就業規則の５つの基礎知識と不利益変更の注意点

就業規則は、労働基準法では常時使用する労働者が１０人以上である場合、作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。

この就業規則ですが、よくある失敗事例として、次の２つがあります。

• 作成はしたけれども社長しか内容を知らない（社員へ周知していない）
• 作成して周知もしたけど監督署へ届け出をしていない

就業規則作成は通常次のステップを経て最終的には会社を管轄する監督行政庁である「労働基準監督署」へ提出します。

では、この各ステップでの要件を欠く就業規則の法的な効果、有効性はどうなるのでしょうか？

＜就業規則作成の３ステップ＞

１、会社側が就業規則を作成する

２、作成した就業規則を労働者へ周知し、書面にて意見を聴取する

３、２で聴取した意見書を添付し行政（労働基準監督署）へ届出を行う

（１）労働者への周知手続きを怠っていた場合

作成した就業規則の労働者への「周知」方法は以下の方法によることとされています。

１）常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること

２）書面を労働者に交付すること

３）磁気テープ、磁気ディスク、その他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を確認できる機器を設置すること

このような方法による周知を怠っていた場合、例えば会社が勝手に就業規則を作成し、労働者はその存在すら知らず、作成後も社長以外は見られないような状態の場合、そもそも就業規則に効力は発生し得ないことになります。

つまり、形式だけ整えても意味がありません。一番マズいパターンになります。

（２）労働者が反対の意見を提出してきた場合

労働者へ周知し意見書に反対意見を記入してきた場合には、原則として意見書が添付されていれば労働基準監督署としては受理してくれます。就業規則の効力自体には影響がありません。

原則として、とあるのはその就業規則の変更が、例えば賃金体系の大幅なダウンや退職金制度の廃止など不利益変更に該当する場合には労働者の同意がなければ効力がなくなります

（３）行政への届け出を怠っていた場合

就業規則の作成はしたものの、労働基準監督署への届け出を怠っていた場合には、労働基準法違反としての罰則は適用されるものの、民事上の労働者に対する就業規則の有効性がなくなるものではありません。

上記のとおり、実は届出をしていないことよりも、社員へきちんと周知をしていないことの方が大きな問題になります。

なお、就業規則の届出と就業規則の周知についてはそれぞれ以下の記事で詳しくご説明しています。

就業規則を作成したり、変更したりする場合には、通常は社員の過半数代表者からの意見を聞くことが労働基準法にて定められています。

就業規則を作成するうえで、社員の待遇をよくする場合は意見を聴くだけで何ら問題ありません。

しかし、この「意見を聞く」という作業は必要条件ではありますが、賃金をカットする、退職金の支給率を下げる等のような明らかな労働条件の悪化させる場合には意見を聞くだけでは当然不十分であり、この場合には“同意（合意）を得る”必要がでてきます。

これは法律上において労働基準法ではなく、労働契約法において以下のように明確に定められています。

『使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。』

よって、同意を得ていない労働条件の悪化は、訴訟を含めたトラブルのリスクを会社側が抱えることになります。

もし仮に、一方的に変えた条件が法的に認められない場合は、元の条件での支払いが当然義務付けられてしまいます。

そのため、会社として絶対にやるべきことは同意を得て、それを記録に残しておくことになります。

弊所ではこの同意の部分は「同意書」ではなく、新しい労働条件を明示した新しい「労働契約書」を結びなおすことをお勧めしています。

時間をかけて就業規則を作成し、監督署へ届出まではしたものの、この同意をとることをおろそかにしてしまい、社員から後で規則が変更したことに同意していない、と言われトラブルになるケースもあります。

記録がなければ会社・社員がともに“言った、言わない、という問題がはじまり事態の収拾がつかなくなってしまいます。

そのため、リスクを減らすためにも就業規則と労働契約書は一体のセットとして考える必要があります。

以上を踏まえ、就業規則の不利益変更の際には、以下の手順を経ることが重要となります。

１、説明会の開催などで社員へ変更内容、変更の必要性を十分に説明する

２、社員と個別の労働契約書を作成し締結する

ちなみに、ここで個別に労働契約書を締結する中で、大半の社員とは同意できたけど一部の社員からは同意できていない場合はどうなるのか？という疑問が生じます。

結局のところ、この場合でも“合理的”であるかどうかで○か×かが決まるのですが、その合理性の判断基準の一つが他の労働者の同意を得られているか？ということになります。

面倒ではありますが、大きな労働条件変更の際には必ず労働契約書を整備することをお勧め致します。

なお、条件悪化を伴う就業規則の大幅な改定は取扱を間違えると、大きなトラブルを引き起こす要因にもなります。

程度の問題はありますが、慎重に進める必要があることを十分理解してください。