本日は、就業規則の整備を専門にサービスを提供している、コントリビュート社会保険労務士法人の志戸岡代表にお話を伺います。よろしくお願いいたします。

よろしくお願いします。

よろしくお願いします。

さて、まずは、就業規則のクラウド管理を進めようと思うようになったきっかけについて教えて頂けますか？何か課題を感じていたのでしょうか？

はい。就業規則は一般的にはWordで作成し、管理をされる企業が多いと思いますが、このWordでの就業規則の管理には、編集作業、そして、完成後の運用管理で課題を感じていました。

編集作業の面では、Wordの体裁の整備に時間がかかるという点があります。

見栄えを整えるための作業ですね。この作業時間は、ばかになりません。意外と手間がかかります。

多くの企業でも、就業規則を作成する際には、どこかのひな型を土台、参考に自社用に改良を進めていくことがあると思いますが、この自社用に改良をする際に、自社用の規程の見栄えや体裁を整えるのに時間がかかります。

また、就業規則は一度作成したら終わりではなく、法改正や自社の管理体制が変わればその都度改定が必要になります。

この改定作業をする際には、新旧の規程でどの部分がどのように変わったのかを示した新旧対照表を作成し、社内で稟議をあげて決裁をはかるといった流れにしている企業が多いかと思います。

この新旧対照表の作成もWordで作成しようとすると、それなりに時間がかかります。

確かに、新旧対照表の作成は大変そうですね。

加えて、これは実際に弊社の顧問先とのやりとりであったことですが、就業規則の内容に関する労務相談を回答している際に、私は最新の規則の内容をもとに話をしていたところ、何か話がズレてかみ合わないということがありました。

おかしいと思って確認したところ、実はお客様は古い内容の就業規則をみて、話をしていた、といった笑えない話がありました。

改訂を何度も行っている企業では、その都度Wordファイルが増えていくことになります。

すると、いつの間にか、どれが最新の就業規則のデータなのか、就業規則の版の管理が複雑になり、それがもとで無用な労務トラブルにつながることも考えられます。ちょっとした勘違い、管理ミスによるヒューマンエラーの１つですが、これは怖いことですし、企業側としてはこういったミスは極力予防したいミス/リスクとなります。

なるほど。就業規則や規程類をWordで作成するのは、非常に一般的だと思いますが、様々な課題があるのですね。

このあたりはコントリビュート社会保険労務士法人が就業規則の作成を専門にやられてきたからこそ、感じられた課題ですね。

うーん、どうでしょう。結構皆さん、同じような苦労や悩みは抱えていると思いますよ。

そういった悩みがあっても、それ（Word）しか方法がないから仕方なくその方法を使っているのが実態だと思います。弊社もそうでしたので。