就業規則の意見書の４つのポイント

社員の過半数代表者から意見を聴くのが「意見書」なのですが、その前提となる社員の代表者の選出方法で多くの会社が間違っていることがしばしばあります。

その一つが、この管理監督者が社員代表者になってしまっている、という間違いです。

社員の代表者になれる人には、労働基準法第４１条第２号に規定する管理監督者でないこと、という要件があります。
※管理監督者とは、一般的には部長、工場長など、労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある人を指します。一概に会社の管理職＝管理監督者ではなく、時間外・休日労働に関する残業代の支払い対象者になっているか？というのが一つの判断要素になります。

例えば、部長職で残業代を支給していない管理職の人が社員代表者になっているケースです。このような状況は、絶対にやめるべきです。

なぜかというと、管理上の整合性があわないからです。

「管理監督者だからこの人には残業代は出していない」という要素と「管理監督者は社員代表者にはなれないのに社員代表者になっている」という矛盾が生じてしまい、その人の管理監督者性自体にも疑いの目を持たれてしまいます。

労働基準監督署を始めとした行政調査では、怪しい部分があればあるほど調査の目は厳しくなる傾向があります。

管理監督者の線引きは非常にグレーな部分ですが、少なくとも会社の主張する管理の方法では整合性をもたせておく必要があります。

次に、選出手続きに関する間違いです。

社員の過半数代表者の選出手続きは、投票や挙手、話し合いなど方法にて、労働者の過半数がその人の選任を支持していることが明確になっている必要があります。

しかし、中小企業の実態としては社長が勝手に指名した総務や管理部の担当者にサインをさせたりしています。

これでは、その人が社員の過半数から信任を得ている代表者とはなりませんので、ダメです。

また、民主的に選出している場合であっても、この社員代表者の選出プロセスについてのエビデンスといなる書類やログを残している会社はほとんどありません。

何をどう残すのかは、選出方法により違ってきますが、その人が過半数の社員から信任を得ている、という記録は残しておくべきです。例えば、こんな方法が考えられます。

・例１：全員にメールで社員代表の選出を依頼する案内を出し、社員代表にふさわしい人を各自選んでメールで集計担当者に返信してもらう

・例２：会議で話しあって決めた場合は、紙で社員代表者選出の確認書を作成し、社員全員から署名捺印をもらっていく。

※なお、就業規則と同様に、時間外・休日労働に関わる協定届（いわゆる３６協定届）においても社員代表者から署名捺印をもらう必要がありますが、上記のように、適切な手続きを経て選出された労働者代表者でない場合、そもそも届出をした３６協定自体が無効となる為、注意が必要です。

弊所代表の志戸岡は１０年以上に渡りこの仕事をしておりますので、どのような流れで進めていくべきか、また、その際にどのような資料を用意しどのような説明をすれば社員が納得しやすいのか、そのノウハウを持っています。

よろしければご相談ください。