実はかなり「難易度が高い業務」であるということです。

え！？そうなの？？？なんで？

クラウドだからネットで申し込めばすぐに使えるし、勤怠管理なんて簡単にすぐ設定できるものなんじゃないの？

と思っているご担当者、経営者もいらっしゃるかと思います。

まずはこの、「クラウド勤怠システム導入は簡単」という誤解からご案内致します。

何を隠そう、社労士である私自身が、「もっと簡単にできる」と思っていました。

でも、実際にやってみたら、めちゃくちゃ難しいし、手間がかかりました。

とてもじゃないですが、「簡単に」、「手軽に」できるなんて言えません。

無料トライアルでやってみたけど、挫折した・・・

何が悪かったんだろう・・・

と思ったことがある人事労務のご担当者の方。あなたのせいではありません。

クラウド勤怠管理システムの導入がうまくいかない原因。

それは 、クラウド勤怠システムの導入が「簡単に」、「安く（中には無料でできると思っている人もいる）」、「すぐに」できてしまうと勘違いされていることにあります。

簡単にできそうだから、まずはトライアルでいれてみよう。

まずは設定してみよう。そう思います。

ところが、実際に導入してみると、うまくいきません。うまくいっているかのように見えるときもありますが、実は設定が間違っていることも多々あります。

クラウド勤怠管理システムの導入が難しい理由は、「勤怠管理システムの理解・知識」、「労働法令の知識」、そして「給与計算業務の実務経験」という３つの分野に精通していなければシステムの設定から正しい運用ができないということにあります。

企業の一人事労務担当者としては、なかなかこれら全ての知識・経験を持っていることは稀です。

そのため、結果として、クラウド勤怠管理システムの導入に苦労するケースが増えてきています。

「とりあえずシステム導入してみよう」

「まずは導入してから走りながら考えよう」

こんな考えで導入すると、「やってみたけどできなかった」ということになりがちです。

次に、クラウド勤怠管理システムの導入のために、「勤怠システムの理解・知識」、「労働法令の知識」、「給与計算実務」が必要になるかについてご案内致します。

１、勤怠管理システムの理解・知識

これはもうシステムを導入する上では当たり前に必要です。もし、初期設定で間違ったシステム設定をしてしまうと、法令違反につながってしまいます。

労働時間にまつわる「ちょっとした勘違い」が法令違反に繋がり、それは、残業代といった未払い賃金の問題に直結することになります。見た目上、システム設定が「ちゃんとできているようにみえる」ところが、やっかいなところです。

このような点をお伝えすると、皆さんこう思います。

「勤怠システムの設定が難しいのだったら、システム設定はプロのベンダーさん、システムを導入するクラウド業者のサポートセンターに頼めばいいんじゃないの？」と。

システム会社のサポートセンターはシステム設定のやり方は教えてくれますが、実際のシステム設定は基本的には企業のご担当者様が実施することになります。

また、サポートセンターでは、システム設定の方法は熟知していますが、あなたの会社の就業規則や賃金規程の細部まで理解したうえでアドバイスをしてくれるわけではありません。このあたりが意外と落とし穴になり、「うまくシステム設定できない！」ということや、一見すると設定できているようにみえるが「実は間違った設定」になっている、という怖い状況が起こります。

２、労働法令の理解・知識

勤怠管理は社員の皆さんの働いた結果の管理です。

コロナ以降、従来にはない多様な働き方が広がりました。それに伴い、これからの自社の「働き方」を見直す企業も多く出てきて、就業規則を見直す必要がでてきます。

社員の皆さんの働き方、勤怠管理方法を考えることは「労働時間管理のコンサルティング」となります。

この労働時間管理に精通した社会保険労務士でなければ、企業のやりたいことを法令上問題なく、就業規則に落とし込むことはなかなかハードルが高い業務となります。

また、就業規則を整備するうえで、クラウド勤怠管理に対応した就業規則になっているかも重要な点です。

システム設定や導入後の運用まで踏まえた規則に改定をしなければ、システム設定や運用が非常に面倒で複雑なルールになってしまいます。

よく起こりがちなケースが、労働法令の知識を最大限生かした「人件費、コスト」が最も低くなるようなルールを規定した就業規則です。

これは何が問題かというと、システム設定が対応していなかったり、もし対応していたとしても、担当者の作業工数が増えてしまうシステム設定になってしまうことがある、という点です。

業務効率化のためにシステムを導入するはずが、効率化につながらない。そんなことが起こります。

就業規則や賃金規程は勤怠管理システム導入の「仕様書・要件定義書」となります。システム導入以前に、まずは自社の就業規則の整備が必要となるために、労働法令の理解・知識が必要となります。

３、給与計算を熟知している必要があるから

労働時間の集計結果は給与計算の元データとなります。そのため、勤怠管理システムでは「給与計算でどのようにこの集計結果が使用されるのか 」をイメージ、理解して集計数値を作る必要があります。

例えば、法定内残業と法定外残業、法定休日と法定外休日、それぞれ割増率の違う残業の取扱いなどをどんな集計数値としてまとめ、給与計算を行っていくのか？

このあたりの給与計算結果に利用する勤怠管理の出口のことを考えたうえでシステム設定をしなければ、集計した数値が使いにくい、または、勤怠管理システムを導入したのに、集計した数値をさらに給与計算担当者が手作業で加工する羽目になります。

このように、クラウド勤怠管理の導入には３つの要素が必要になる高度な業務となります。

そのため、クラウド勤怠管理システムを適切に設定、運用するためには、ある程度経験値のある社会保険労務士に頼むのがベスト、といえます。

クラウド勤怠システムは何がいいか？ここも悩みどころです。

現在クラウド勤怠システムのツールは様々あり、これからシステム導入を検討する担当者にとっては混乱します。

比較サイトもありますが、結局どれがいいかわからない・・・。

結論、当法人がオススメするのは「KING OF TIME（キングオブタイム）」です。

理由は、いろんな設定ができて、UI（ユーザーインターフェース、いわゆる見た目ですね）がわかりやすいこと。

実際に、当法人でもこのキングオブタイムを導入して勤怠管理を行っています。

柔軟な働き方や独自パターンを実現させたい場合はこちらがお勧めです。

• 自社の現状分析から、制度設計、運用まで伴走型のサポートを実施することでクラウド勤怠管理のスムーズな導入、安定稼働を実現します。
• 就業規則や賃金規程の改定だけにおわらず、実際のクラウド勤怠管理システムの設定までサポートする「かゆいところにまで手が届く」サービスを提供します。
• 何から手をつけていいのかよくわからないお客様にも、丁寧にティーチングしながら進めていきます。
• 原則として月１の面談コンサルティングがあります。