就業規則の意見書の４つのポイント

社員の過半数代表者から意見を聴くのが「意見書」なのですが、その前提となる社員の代表者の選出方法で多くの会社が間違っていることがあります。

その一つが、この管理監督者が社員代表者になってしまっている、という間違いです。

社員の代表者になれる人には、労働基準法第４１条第２号に規定する管理監督者でないこと、という要件があります。

※管理監督者とは、一般的には部長、工場長など、労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある人を指します。

一概に会社の管理職＝管理監督者ではなく、時間外・休日労働に関する残業代の支払い対象者になっているか？というのが一つの判断要素になります。

例えば、部長職で残業代を支給していない管理職の人が社員代表者になっているケースです。このような状況は、絶対にやめるべきです。

なぜかというと、管理上の整合性があわないからです。

「管理監督者だからこの人には残業代は出していない」という要素と「管理監督者は社員代表者にはなれないのに社員代表者になっている」という矛盾が生じてしまいます。

矛盾が生じる場合は、どちらかの取扱いが間違いとなります。上記の事例でいえば、次のどちらかが誤りとなります。

• 管理監督者として取扱い、残業代の対象外としていること
• 社員代表者として選出し、その人から意見書を回収していること

管理監督者の線引きは非常にグレーな部分ですが、少なくとも会社としては、管理監督者の線引きや基準を決めているはずです。

労働者代表者は、会社として管理監督者として取り扱っている社員はなれませんので、管理監督者以外の人から労働者代表者を選出をしましょう。

次に、選出手続きに関する間違いです。

社員の過半数代表者の選出手続きは、投票や挙手、話し合いなど方法にて、労働者の過半数がその人の選任を支持していることが明確になっている必要があります。

しかし、間違った運用方法としては、社長が指名した総務や管理部の担当者にサインをさせる、ということも起こり得ます。

これでは、その人が社員の過半数から信任を得ている代表者とはなりませんので、法令上の労働者代表者の要件を満たしておらずNGとなります。

労働者代表者は選挙や投票、話し合いなど民主的な方法で選出しましょう。

次に、民主的な方法で選出する際のやりかたについてですが、極力、この社員代表者の選出プロセスを記録に残しておきましょう。

これは、何らかの調査の時やいざという時に、その人が確かに労働者代表者として選出された、というエビデンスといなる書類やログを記録しておきましょう、ということです。

何をどう残すのかは、選出方法により違ってきますが、例えば、こんな方法が考えられます。

・例１：全員にメールで社員代表の選出を依頼する案内を出し、社員代表にふさわしい人を各自選んでメールで集計担当者に返信してもらう。

・例２：会議で話しあって決めた場合は、紙で社員代表者選出の確認書を作成し、社員全員から署名捺印をもらっておく。

・例３：Googleフォームなどのツールを使い、社員に立候補を募ったあと、立候補者に対しての選挙及び信任投票を行い記録を残しておく。

※なお、就業規則と同様に、時間外・休日労働に関わる協定届/協定書（いわゆる３６協定）においても社員代表者から署名捺印をもらう必要がありますが、上記のように、適切な手続きを経て選出された労働者代表者でない場合、そもそも届出をした３６協定自体が無効となる為、注意が必要です。

就業規則を作成または改定する場合には、労働者の過半数代表者から意見を聴取する必要があるのはここまで解説した通りです。

就業規則の内容を周知し、その内容について労働者代表者から意見を聴取します。

意見が特にない場合は「特に意見がない」旨を記載してもらうといいでしょう。

このような「特に意見がない」場合であっても、就業規則の内容に関して「意見を聴取」していることに意味があります。

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