就業規則の届出前に知っておくべき手順と５つの注意点

就業規則の作成・届出義務は労働基準法上に定められており、その対象は「常時１０人以上の労働者を使用する使用者」となっています。

この１０人のカウントは、原則的に会社全体ではなく、事業場単位でみることとなっています。

よって、複数の店舗で事業を実施している場合、それぞれの事業場で１０人未満、例えば８名と７名の２店舗がある場合は、法律上の就業規則の作成・届出の義務はないことになります。

就業規則の届出義務がある事業場は、就業規則を作成し、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、ない場合には労働者の過半数を代表する者の意見を聴き、意見書を回収します。

その上で、意見書を添付し、所轄の労働基準監督署へ届出を実施することになります。

なお、この就業規則の届出については、新たに就業規則を作成した時に限らず、就業規則を変更したときにも実施する必要があります。

就業規則を労働基準監督署へ届出する場合、以下の３点をセットにして届出を行います。

１．就業規則（変更）届
届出をする際の就業規則の表紙となる書類です。実はこの就業規則届は決まった様式はなく任氏様式となっており、会社の名称、会社の所在地、会社代表者の職氏名などが記載されていれば特に書式は自由とされています。

厚生労働省や各労働局のホームページには、就業規則届のモデル書式がありますのでこちらを利用して届出するのが一番手っ取り早いと言えます。なお、就業規則を作成した場合は「就業規則届」ですが、変更の場合は、「就業規則変更届」となります。

２、意見書

就業規則を作成、または変更をするときには、労働者の過半数を代表する者の意見を聴くことが定められています。この意見書は、その労働者の代表者からの意見を聴取した証明となる書類となります。

１の就業規則届と同様、に決まった様式はありませんが、こちらも厚生労働省にモデル様式がありますので、書式を参考に労働者の代表者に就業規則に対する意見を書いてもらい、署名・捺印をもらいます。特に意見がない場合でも、「特に意見ありません」などと意見がないことを記入した意見書を添付します。

３、就業規則

就業規則の本体です。作成または変更した就業規則を添付します。先に述べた通り、育児休業規程や退職金規程など、就業規則とは別の規程がある場合は就業規則と合わせて届出をします。

変更の場合は、全てを届出をしなくても、変更になった部分を新旧対照表などにすれば、全文を添付しなくても構わない、というルールになっています。

届出の部数については、この１～３をセットにしたものを２セット用意し、労働基準監督署へ持っていきます。

すると、１セットは労働基準監督署に提出し、もう１セットは労働基準監督署で受付印を押されたものが返却されるので、こちらを会社で保管するようにします。

就業規則を届出する義務があるにもかかわらず、作成もしていない、または作成しても届出していない場合は労働基準法違反となります。

この就業規則の作成義務に違反した場合や、届出義務に違反した場合は、30万円以下の罰金という罰則が定められています。

また、就業規則がないと、個々の社員の労働条件がわからない、といったトラブルの温床につながることあります。

加えて、就業規則がなければ、減給や出勤停止といった懲戒処分はそもそもすることができません。つまり、マネジメント上のコントロールができないリスクも発生してきます。

じゃあ、法律の罰則は嫌だし、懲戒もやるかもしれないから、とりあえず、テンプレートで作って届出だけでもしておこう・・・と考える経営者の方もいらっしゃるかもしれません。

テンプレートを利用すること自体は私も悪くはないと思います。その内容が理解できていれば。

私の経験上、中小企業の経営者は、就業規則の作成を通して、はじめて真剣に自社の待遇、労働条件、人事制度といったものに向き合い、労働基準法をはじめとした法律の壁の高さ、コンプライアンスの細部を理解していきます。

この労働法の内容を理解し、経営者として知っておくべき知識を身に着けていくプロセスをすっ飛ばしてしまうのは非常にもったいないことでもあり、言い換えればリスクでもあります。

言葉を変えると、絵に描いた餅の理想論がいつの間にか「ウチの会社のルール」になってしまうことを意味します。

よって、テンプレートを利用して就業規則を作成する場合は、書かれていることは当然ながら全て理解しておく必要があります。

以前は、就業規則を届出する場合は、労働基準監督署に紙の就業規則と意見書を持参または郵送し、受付印を押印してもらっていました。

しかし、この紙での届出では時間もかかりますし、大量の紙を使用します。

また、事業所の数が多い会社ほど、手間がかかります。そこで、今は電子申請にて対応することが増えてきています。

社会保険労務士へ依頼した場合は、当然ですが、企業の人事のご担当者が届出をする場合でも、電子申請で届出を行うことをお勧めいたします。

なお、就業規則の電子申請を行う場合は、行政手続きシステムのｅ-Govのサービスを利用します。

最近では、就業規則の作成・管理のためのクラウドツールも市販されてきており、こういったクラウドツールを利用することで、就業規則を作成するだけではなく、電子申請を行う面でも便利になります。

弊社では、就業規則の作成、管理、届出は全てクラウドツールを利用して運用管理を行っています。

自社にて作成し、管理を行う企業様であっても、社内の各種規程を管理するためにクラウドツールを導入するメリットは大いにあると言えます。

ご興味がある方はぜひご相談下さい。

ここまで、就業規則の届出の前に知っておくべき注意点についてご案内させて頂きました。

就業規則は作って終わりではなく、都度改定する必要があり、当然改定の度に届出も必要になってきます。

改定を重ねるごとに、最新の内容はどうなっているのか？前回と今回でどの条文とどの条文がどのように改定されてきたか？

こういった改定の履歴管理も重要になってきます。就業規則の作成、改定、届出を全て逐一経営者がご自身でやるというのもかなり面倒で手間がかかる業務になります。

弊社は１０年以上に渡り、就業規則の作成、改定を専門にサービス提供をしている社会保険労務士法人です。

就業規則の作成、改定サービスでは届出、運用面までを丁寧にサポートいたします。よろしければご相談ください。