就業規則の作成・変更なら東京都千代田区のコントリビュート社会保険労務士法人へお任せ下さい。
社員と残業代で揉めてしまい、残業代の支払い方法を変えたいとお悩みの方へ
未払い残業代の請求は社員が退職したときに発生するのが大半です。
「過去に残業代で退職した社員ともめてしまった」
「こんなに多くのお金が請求されるとは思ってもみなかった」
「同じようなことが起きないように、法律上問題のないしっかりとした対策をしたい」
このようなお考えの経営者の方はぜひ続きを読んで下さい。
まずは労働時間をどう計っていくかを決める
残業代の計算要素はいうまでもなく残業時間（労働時間）と残業単価です。
よって、まずは給与体系で支払方法を決める前に、どんな方法で労働時間・残業時間を管理していくのかを検討する必要があります。
労働時間管理は労務管理の重要テーマですが、奥深く、非常に多くの選択肢があります。
例えば、労働時間を記録する方法一つをとっても、以下のように様々な方法があります。
- 最もオーソドックスなタイムカードにする
- 最近はやりのクラウド型のシステムで管理する
- アナログで出勤簿で書いてもらう
- 経営者や上司が目視確認し記録する
- パソコンのログイン・ログオフの時刻を勤怠記録と連携させる
労働時間の管理方法についても、次のような特殊な勤務体系を導入することで改善が可能な企業もあります。
- フレックスタイム制
- 裁量労働制
- みなし労働制
あなたの会社の実態に合わせて、どういう働き方でどんな労働時間管理をするのがベストかを検討する必要があります。
諸手当の作り方で残業単価（時給単価）も変わってくる
労働時間の管理方法が決定したら、次は給与の支払い方（残業の出し方）を決めて行きます。
この時に、残業単価（１時間の残業でいくら払うか）を決める要素に、基本給だけではなく会社の諸手当が関係してきます。
基本給はもとより、基本的には諸手当も残業単価を出すさいの基になる金額に含める必要がありますが、一部例外的に住宅手当や家族手当は支給基準をしっかりと定めることで除外してもいいことになっています。
この点を踏まえ、諸手当をどうするのかも検討の余地がでてきます。
固定残業代を使うかも考えてみる
毎月一定額の固定額の残業代を支払うのが固定残業代（定額残業代）制度です。
最近いろいろな企業からこの固定残業代制度の導入について相談を受ける機会も増えてきました。
もちろん、企業によって合う合わないもありますが、参考までに固定残業代のメリットとデメリットをご紹介いたします。
＜メリット＞
- 残業代を一定額固定給に含めることができる為、残業が常に発生してしまう業種（飲食、介護、その他接客サービス業など）においては人件費のコントロールがしやすくなる
- 設定した時間内に毎月の残業時間が収まるのであれば、残業代の計算、給与計算が楽になる
＜デメリット＞
- 働く社員にとっては、固定給に残業代が含まれるのは良い条件とは言えず、採用・求人面でも悪い材料になってしまう
- 設定時間を超える場合は、通常の制度よりも、給与計算業務がより複雑になってしまい管理が難しい
- 今まで通常通りの計算方法をしていた会社でこの制度を導入しようとすると、不利益変更となり、社員の不満が溜まる恐れがある
上記の特性を理解したうえで、導入の検討をします。
賃金規程の作成に合わせて賃金改定シミュレーションをする
労働時間管理及び給与・残業代の支払い方法のイメージができたら、その内容を就業規則に明文化していきます。
通常勤怠管理については、就業規則の本体の中に規定していきます。
一方、給与・残業代の支払い方法は本体とは別の「給与規程」、「賃金規程」を作成して制度化していきます。
そして、規程を作成するのと合わせて、新しい給与体系・残業代の支払い方法に変えた場合に今の給与がどのように変わるのかを各社員でシュミレーションを実施します。
当然、この改定シミュレーションの金額が会社の想定と違う場合は、一旦戻って制度のバランス調整を実施します。
さて、この給与改定のシミュレーションとそれに伴う規定化の作業ですが、こういう制度にしたいというイメージがあっても、それを制度の改定前後で具体的な金額で比較したり、規定をフレーズに落とし込むのは慣れていないと難しい部分でもあります。
ネットを探せば、規定のテンプレートが落ちている可能性はありますが、そのテンプレートを自社に取り入れた場合、来月からの給与の支払額がどれぐらい変化するかという現場で一番知りたいことはどこにも落ちていません。
また、あまり考えたくありませんが、テンプレートを流用してあまり内容をチェックしないでいると、会社の意図しない条文が一つ紛れ込んでいるだけで、トラブルが起こる可能性もあります。
また、賃金改定のシミュレーションをする際の試算条件の設定がそもそも法的に間違っている可能性もあります。
そうなると、そこで得られたシミュレーション結果は完全に絵に描いた餅になります。
就業規則変更について社員の同意が必要な場合
無事に、就業規則でルール化ができたら、社員の過半数代表者から意見を求め、意見書を回収する必要があります。
さて、ここで給与改定をする場合に大きな課題、違いがあります。
それは、条件を悪化させる不利益変更の場合は、意見を聴くだけでは効力が発生せず、社員と個別の同意が必要になるということです。
給与体系や残業代の支給方法を変更する場合は多くが、以下の３パターンになります。
１、全員が不利益
２、一部の人が不利益、その他は今と変わらない
３、一部の人が不利益、一部の人が逆に高待遇に変わる
いずれの場合も不利益となる対象者からは同意が必要になります。
上記をふまえ、社員と合意形成ができれば、いつからその制度をスタートするのかを最終的に決定します。
合わせて、社員代表者から回収した意見書と合わせて、就業規則を会社を管轄する労働基準監督署へ届出を行います。
このときに、ただ印刷するのではなく製本やファイリングをし保管しておくことで、社員も見やすくなります。
新しい勤務体系・残業代の支払方法の導入をバックアップします
弊所代表の志戸岡はこれまでに、社員数１名から数百名までの中小企業の５０社以上の就業規則の作成をしてきた実績があります。
なかでも、就業規則を作成・改定する時には、やはり給与・残業代に関するご相談が非常に多く、様々な給与体系の設計、運用サポートの経験があります。
勤務体系・残業代の支払い方法を設計、変更するうえで大事なことは、
- 法律上問題がないこと
- 社長以下経営陣が変更後の人件費の総枠に納得できること
- 社員へメリットもデメリットも両方包み隠さず説明すること
- 説明をしたうえで社員も納得していること
といったことです。
法律上問題がないことは第一ですが、この点をクリアするためには「労働契約書」が必要になる場面が多くでてきます。
弊所では、就業規則とともに、この社員一人一人と結ぶ労働契約書の作成においても専門としており、制度設計から社員への説明、そして合意形成、制度運用までをスムーズにサポートいたします。
必要に応じて、決算書の分析から経営に与える影響も予測いたします
給与体系を変える場合に重要なのは、当たり前のことですが、それがあなたの会社に合っているのか？ということです。
コンプライアンスも全部守りたい、賞与もたくさん出したい、採用面でもアピールできるような給与体系にしたい。
「うちの会社はこんな給与体系にしたいんだ。」
そういって、色んな夢や希望を経営者からお聞きします。
しかし、全ての要望を満たした改定シミュレーションを具体的に実施したところ、現在の利益水準からするとアンバランスな人件費となる場合もあります。
つまり、社長の夢を実現するだけの「原資」が足りない。という事態が発生します。
そのため、弊所では、ご要望に応じて、実際の決算書を見させて頂き、年間の粗利、営業利益、人件費など現実の数字と照らし合わせた上で、無理のない制度を一緒に考えていきます。
中小企業の社長は給与のことは社内の人に相談しにくい
中小企業の社長は、多かれ少なかれ社員の給与に関する悩みを持たれています。
それは、給与のことは自社の社員に相談しにくいのですから仕方がありません。
いいことであっても、悪いことであっても、うかつにしゃべると社長が話したことが独り歩きしてしまうことも考えられます。
そういった観点からみても、社労士は直接の利害関係が絡まない第三者の客観的な目で見ることができ、法律上問題がないか？同業他社と比べてどうなのか？ちょっと背伸びをした場合の企業規模と比べてどうなのか？
こういった比較検討が容易にできると同時に、法律上ダメなものはダメとブレーキになることもできるため、相談相手としては最適です。
また、弊所代表の志戸岡は新卒で上場企業に入社した後、個人事業の事務所へ転職し、独立する前サラリーマンとして勤務していた期間もあるていどあるため、ある意味で社員側の気持ちも十分理解しています。
そこまでしては、法律上問題がなくとも、社員の心が疲弊する。
そういったバランス感覚もあります。
一人で悩まずに、一度ご相談ください。あなたの悩みをしっかりお聞きした上で、現実的にできることから対策をうっていきます。
どんな制度にしたいか、まずは一度ご相談ください
「問題があるのはわかるけど、正直どうしたらいいのかよくわからない」
これが中小企業の経営者の本音かと思います。
まずは、給与体系や残業代で悩んでいることについてお聞かせください。
そして、一緒に対策を検討しましょう。
具体的に就業規則作成サービスの内容については以下のページをご参照いただくとともに、残業代の支給方法についてよくわからないことや、自社ではどんな方法が検討できるのか判断に迷われる方がいらっしゃいましたら、まずは一度お電話にてご相談ください。
経営者様や、人事担当者様からのご相談は、無料にて承っております。
また、御要望があれば、電話だけではなく、弊所へお越し頂ければ対面での相談も初回は無料にてご対応させて頂きます。
当法人へのご相談の流れ
お問合せからご相談、契約までの流れをご説明します。
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