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インタビュー:就業規則のクラウド管理

【インタビュー】就業規則や規程類のクラウド管理のメリット

本日は、就業規則の整備を専門にサービスを提供している、コントリビュート社会保険労務士法人の志戸岡代表にお話を伺います。よろしくお願いいたします。

よろしくお願いします。

 

よろしくお願いします。

 

さて、まずは、就業規則のクラウド管理を進めようと思うようになったきっかけについて教えて頂けますか?何か課題などを感じていたことなどはどんなことですか?

 

はい。就業規則は一般的にはWordで作成し、管理をされる企業が多いと思いますが、このWordでの就業規則の管理には、編集作業、そして、完成後の運用管理で課題を感じていました。

編集作業の面では、Wordの体裁の整備に時間がかかるという点があります。

見栄えを整えるための作業ですね。この作業時間は、ばかになりません。意外と手間がかかります。

多くの企業でも、就業規則を作成する際には、どこかのひな型を土台、参考に自社用に改良を進めていくことがあると思いますが、この自社用に改良をする際に、自社用の規程の見栄え/体裁を整えるのに時間がかかります。

 

また、就業規則は一度作成したら終わりではなく、法改正や自社の管理体制が変わればその都度改定が必要になります。

この改定作業をする際には、新旧の規程でどの部分がどのように変わったのかを示した新旧対照表を作成し、社内で稟議をあげて決裁をはかるといった流れにしている企業が多いかと思います。

この新旧対照表の作成もWordで作成しようとすると、それなりに時間がかかります。

 

加えて、これは実際に弊社の顧問先とのやりとりであったことですが、就業規則の内容に関する労務相談を回答している際に、私は最新の規則の内容をもとに話をしていたところ、何か話がズレてかみ合わないということがありました。

おかしいと思って確認したところ、実はお客様は古い内容の就業規則をみて、話をしていた、といった笑えない話がありました。

改訂を何度も行っている企業では、その都度Wordファイルが増えていくことになります。

すると、いつの間にか、どれが最新の就業規則のデータなのか、就業規則の版の管理が複雑になり、それがもとで無用な労務トラブルにつながることも考えられます。ちょっとした勘違い、管理ミスによるヒューマンエラーの1つですが、これは怖いことですし、企業側としてはこういったミスは極力予防したいミス/リスクとなります。

 

なるほど。就業規則や規程類をWordで作成するのは、非常に一般的だと思いますが、様々な課題があるのですね。

このあたりはコントリビュート社会保険労務士法人が就業規則の作成を専門にやられてきたからこそ、感じられた課題ですね。

 

 

うーん、どうでしょう。結構皆さん、同じような苦労や悩みは抱えていると思いますよ。

そういった悩みがあっても、それ(Word)しか方法がないから仕方なくその方法を使っているのが実態だと思います。弊社もそうでしたので。

 

就業規則をクラウド管理することで得られるメリット

では、次に、就業規則をクラウド管理すると、どういったメリットが生まれますか?

実際にWordでの管理からクラウド管理に移行した企業様の声はどうですか?そのあたりのことを教えて下さい。

 

さきほどの課題が全て解決します。お客様からもめちゃくちゃ便利になったと好評です。

弊社ではKitera(キテラ)と呼ばれるクラウドシステムを導入しています。

このシステムでは体裁が統一されていますので、体裁を整える作業がもう必要ありません。

新しい規程を追加した場合も、見た目は全て「自動で」統一されます。

 

そして、システムの機能で私も、弊社の顧問先でも好評なメリットの1つが、新旧対照表がワンクリックで作成できるという機能です。

実は弊社のお客様の中には弊社で就業規則のフルリニューアルをしたあとの微調整は、社内で完結する企業様も一部いらっしゃいます。

そういったお客様は自社でクラウドを利用して編集作業を行い、社内で稟議をかける際に、ボタン一つで新旧対照表を出力し、社内周知を行っていらっしゃいます。

この機能は、弊社のお客様からも非常に好評で喜ばれています。

また、過去からの改定履歴や版の管理が容易になるというメリットを生かすと、担当者の人事異動や退職による引継ぎがしやすくなる、といったメリットもあります。

 

お話をお聞きしていると、メリットがたくさんありますね。

どういった企業に就業規則のクラウド管理を特におすすめしたいですか?

 

正直、生産性や利便性を考えると全ての企業にお勧めできます。

システムといってもクラウド勤怠や労務管理システムなどと違って、クラウド就業規則はシステムの操作が簡単で、見た目はあまりWordと変わりません。

弊社では顧問契約先はもちろん、就業規則関連業務をスポットで受託する場合も今はクラウドにて管理を行い、作業を進めていきます。

クラウドシステムはオンラインでのミーティングと非常に相性がいいため、オンラインやペーパーレスを進めたい企業には特におすすめできます。

就業規則クラウドシステムの利用料は料金に含まれています。

なるほど。コントリビュート社会保険労務士法人で就業規則を依頼すると、これらの様々なメリットも受けられるということですね。

ちなみに、システムの利用料は依頼する企業側には発生するのですか?

 

特にシステムの利用料は別途頂いておりません。顧問料や就業規則の作成費用に含んでいるという考えです。

就業規則をクラウド管理することは、社労士に頼む場合も自社で内製化する場合、いずれの場合であっても、これからはどんどん一般的になってくるものと思います。

人事労務DXでは勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きといった部分がよく目がいきますが、社内の規程管理といった部分も、DX化をすると利便性/効率化が図れます。

ご興味がある企業様はぜひ弊社にご相談下さい。

 

本日はありがとうございました。

 

ありがとうございました。

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