就業規則の社員への周知方法と押さえておくべき２つのポイント

就業規則は作成しただけでは法的な効果が発生せず、社員へ周知してこそ効力が発生します。

この就業規則の周知については、労働基準法第106条において「使用者は、就業規則を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない」と定められており事業主の義務となっています。

なお、この周知義務については、就業規則を新しく作成した場合だけではなく、都度内容を変更した場合においても、変更後の内容を社員に周知させなければならないものとされています。

つまり、せっかく作成しても社員に周知がなされていない就業規則には法的な効果はないことになります。

次に定める周知方法にて適切に周知していきましょう。

就業規則の周知の方法は、以下の３通りが法律上認められる方法となっています。

1. 事業所の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること
2. 書面を労働者へ交付すること
3. PC等の機器にデジタルデータとして記録し、労働者がいつでも見れるようにすること

感覚としては、従来は１や２の方法が多かったと思いますが、コロナを境に、テレワークが普及し、人事労務管理の面でもIT化が進んできておりますので、最近は３の手法で、社内ネットワークにPDFの就業規則を共有する企業が多い気がします。

どの方法も用いても「周知」が為されれば問題はありません。会社にあった方法を選びましょう。

なお、周知については、社員が見たいと思ったときに「見れる」ようにしておけば足ります。

よって、例えば、社内データベース上にアクセスし、誰でも社員は見ることはできるが、就業規則を印刷することに制限をかけたりすることなどは問題ありません。

法律上も社員が自由に印刷できることまでは求めていません。見れればOKとなります。

さて、ここまでが法律上の要件となります。

次に就業規則を周知するにあたり、押さえておくべき以下の２つのポイントを見ていきます。

1. 法律上の要件とは違う課題
2. 就業規則を社員へ浸透させるために本当にやるべきこと

法律上の周知は先ほど上げた３つの方法のどれかをやれば要件はクリアします。

しかし、この周知は、法律上の要件を満たすだけではなかなかルールが浸透しない、うまくいかないという現実があります。

例えば、見よう見まねでネットに起きているサンプルで就業規則を作った場合などでは、次のような課題が発生します。

• 経営者が作成した就業規則の内容をきちんと理解しておらず説明ができない
• 内容がよくわからないので、質問されたら困るのであまり周知に力を入れない
• 伝えるべきポイントがよくわからず、会社に都合のいい部分だけ説明してしまう
• 社員側も説明不足のため、ルールがどう変わったのかを知らない

結果として、せっかく作ったルールが社員に浸透しないという運用上の問題が発生します。

これは制度の中身の問題ではありません。どんなにいいルール・制度を作っても実行されなければ意味がありません。

経営者の理念をスタッフに浸透させることの難しさにも通じるところがあります。

ここまでくると法律論では解決しません。 伝え方の問題になります。

就業規則を作成・改定したときには、やはり就業規則の説明会を開催することをお勧めします。

軽微な修正の場合は、朝礼や会議などのミーティングでの案内でもいいですが、労働時間や休日といった働き方が変わる制度変更の場合や賃金や諸手当など給与面での変更の際には、しっかりと時間をとって説明会を開催することが社内に意図がよく伝わり、その後のマネジメント上も有益です。

弊社でサポートする場合、就業規則の写しを配布するだけでは、なかなか理解がしにくい部分や読みづらい部分もありますので、パワーポイントの説明資料を別途作成したうえで、就業規則説明会を実施します。

また、最近多いのが、この就業規則説明会と合わせて、ハラスメント研修を一緒に行いたい、というご依頼です。

ハラスメントについては、就業規則に禁止規定を盛り込んだり、ハラスメント防止規程を作成しても、ハラスメント予防に即効果があるかといえば、なかなかそこまでの効果がありません。

やはり、研修会などの場において、専門家から説明をうけたうえで、グループディスカッションなどを通じて理解を深めるのが一番効果的であると言えます。

就業規則の説明会や研修会などでお悩みがある方、実施したいとは考えていたけど、どのように進めていけばいいかわからない、といった不安を抱えている人事担当者の方は、一度ご相談下さい。

ここまで、就業規則は作成することよりも、むしろ浸透させて運用していくことの方が重要であること、しかしそのルールを浸透させるのが実際には難しいということをお話してきました。

ルールを浸透させるためには、「説明する」→「合意を得る」が当然の流れです。

しかし、この説明の仕方などには、労働法に関する豊富な知識と現場で培った経験値が必須条件となります。

就業規則の周知といっても、相談相手も誰もいず、経営者が一人でやるには簡単にできることではありません。

単に、製本した就業規則を社員に渡したからといっても、まずルールは浸透しません。

合意形成を図るためには、社員のみんながなるほどと納得するだけの説明をして、その必要性を理解してもらう必要があります。

そして、制度変更をすることが会社の未来につながると信じてもらうことが必要です。

しかし、社員に説明するための資料を作り、これをもとに社員に説明し、納得を得るという作業を、中小企業では、経営者ご自身もしくは人事担当者が行うのは相当ハードルが高いと言えます。

せっかく就業規則を作成し、設計したルールを浸透させモラルをあげるためには、就業規則に詳しい経験豊富な専門家である社会保険労務士に依頼するのが一番です。

就業規則でお悩みのことがあれば、ぜひコントリビュート社会保険労務士法人へご相談ください。