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残業代の支払い方法、給与体系でお悩みの方へ

残業代の支払方法・給与体系でお悩みの方へ

過労死問題がクローズアップされ、過重労働に対する行政の取り締まりが以前にも増している今、残業時間・残業代は経営者の大きな悩みの種です。

ここでは、残業代に関わる注意点や法律上認められている合法的、合理的な残業代の支払い方法をご説明いたします。

目次

  • サービス残業による未払い賃金へのペナルティ
  • 残業代の計算でよくある間違い
  • 残業代を削減するにはどんな方法があるか?
  • 残業代込で固定月給を考えるやり方
  • 極力残業代が発生しないような休日設定にするやり方
  • フレックスや裁量労働等の特殊な管理方法にするやり方
  • 労働時間の管理方法はタイムカードがいいのか?
  • 就業規則で制度を作ればそれで済むのか?

サービス残業による未払い賃金のペナルティ

退職した社員の代理人弁護士から突然の請求書!!

サービス残業による未払い賃金請求はある日突然、唐突にやってきます。

あのやろう!!、と文句を言いたくなる経営者の気持ちもわかりますが、働いた時間分は賃金を支払う義務があります。

不合理とはいえ、どんなに「質」が悪くても「量」(時間)働かせればその分を支払うのが今の日本の法律のルールです。

さて、このサービス残業による未払い賃金の支払ですが、場合によってはただ不足分を支払えばいいというものではありません。

払わなかったペナルティが課されることがあり、このペナルティを「付加金」と言い、税金でいうところの重加算税のようなものです。

この付加金の金額ですが、なんと最大で請求金額と同額を支払うリスクがあります。

例えば、500万円の未払残業代があるとしたら2倍の1,000万円まで支払う金額が増えてしまうリスクが実はあります。

以前、テレビドラマで流行った「倍返しだ!」という言葉そのままの仕組みになります。悪いことをすると、逆にカウンターを食らってしまう恐れがあるということです。

この付加金は裁判所が命じるものとなっており、故意・悪質な事例に適用される傾向があります。

ちなみに、この付加金は次の4つのお金が対象となります。

  1. 解雇予告手当を支払わないとき
  2. 休業手当を支払わないとき
  3. 割増賃金を支払わないとき
  4. 年次有給休暇の賃金を支払わないとき

リスクを考える場合、発生する確率×発生した時のダメージ=リスク評価値となります。

そして、サービス残業が放置されている会社では、このリスク評価値が最も高くなり、真っ先に手をつけるべき課題といえる項目です。

何も対策しないことはどう考えても、時代錯誤な対応ですので、自社にあった対策を検討するべきです。

残業代の計算でよくある間違い

残業代の計算式は、月給者の場合は以下の方法で計算をすることになります。

  1. 月給÷月所定労働時間にて労働者の労働時間単価(時給単価)を出す
  2. 時給単価に時間外労働に応じた割増率を掛け、残業時間を掛ける

しかし、それぞれの項目を算出するには複雑で細かい知識が必要になり、中小企業では故意か過失かは別にして、多くの会社で残業代については何らかの計算ミスが発生しているというのが実態です。

弊所でよく見かける間違いの事例をご紹介いたします。

  • 時給を出す際に、含める必要のある諸手当を除外して時給単価を出している
  • 時給を出す際の、月所定労働時間の算出方法が間違っている
  • 割増率が間違っている
  • 通常の時間外労働と深夜割増の区別がついていない
  • 労働時間の集計方法がそもそも間違っている

残業代の計算が難しいのは、労働時間管理・勤怠管理が正しくできていなければ正しい残業代を計算することもできないという点です。 

残業代を削減するにはどんな方法があるか?

残業代を減らすための理想論は、無駄な残業自体を減らすこと、無くすことです。

しかし、そううまくはいきません。

よって、残業がなかなか減らせないという前提で考えた場合は以下の方法があります。

  1. 残業代込で給与を考える
  2. 極力残業代が発生しないような休日設定を工夫する
  3. フレックスや裁量労働といった特殊な労働時間管理を行う

これらの制度の仕組みを考えて、就業規則として制度化することが一つの案となります。

一つ一つ見て行きます。

1、残業代込で給与体系(月額給与)を考える

1つ目の残業代込の給与ですが、これは固定残業代と呼ばれる制度で、今ではかなり多くの企業が導入し、メジャーな制度となりました。

どの業種でも利用できますが、業界として長時間労働が解消しにくい飲食業や建設業、介護事業などが事例として上げられます。

ただし、この固定残業代制度は劇薬です。次のようなメリットもデメリットも両方あるため、十分理解したうえで導入・運用していく必要があります。

 

<メリット>

  • 合法的な仕組みを作ることで、未払い残業代を社員から請求されるリスクが大幅に減ります。
  • 時間管理を正く経営者が理解することで、社員を雇用する上で必要な知識や知恵を覚えることができます。
  • 究極的には、少ない時間で最大の成果を出すように生産性を高めることが目的ですが、その過程として必要な対策もわかります。

 

<デメリット>

  • 法的にOKだからといって、社員にきつい条件、制度をつくることは会社の文化にそぐわないことも考えられモチベーションに悪影響がでる可能性がある。
  • 他社と比べてきつい労働条件になれば、採用や離職率にも影響がでてしまう。

 

例えば、月給30万の社員を考えてみます。

  • 基本給だけで30万のA社。
  • 基本給25万+固定残業代5万の合計30万のB社。
  • 基本給22万+固定残業8万の合計30万のC社。

支給額としては同じ30万だとしても、働く社員からすれば待遇が全く違いますし、人手不足が叫ばれる今の時代では、求人募集した際の反応にも影響がでてきます。

法律と「心」の部分は全く別問題です。

法律上問題がなくても、社員のモチベーションや満足度にも関わる制度で設定時間にはバランス調整・さじ加減がものすごく大切になります。

また、固定残業代制度はきちんと運用すれば、合法的な制度となりますが、管理が複雑な面もあり正しい知識がないと知らないうちに法律違反となるリスクもあります。

固定残業代を導入するための注意点については、以下の記事でご説明しています。

固定残業代を就業規則で導入する方のために、注意点やポイントを説明致します。

2、極力残業代が発生しないような休日設定にする

2つ目の残業代が発生しないような休日設定とは、1年単位で前もって休日カレンダーが設定できるような会社に使える手法です。

今の法律では週休2日が基本です。土日どちらかに出勤するとすぐに残業代が発生してしまいます。

これを1年単位の年間休日制度(正しくは1年単位の変形労働時間制)を利用することで、ゴールデンウィークやお盆、年末年始などで多く休日を取った分、繁忙期の土曜日や日曜日に出勤しても、つまり1週6勤の部分を作っても残業代が発生しないようなシステムを作ることができます。

これは、年間で季節要因などで繁忙の波が比較的読みやすい業種に適した制度と言えます。

年間カレンダーで労働時間・勤務日を決めて管理する方法を「1年単位の変形労働時間制」といいますが、基本的な要件は以下となります。 

<1年単位の変形労働時間制の要件>
1、労使協定書を作成しにて次の項目を協定すること

  • 対象労働者の範囲
  • 対象期間及び起算日
  • 1年で特に忙しい期間で週48時間を超える場合はその期間「特定期間」
  • 労働日及び労働日毎の労働時間
  • 協定の有効期間

2、期間を平均した1週間の労働時間が40時間以下であること
※特例対象事業場は44時間でOK)
カレンダーを作るときはこのアベレージの数値をみて休日を設定することになります。

3、管轄の監督署へ協定書を届け出ること

4、就業規則(労働契約書)に変形労働時間制を採用することを明記すること


協定書だけではなく、就業規則の整備も必要になりますが、ポイントは会社の実態に合わせていかにうまく休日を設定していくか、に尽きます。

よくある間違った取扱いとして、次のようなパターンがあります。

  • カレンダーは作っているけど、実は年間休日日数が足りていない
  • カレンダーだけ作って運用しているが、監督署に届け出ていない
  • カレンダーはあるが労使協定を作成していない
  • カレンダーと協定書はあるが就業規則を作成していない

こういった場合、そもそも、1年単位の変形労働時間制の適用が認められず、通常の労働時間で算定されてしまい、会社側が考えている以上に残業時間が過大になってしまう恐れもあります。

制度の適用をうける為には、きちんとした手順で手続きを踏む必要がありますので、注意が必要です。

3、フレックスタイムや裁量労働等の特殊な労働時間管理を行う

3つ目は、フレックスタイム制や裁量労働制といった特殊な労働時間の管理方法を導入する手法です。

ただ、これらの時間管理方法はあくまでも特殊・例外的な時間管理の方法であるため、会社や業種が限定されてしまいどの会社にも適用できるわけではありません。

フレックスタイム制は出勤と退勤の時間をある程度幅を持たせて、社員に自由な働き方をさせる制度なので、社員全員そろって出社する必要がある業種や会社は導入は厳しいでしょう。

また、通常よりも多くの自由を社員に与えるため、社員にも短い時間でも成果を出す意識がないと、余計に効率が悪くなる恐れもあります。

 

後者の裁量労働制という制度は、フレックスよりもさらに大きな裁量権を社員に与え、労働時間よりも成果で給与を決定していく制度です。

そのため、適用できる職種も非常に限定されており、一般的な営業マンや事務職には使えません。

研究開発職やデザイナー、記者など一部の特殊な職種向けの制度となります。

労働時間の管理方法はタイムカードがいいのか?

労働時間を記録することは会社の義務ですが、別にタイムカードではなくても構いません。

紙でも、エクセルでも、クラウドでのソフトでも何でもいいのです。

きちんとその人が何時間働いているのか?何日出勤しているのか?ということが客観的に確認できるようになっていれば何ら問題ありません。

最近は色々な便利なツールもあります。

コストと利便性、計算の手間がないやり方で自社に合った最適な労働時間の管理・記録をして下さい。

就業規則で制度を作ればそれで済むのか?

どんな制度も作っただけではあまり意味はありません。

就業規則で上記の何らかの制度を新しく作っても、運用ができなければ意味がありません。

具体的には、勤怠管理と給与計算のやり方を制度に合わせた方法にする必要があります。

このあたりは社長自身が計算するのは手間ですので、外部に計算自体をアウトソーシングするか、給与計算担当者にしっかりと制度を理解してもらう必要があります。

 

弊所では、就業規則を作成するだけではなく、作成したあとの社員への周知・徹底、給与計算の実務担当者への支援まで幅広くフォローしております。

残業代の支払い、給与計算方法や給与体系を変更したいといったお困りごとがあればぜひ一度ご相談下さい。

弊所へのご相談の流れ

お問合せから御相談、契約までの流れをご説明します。

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お問い合わせに対する回答を踏まえ、対面相談を希望される方は弊所へ来所頂き、直接お話を伺います。この段階も一切費用は頂きません。

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