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クラウド勤怠システム導入をサポートします

  • Excelやグループウェア、紙のタイムカードでの勤怠管理をやめて事務の効率化のためにクラウド勤怠を導入したいが何から進めればいいかわからない。
  • クラウド勤怠システムをネットで探してみたが、たくさんありすぎて、どのシステムがいいのかさっぱりわからない。
  • とりあえずネットで探したクラウド勤怠システムを無料トライアルで試してみたけど、システムの設定でつまずいて断念してしまった経験がある。
  • 給与計算との連動制の高いクラウド勤怠システムを導入して、自社の給与計算業務を効率化させたい。
  • 外部の社労士や税理士事務所に給与計算を委託しているが、勤怠を集計して連絡するのに手間がかかっている。何かうまく情報を共有して事務作業の効率化を図りたい。
  • クラウド勤怠システムの導入を検討しているが、自社の勤務体系が複雑でどうしたらいいかわからず止まってしまっている。
  • クラウド勤怠システムの導入を考え、自社の勤務体系、就業規則を見直したい。
  • 自社の就業規則の改定と合わせて、クラウド勤怠システムを導入したい。なおかつ、このクラウド勤怠システム導入のサポートまでできる社労士を探している。

こんなお悩みありませんか?

ここでは、クラウド勤怠システムを導入するためのコンサルティングをご案内致します。

クラウド勤怠システムの導入は実は難易度が高い!

クラウド勤怠システムを導入して勤怠管理を楽にしたい!事務処理を効率化したい!と思ってこのページを見ている方に、まず伝えたいことがあります。

それは、クラウド勤怠システムを導入し、法的に問題なく運用し、なおかつ事務処理の効率化が図られた!というゴールまでいくのは実はかなり「難易度が高い業務」であるということです。

え!?そうなの???なんで?

クラウドだからネットで申し込めばすぐに使えるし、勤怠管理なんて簡単にすぐ設定できるものなんじゃないの?

と思っているご担当者、経営者もいらっしゃるかと思います。

まずはこの、「クラウド勤怠システム導入は簡単」という誤解からご案内致します。

何を隠そう、社労士である私自身が、「もっと簡単にできる」と思っていました。

でも、実際にやってみたら、めちゃくちゃ難しいし、手間がかかりました

とてもじゃないですが、「簡単に」、「手軽に」できるなんて言えません。

無料トライアルでやってみたけど、挫折した・・・

何が悪かったんだろう・・・

と思ったことがある人事労務のご担当者の方。あなたのせいではありません。

クラウド勤怠システムの導入がうまくいかない原因

クラウド勤怠管理システムの導入がうまくいかない原因。

それは 、クラウド勤怠システムの導入が「簡単に」、「安く(中には無料でできると思っている人もいる)」、「すぐに」できてしまうと勘違いされていることにあります。

簡単にできそうだから、まずはトライアルでいれてみよう。

まずは設定してみよう。そう思います。

ところが、実際に導入してみると、うまくいきません。うまくいっているかのように見えるときもありますが、実は設定が間違っていることも多々あります。

クラウド勤怠管理システムの導入が難しい理由は、「勤怠管理システムの理解・知識」、「労働法令の知識」、そして「給与計算業務の実務経験」という3つの分野に精通していなければシステムの設定から正しい運用ができないということにあります。

企業の一人事労務担当者としては、なかなかこれら全ての知識・経験を持っていることは稀です。

そのため、結果として、クラウド勤怠管理システムの導入に苦労するケースが増えてきています。

「とりあえずシステム導入してみよう」

「まずは導入してから走りながら考えよう」

こんな考えで導入すると、「やってみたけどできなかった」ということになりがちです。

システムの理解、労働法令知識、給与計算業務の実務経験が必要

次に、クラウド勤怠管理システムの導入のために、「勤怠システムの理解・知識」、「労働法令の知識」、「給与計算実務」が必要になるかについてご案内致します。

 

1、勤怠管理システムの理解・知識

これはもうシステムを導入する上では当たり前に必要です。もし、初期設定で間違ったシステム設定をしてしまうと、法令違反につながってしまいます。

労働時間にまつわる「ちょっとした勘違い」が法令違反に繋がり、それは、残業代といった未払い賃金の問題に直結することになります。見た目上、システム設定が「ちゃんとできているようにみえる」ところが、やっかいなところです。

このような点をお伝えすると、皆さんこう思います。

「勤怠システムの設定が難しいのだったら、システム設定はプロのベンダーさん、システムを導入するクラウド業者のサポートセンターに頼めばいいんじゃないの?」と。

システム会社のサポートセンターはシステム設定のやり方は教えてくれますが、実際のシステム設定は基本的には企業のご担当者様が実施することになります。

また、サポートセンターでは、システム設定の方法は熟知していますが、あなたの会社の就業規則や賃金規程の細部まで理解したうえでアドバイスをしてくれるわけではありません。このあたりが意外と落とし穴になり、「うまくシステム設定できない!」ということや、一見すると設定できているようにみえるが「実は間違った設定」になっている、という怖い状況が起こります。

 

2、労働法令の理解・知識

勤怠管理は社員の皆さんの働いた結果の管理です。

コロナ以降、従来にはない多様な働き方が広がりました。それに伴い、これからの自社の「働き方」を見直す企業も多く出てきて、就業規則を見直す必要がでてきます。

社員の皆さんの働き方、勤怠管理方法を考えることは「労働時間管理のコンサルティング」となります。

この労働時間管理に精通した社会保険労務士でなければ、企業のやりたいことを法令上問題なく、就業規則に落とし込むことはなかなかハードルが高い業務となります。

また、就業規則を整備するうえで、クラウド勤怠管理に対応した就業規則になっているかも重要な点です。

システム設定や導入後の運用まで踏まえた規則に改定をしなければ、システム設定や運用が非常に面倒で複雑なルールになってしまいます。

よく起こりがちなケースが、労働法令の知識を最大限生かした「人件費、コスト」が最も低くなるようなルールを規定した就業規則です。

これは何が問題かというと、システム設定が対応していなかったり、もし対応していたとしても、担当者の作業工数が増えてしまうシステム設定になってしまうことがある、という点です。

業務効率化のためにシステムを導入するはずが、効率化につながらない。そんなことが起こります。

就業規則や賃金規程は勤怠管理システム導入の「仕様書・要件定義書」となります。システム導入以前に、まずは自社の就業規則の整備が必要となるために、労働法令の理解・知識が必要となります。

 

3、給与計算を熟知している必要があるから

労働時間の集計結果は給与計算の元データとなります。そのため、勤怠管理システムでは「給与計算でどのようにこの集計結果が使用されるのか 」をイメージ、理解して集計数値を作る必要があります。

例えば、法定内残業と法定外残業、法定休日と法定外休日、それぞれ割増率の違う残業の取扱いなどをどんな集計数値としてまとめ、給与計算を行っていくのか?

このあたりの給与計算結果に利用する勤怠管理の出口のことを考えたうえでシステム設定をしなければ、集計した数値が使いにくい、または、勤怠管理システムを導入したのに、集計した数値をさらに給与計算担当者が手作業で加工する羽目になります。

 

このように、クラウド勤怠管理の導入には3つの要素が必要になる高度な業務となります。

そのため、クラウド勤怠管理システムを適切に設定、運用するためには、ある程度経験値のある社会保険労務士に頼むのがベスト、といえます。

どの勤怠管理システムがいいのか?

クラウド勤怠システムは何がいいか?ここも悩みどころです。

現在クラウド勤怠システムのツールは様々あり、これからシステム導入を検討する担当者にとっては混乱します。

比較サイトもありますが、結局どれがいいかわからない・・・。

結論、当法人がオススメするのは「KING OF TIME(キングオブタイム)」です。

理由は、いろんな設定ができて、UI(ユーザーインターフェース、いわゆる見た目ですね)がわかりやすいこと。

実際に、当法人でもこのキングオブタイムを導入して勤怠管理を行っています。

柔軟な働き方や独自パターンを実現させたい場合はこちらがお勧めです。

クラウド勤怠導入コンサルティングの特徴

  • 自社の現状分析から、制度設計、運用まで伴走型のサポートを実施することでクラウド勤怠管理のスムーズな導入、安定稼働を実現します。
  • 就業規則や賃金規程の改定だけにおわらず、実際のクラウド勤怠管理システムの設定までサポートする「かゆいところにまで手が届く」サービスを提供します。
  • 何から手をつけていいのかよくわからないお客様にも、丁寧にティーチングしながら進めていきます。
  • 原則として月1の面談コンサルティングがあります。

クラウド勤怠導入コンサルティングはこんな人に向いています

  • これからの多様な働き方、勤怠管理に合わせて就業規則の改定と合わせてクラウド勤怠管理を導入したい方。
  • ある程度費用がかかっても、安心安全にクラウド勤怠管理を導入したい方。
  • クラウド勤怠管理システムの設定を専門家にお任せしたい方。

当法人のクラウド勤怠導入コンサルティングの流れ

現状分析(労務コンプライアンスチェック)

まずは会社の労務管理体制全般のコンプライアンスチェックを行います。

このコンプライアンスチェックのプロセスを通して現状の勤務体系、就業規則、実際の運用方法をヒアリングし現状の制度の特徴や課題を明確にします。

方針決定~労働時間管理コンサルティング

現状分析・診断業務の結果を基に、経営者の考えや経営方針も踏まえて、今後の社員の皆さんの勤務形態、働き方の枠組み・方針を決定し、主に労働時間管理をどうするかという労働時間管理のコンサルティングを行います。

就業規則・賃金規程の改定

労働時間管理コンサルティングにて決定した内容を規定に落とし込み、就業規則の改定を行います。

また、勤務体系の整備に合わせて、給与体系や諸手当の整備なども必要に応じて実施します。

クラウド勤怠管理の業務フローの検討、設計

改定した就業規則の内容をもとに、実際にどのように勤怠管理・集計を行うかの運用方法・業務フローを検討し設計していきます。

クラウド勤怠管理システムのマスター設定

クラウド勤怠管理システムのトライアル申込を行い、初期マスター設定作業を行います。

トライアル運用~勤怠チェックサポート

まずはトライアルで運用を行い、集計や業務フローがうまく回るか実践します。トライアル期間は通常1~2か月実行し、必要に応じてシステム設定や業務フローの改良、微調整を行います。

本格運用へ移行

トライアル期間終了後、本格運用へ移行し、事務処理の効率化、労働時間管理の適正化を図ります。必要に応じて、本格運用開始後も一定期間、勤怠集計のチェック・サポートを行います。

クラウド勤怠管理導入コンサルティングの導入スケジュール

  • 就業規則の内容検討、改定からシステムの導入まで半年から1年程度のプロジェクトとなります。
    ※企業規模(社員数)、就業規則の改定・リニューアルの範囲、労働時間の管理方法、働き方のパターンの数などによって異なります。

クラウド勤怠管理導入コンサルティングの料金

  • 企業規模、業務範囲などにより変動します。詳細は面談後お見積りさせて頂きます。

当法人へのご相談の流れ

お問合せからご相談、契約までの流れをご説明します。

お問合せ

まずは電話または問合せフォームにてお問合せください。

初回面談

相談を希望される方はオンラインまたは当法人へお越し頂きお話を伺います。

ご契約

ご依頼内容に応じて見積を提示致しますので、内容をご確認下さい。ご確認後、契約書を作成致します。

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社会保険労務士 志戸岡 豊

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